Como ser más productivo, y no morir en el intento

Cuantos de ustedes no han escuchado múltiples veces la palabra productividad?. Cuantas veces han escuchado que la mayoría de las personas en sus trabajos, no son productivas?. Gracias a Dios, he tenido la oportunidad de viajar por varios países, y de lo que me he podido percatar, es que, los latinos no somos los más productivos en cuanto a trabajo se habla. Acorde a uno de los últimos estudios realizados por la OCDE, se indica que en los países sudamericanos Chile y Argentina tienen la mejor productividad de la región y ésta es del orden de 1/3 menor que la media de los paises de la OCDE.

Si seguimos con los estudios de productividad, de acuerdo al reporte de competitividad que realizó el Fondo Económico Mundial, de todos los países de Latinoamérica, el mejor posicionado es Chile en el lugar 35 a nivel mundial. Esta posición, creo que es digna de nombrarse, puesto que ha llevado mucho trabajo el poder llegar hasta esta ahí. Y bueno, pudieramos seguir hablando de productividad y eficiencia, pero esta entrada de blog no es para eso. En otra ocasión podremos dar una clase de productividad, PIB, etc.

Siguiendo el mismo orden de ideas, hablaremos de lo que podremos hacer individualmente para poder incrementar nuestra productividad día a día en el trabajo y en nuestra vida personal, para así, poder contribuir a poder estar más "en paz" con nosotros mismos. Hoy en día, les puedo asegurar que todos hemos escuchado al menos alguna vez, los siguientes 2 conceptos, los cuales, mientras uno va ascendiendo en su carrera profesional, se vuelven temas más recurrentes.

  1. Time Management. Este concepto, también conocido como gestión del tiempo, es la habilidad de planificar de una manera consiente de cuanto tiempo gastaremos en cada una de nuestras actividades, principalmente las del trabajo.
  2. Productivity. O productividad, es la medición de la eficiencia basada en el tiempo y trabajo de cada una de las personas.
Hoy en día, existen un sin fin de técnicas de time management y productividad para incrementar nuestra productividad diaria

Pero, cómo es que podemos ser más productivos y tener una mejor gestión del tiempo? Si ustedes son como yo, por lo menos dos libros de Time Management y Productividad habrán leído ya, y también aplicado múltiples metodologías para aplicar los dos conceptos a los que hacemos referencia. También, habrán tomado cursos y sufrieron ya la frustación de no saber como aplicar todo lo aprendido en el día a día de nuestras vidas.

En lo personal, después de mucha lectura y aprendizaje de gestión del tiempo y productividad, les puedo recomendar un libro y una técnica las cuales, sé que les ayudará muy rápidamente. "cut to the chase" y "The Pomodoro Technique". La combinación de éstas, puede ser un arma mortal para mejorar la administración del tiempo y productividad, sinceramente creo que es de lo mejor que hoy en día se puede aplicar.

Para que el la administración del tiempo y mejoras de productividad funcionen, hay que aplicarlos a la vida personal y profesional

A continuación les presento 15 recomendaciones para tener un mejor time management y puedan incrementar su productividad. Éstas recomendaciones son sencillas y pueden comenzar a aplicarlas desde ahora. Al ir trabajando en cada una de ellas, verán como su vida comenzará a cambiar en poco tiempo.

  1. Ser un excelente negociador. Como el título de los mejores libros de negociación dice, "tú no obtiene lo que mereces, tu obtienes lo que negocias". Cuando estás trabajando, muchas cosas llegan al mismo tiempo, y el tiempo de cada uno de nosotros es limitado y preciado. Bajo esta premisa, uno debe de negociar la prioridad que le dará a lo nuevo que llego a nuestras manos para así, afectar lo mínimo que tenemos ya en nuestra bandeja de entrada.
  2. Otorgar prioridades. Cuantas veces al día no llegan múltiples personas pidiendo cosas "urgentes" o"de vida o muerte", por lo que, basado en el punto anterior, uno debe de negociar la prioridad de cada cosa por hacer. Como me dijo un amigo argentino, no tengo 8 manos para poder atender todo al mismo tiempo.
  3. Trabajar en lo importante primero. Lo importante siempre esta primero y así deberá de estar planificado nuestro día. Este punto causa controversia, pero aceptémoslo, cosas urgentes siempre habrá, y lo urgente, ya es urgente, mientras que lo importante podrá pasar a ser urgente. En el mismo orden de ideas, pregunto. Que prefieren? Una cosa quemándose, o dos? porqué dos? porque si dedican todo su tiempo a lo urgente, lo importante se volverá urgente, y siempre estarán incendiados. Ahora, aclaro, para este punto, también hay que ser lógicos, si hay cosas urgentes que no pueden dejar de atenderse, hay que atenderlo, pero para lo demás, siempre se puede negociar ;-).
  4. El almuerzo es inamovible. Es decir, necesitamos tiempo para descansar un buen rato de todo lo que esta pasando en nuestro día. El almuerzo es el mejor momento para eso. Una buena técnica, es bloquear en nuestras agendas el tiempo de almuerzo, así, intrínsecamente, este tiempo lo tendremos para nosotros.

