Um Manifesto pelo Fim das Reuniões Inúteis

Reuniões são o câncer da gestão empresarial. Para para cada uma que você aceita participar, outras duas aparecem. Algumas muitas pessoas já bateram nessa tecla e você já pode ter lido que reuniões podem ser tóxicas e até dicas de fazer reuniões em pé para cortar o blá blá blá.

Eu concordo com essas críticas, mas acredito que elas só expliquem uma parte do problema, deixando de endereçar pontos ainda mais importantes. As reuniões, na sua esmagadora maioria, não são apenas improdutivas e emulam o trabalho, dando um falso sentimento de produtividade, como são acima de tudo sintoma que algo está errado na gestão da empresa.

Antes de seguir, é importante citar que sou dessas pessoas que realmente acredita, que a comunicação é um dos maiores desafios de uma empresa.

Ou seja, uma empresa vai tão bem quanto melhor ela distribui suas informações e dados, para que todos da equipe consigam tomar as melhores decisões possíveis.

Na prática, isso quer dizer que se o gerente de marketing precisa montar uma campanha, e ele faz isso diariamente, onde e como ele vai obter informações de estoque e finanças para saber que tipo de estratégia é mais necessária no momento? Ou ainda, como o responsável por contratações sabe das vagas em aberto? E por aí vai…qualquer empresa consegue listar facilmente casos semelhantes.

Logicamente, quando a comunicação vai mal, você vê descompasso nos fluxos, gerando decisões que tem duas características:

a) pobreza de dados

b) timing errado

As reuniões, por definição, restringem informações num só lugar (mesmo sendo virtual), momento e para um grupo limitado de pessoas. A premissa é que seria desejável "agendar" a troca de informações dando uma certa previsibilidade ao fluxo e garantindo que todos estarão devidamente "preparados" para recebê-las.

As reuniões favorecem calendários em detrimento de um timing perfeito. Favorecem um grupo "selecionado" de pessoas ao invés de abrir para toda a equipe. E, em definitivamente ignora os diferentes tipos de informação e de tomada de decisão restringindo a empresa.

Ora, se a informação não está fluindo bem e as decisões estão confusas (geralmente o argumento mais usado para se criar uma nova reunião), não vai ser travando mais ainda as informações que isso vai ser corrigido. Isso é como comer um torresmo para curar um infarto!

Ao invés de corrigir o que se está errado, aprofunda-se a sua causa e aumentam-se os sintomas, pois a próxima conclusão será: se uma reunião ("que é a solução!") não bastou, vamos criar mais!!

A boa notícia é que a solução nestes casos é das mais simples: expor todos os dados para todos da equipe, onde e quando eles precisarem deles.

As informações devem estar SEMPRE disponíveis de maneira assíncrona, possibilitando que as decisões sejam tomadas com o máximo de dados possíveis no menor espaço de tempo disponível.

Reuniões não podem ser parte de processos do dia a dia, elas são exceções para corrigir falhas específicas e pontuais. Falar que a reunião É a solução é jogar diversas horas de trabalho real e criativo no lixo.

Quando ocorrer a infelicidade de precisar fazer uma reunião para corrigir algo que não está funcionando, espera-se que o resultado seja: "vamos criar um esquema que nos envie mensagem sempre que um cliente reclamar", "vamos automatizar esse relatório que nós montamos igual mil vezes com um template que existe na internet", "vamos criar um dashboard em tempo real", e por ai vai. E não outra reunião.

Eu, pessoalmente, tenho usado cada vez mais bots e assistentes para fazer os dados, mesmo de diferentes serviços, virem à tona e estarem sempre disponíveis para qualquer um da equipe possa consultar quando for melhor!

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