Problemi nella gestione di un portafoglio di progetti
Buoni risultati nella gestione di un portafoglio di progetti dipendono dal livello di allineamento con gli obiettivi strategici.
Uno scarso rendimento di un progetto genererà problemi al raggiungimento degli obiettivi di portafoglio. Ma ciò che non è altrettanto evidente è che un portafoglio in difficoltà può causare problemi ai progetti che lo compongono, con una sorta di “effetto a catena”.
Spesso ciò dipende da una scarsa dimestichezza di un’organizzaione nella gestione di un portafoglio.
Un insieme di progetti non costituisce di per sé un portafoglio. E’ necessario che i progetti vengano accuratamente selezionati sulla base di criteri e priorità chiaramente definiti. Poi debbono essere monitorati e controllati in corso d’opera e le risorse devono essere gestite in modo da rispettare i vincoli fissati.
Se non si crea questo legame con la strategiaa di business e non vengono precisati i criteri di governance, è probabile che il portafoglio e i progetti che lo costituiscono vadano incontro a seri problemi.
Così, quando ci si trova a dover gestire un progetto che ha manifestato delle difficoltà, può essere utile valutare se il problema dipenda da carenze nella gestione del portafoglio.
Un chiaro sintomo di questo fatto è quando i progetti in difficoltà cominciano a presentarsi ripetutamente. Se più del 30% dei progetti sono a rischio o in discussione, probabilmente si tratta di un problema di gestione del portafoglio.
Altri sintomi di un portafoglio mal gestito sono:
- Carenza di sostegno da parte della direzione
- Obiettivi strategici poco chiari
- Mancanza di criteri oggettivi per la selezione dei progetti e l’attribuzione di priorità
- Scarse linee guida per la governance dei progetti
- Mancanza di metodi standardizzati di gestione dei progetti
- Processi non strutturati di gestione del portafoglio
- Problemi di allocazione delle risorse
- Pochi indicatori per le prestazioni chiave (KPI)
In una situazione di questo tipo il management dovrebbe:
- Definire chiaramente le responsabilità della gestione del portafoglio
- Identificare di conseguenza un gestore del portafoglio
- Collaborare con il gestore nel definire le modalità di gestione e gli obiettivi strategici cui collegare i vari progetti
Il gestore di portafoglio dovrebbe:
- Definire e strutturare i processi di gestione del portafoglio
- Ottenere l’approvazione del management e il supporto nella gestione del portafoglio
- Fornire visibilità e trasparenza della performance del portafoglio
- Definire i parametri per le misure e i KPI per il monitoraggio e controllo del portafoglio
In tutto questo è fondamentale il ruolo che intende giocare il management.
E’ estremamente importante che esso si renda disponibile a fornire tutti gli input necessari per costruire correttamente il portafoglio.
Un altro aspetto è il livello di sponsorship di ogni progetto che compone il portafoglio. Senza una sponsorship forte un progetto ne risente in termini di credibilità.
In definitiva è necessario che il management creda nelle iniziative che vengono portate avanti e non si limiti ad attribuire responsabilità di gestione ai project manager ed al portfolio manager.
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