Como fiquei menos ansiosa organizando meu dia a dia no trabalho.

Fui apresentada por esta técnica pela Rita Steigleder, Diretora de RH do Nonconformity Group. Preciso dizer que posso dividir minha vida profissional antes e depois desta prática, ela realmente me auxiliou muito e permitiu que eu ocupasse a minha mente para coisas mais importantes.

Eu trabalho 8 horas por dia, sempre tenho algo previsto para fazer e todos os dias demandas inesperadas aparecem.

Como fazer para conduzir o dia a dia e poder ir embora sem aquela sensação de “eu não fiz nada hoje” ou “não fiz o que eu deveria ter feito”?

A primeira etapa é dividir seu dia em partes. Você pode fazer isto de diversas formas, eu divido o meu em 8 partes iguais de 1h cada uma.
Agora você precisa planejar e organizar o que você vai fazer em cada parte.

Ao chegar pela manhã cedo, a primeira coisa que faço, antes de ler os emails, é organizar o meu dia. Como faço isto? Eu utilizo o lembretes para me apoiar, mas você pode usar qualquer ferramenta, inclusive uma analógica.

1. Das 8 partes do dia que tenho para preencher, reservo sempre uma ou duas para os imprevistos e as demandas extras. São coisas que não consigo planejar e que provavelmente irão aparecer ao correr das horas e tomar um tempo precioso do meu dia.
2. Abro minha agenda e adiciono lembretes para cada reunião que tenho no dia, neste momento verifico se é essencial que eu participe, se possuo partes do meu dia disponíveis para participar e quantas partes as reuniões tomariam. Na hora de adicioná-la na lista, coloco ao lado do nome e horário a sala que devo estar presente. Isto agiliza na hora de participar da reunião.
3. Depois pego as tarefas que preciso fazer e preencho as partes restantes. Sempre respeitando o limite que deixa uma ou mais partes livres para os imprevistos.

Desta forma eu consigo ver, logo pela manhã, se meu dia está muito cheio ou se consigo assumir mais algumas tarefas. A organização rotineira permite que eu consiga puxar tarefas que estavam previstas para amanhã, caso eu termine todas as minhas tarefas antes do fim do dia. E que eu saiba quando posso adiar uma tarefa ou trocar com outra caso meu dia não tenha tempo disponível para executá-la.

Importante: sempre que concluir uma tarefa, você deve riscá-la da lista.

Este ato, embora pareça muito simples, traz uma sensação de satisfação e dever cumprido. Ainda ajuda, ao final do dia, você eliminar a sensação de “eu não fiz nada”, quando olhar todas as tarefas que foram concluídas.

Dicas:

1. Preencha seu dia respeitando sempre o número de partes definidas (uma tarefa pode ocupar 1/2 parte ou 2 partes) e sempre deixando uma ou mais partes livres para os imprevistos.
2. Exercite a troca de prioridade entre tarefas. Tem algo essencial para hoje ou esta tarefa pode ser concluída amanhã?
3. Tarefas recorrentes devem aparecer na sua lista
4. Eu comecei agora a colocar um identificador na frente da tarefa para identificá-la de forma mais fácil, utilizo T: to do’s, M: meetings, E: events, etc. Assim ao olhar a lista já sei o que é cada tarefa.

Esta semana me mostraram este formato analógico para organização do tempo, sugiro a leitura http://bulletjournal.com/get-started/. Prefiro utilizar o meio digital pois os lembretes de horário e a facilidade para reordenar e adiar tarefas são muito importantes para mim.

Aqui um exemplo de como seria um dia finalizado da minha agenda:

Espero que seja tão útil para você como foi para mim :)