5. Aprender a decir NO. Este punto es uno de los más importantes para nuestra gestión del tiempo. Debemos de aprender a decir que NO. Muchas veces por cuidar nuestro trabajo, o porque somos nuevos, o porque queremos dejarle saber a todos que somos superman o supergirl, aceptamos todo lo que nos pidan, y al final, tendremos una pila de trabajo interminable, cosas urgentes incendiándose, e importantes pasando a ser urgentes. Y quien quedará mal al tener cosas urgentes y sin terminar? Exacto!

6. Coloca un SLA para contestar tu correo electrónico. Aceptémoslo, cuantos de nosotros tenemos abierto nuestro correo y por ende, apenas nos llega uno, lo contestamos en menos de 1 minuto? Esta es la peor práctica que podamos tener. El atender el correo todo el tiempo nos quita alrededor del 30% de nuestro tiempo. Si somos claros y negociamos un SLA de respuesta acorde a nuestra posición de la empresa y nuestro jefe, podremos contestar nuestro correo con un máximo de x horas. Un buen ejemplo, es tener un SLA negociado de 12 horas máximo, por lo que eso dara una ventana de tiempo lo suficientemente grande para poder cerrar muchos pendientes.

7. Levantarse temprano. Ser una persona mañanera, es lo ideal para incrementar la productividad, eso nos ayudará a poder solventar cosas nuestras, tanto personales como de trabajo y sin que nadie los moleste. Como se mueven las cosas hoy en día, el siguiente dicho se cumple al 100%, "Las mañanas son tuyas, las tardes quien sabe"

8. Hacer ejercicio. Hacer ejercicio hará que uno pueda desahogarse de las tensiones del trabajo y ayudará a poder tener otro espacio más para nosotros mismos. Mi recomendación, es levantarse temprano y hacer ejercicio por la mañana.

9. Define 30 minutos para organizar tu día. Gastar 30 minutos para poder organizar tu día te ayudará a poder agilizar tu manera de trabajo y definir prioridades. En lo personal, en la mañana, mientras hago ejercicio, voy organizando mi día.

10. Disminuye el multitasking. Si bien como seres humanos, el tener la capacidad multitasking nos hace poder atender muchas cosas al mismo tiempo, también hace que tengamos muchas cosas sin cerrar. Es recomendable utilizar tiempo enfocado en una sola tarea para ir cerrando pendientes. Al enfocarse tarea por tarea, el tiempo de resolución es mucho menor (The Pomodoro Technique).

11. Duerme al menos 7 u 8 horas. El dormir bien todos los días, nos ayudará a estar mas atentos cada día, y por ende, seremos más productivos y eficientes.

12. Toma pequeños espacios de tiempo. Tomar pequeños espacios de 5 minutos ayudarán a llenarse de energía y continuar con nuestras actividades (The Pomodoro Technique).

13. Elimina lo que te quita tiempo. Las redes sociales y videos de youtube pueden esperar.

14. Leer, leer y leer. Los libros son un complemento y compendio de sabiduría, por lo que si leemos todos los días, obtendremos más y más sabiduría que nos ayudará en el día a día nuestro.

15. No utilices los fines de semana para trabajar. O si tienes que utilizarlos, que sea muy poco (3 horas máximo). El fin de semana es tiempo tuyo, organízate para terminar tu trabajo el viernes y así, disfrutar el tiempo que es para ti y no pensar que el Lunes tienes que terminar lo que no pudiste terminar el viernes.

Espero que estos pequeños tips los ayuden en el día a día de su vida laboral y personal y que no mueran en el intento :-).

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