Le trop plein d’informations et d’outils au travail
VINCI Construction Terrassement est un acteur de premier plan du terrassement. L’entreprise regroupe l’ensemble des métiers concourant à la réalisation d’infrastructures et d’aménagements du territoire dont le terrassement constitue la « colonne vertébrale », ouvrages d’art courants et assainissement compris. VINCI Construction Terrassement rassemble plus de 1600 collaborateurs répartis entre les grands chantiers d’infrastructures et une dizaine d’agences régionales. VINCI Construction Terrassement est aussi présente sur la scène internationale à travers une activité de grands travaux.

VINCI Construction Terrassement (VCT) est une filiale du groupe VINCI Construction ce qui lui donne de nombreux avantages car dans un grand groupe comme celui-ci de nombreux outils et fonctionnalités sont proposés afin de répondre à toutes les demandes des collaborateurs.
Seulement, à proposer pleins d’outils et d’informations cela a créer un trop plein et les collaborateurs sont totalement perdus.
C’est le cas de Céline, Chargée Recrutement et Relations Ecoles, qui est au sein de VCT depuis maintenant 1 an et demi. Elle adore son travail, mais est agacée de perdre un temps fou dans la recherche de documents et d’informations. Surtout que Céline a un poste qui l’oblige a être en relation avec tous les collaborateurs de l’entreprise. De nature altruiste, elle a prit l’habitude de répondre à toutes les questions des opérationnels…
Voila Céline, chargé Recrutement et Relations Ecoles !

Et ça ce sont ces missions :
- Recrutement
- Relations écoles
- Développement RH
Dans une journée, elle a besoin de se référer aux procédures, aux organigrammes, de répondre au téléphone, d’utiliser de nombreux outils pour travailler… mais le problème c’est que tous les supports qu’elle utilise sont modifiés sans arrêt et l’entreprise ne l’aide pas à exploiter toutes ces ressources de manière optimale, c’est le problème de l’infobésité.

Dans son métier Céline doit mettre en place des contrats, des conventions et doit expliquer à tous les collaborateurs et futurs collaborateurs leurs droits.
Pour cela, elle épluche des procédures qui sont sans cesse mises à jour sans qu’elle en soit informée. Elle fouille sur le portail de l’entreprise mais Céline trouve trop de procédure sans savoir laquelle utilisée.
Un des problèmes de VINCI Construction Terrassement est que chaque service produit ses propres procédures sans prendre en compte les autres services. Toutes ces procédures sont sans cesse modifiée et téléchargées sur le portail interne.
Il y a en de partout, on ne sait même pas où piocher l’information et quelle information est correcte.
Il faudrait proposer une procédure par grandes thématiques définies à l’avance et les stocker sur le portail de façon organisé. Toutes les procédures devraient être mises à jour une fois par an à un moment donné et tous les collaborateurs devraient en être informé avec le lien internet pour trouver toutes ces procédures.
Cela éviterait un trop plein de procédures et permettrait aux collaborateurs de trouver les réponses à leurs questions bien plus facilement.

Une fois de plus Céline, doit orienter des candidatures et doit mettre à la signature des contrats auprès d’opérationnels, de directeurs d’agence, de directeurs de centre… Mais ce n’est pas chose facile !
En effet, de trop nombreux organigrammes existent avec un problème de compréhension, qui fait quoi, sur quel chantier, dans quel département, relié à quelle agence en France.
Pour résoudre ce problème, il serait plus astucieux de proposer des organigrammes classés en fonction des agences, des chantiers et des types d’activités.
Par exemple, un organigramme du chantier du grand paris, un autre de l’agence Ile de France, un autre du secteur géotechnique et un dernier général avec tous les directeurs d’agences, des projets à l’international et des directeurs des fonctions supports.
Cela aiderait Céline a trouver plus facilement les collaborateurs à soliciter.

Céline reçoit de nombreux appels téléphoniques, car nos collaborateurs sont également perdus en raison de ce trop plein d’informations. Ils ne savent pas à qui s’adresser pour des questions liées au service Ressources Humaines (formation, paie, mobilité, juridique, international…).

De nombreux outils sont mis à la disposition des collaborateurs. Ils permettent de créer des discussions, de rechercher des salariés avec de nombreuses informations sur eux, d’étudier des candidatures…
Cependant, sur tous ces outils les informations proviennent d’un outil d’origine qui n’est pas mis à jour systématiquement, donc ces informations ne sont pas forcement correctes.
Il y a également trop d’outils similaires et trop de discussions sur les plateformes de chat. Ces outils sont mis à la disposition des collaborateurs sont leur proposer de formations ou de tutoriels pour les utiliser correctement. De plus, la gestion des accès (identifiants et mots de passe) ne sont pas administrés par la même personne, cela créé de la confusion auprès des collaborateurs. Les outils sont également constamment en évolution, il y a sans cesse des mises à jour et des modifications qui créées des problèmes et qui obligent une réadaptation.
Afin de simplifier le quotidien des utilisateurs de ces outils, un guide avec des tutoriels ou des formations devraient être proposés. De plus, les mises à jour doivent être maîtrisées en prévoyant en amont les erreurs et les modifications à proposer.

Un portail internet interne est mis à la dispositions de tous les collaborateurs.
Cependant, il est désuet et très peu organisé. Les informations sont trop nombreuses et non classées.
Il serait plus pratique de retravailler le portail pour simplifier toutes les recherches.
Pour aider les collaborateurs et soulager Céline, un nouvel outil pourrait être mis en place. Mais un outil simple d’utilisation avec des vidéos explicatives et sans mise à jour proposées tous les mois.
L’outil idéal serait un chatbot qui répondrait aux questions de tous les collaborateurs. Pour cela, l’Intelligence Artificielle est nécessaire afin d’intégrer un grand nombre de données avec toutes les questions possibles.
Voila une courte vidéo pour mettre en avant les problèmes de Céline liés à l’infobésité : https://youtu.be/uyDR4sX4tV8