MISSÃO: KANBAN - O Início - UMA JORNADA DE MIGRAÇÃO DO SCRUM PARA O KANBAN

Antes de mais nada, gostaria de me adiantar e informar que a série de posts a seguir não tem a pretensão de ser um guia ou uma receita ideal para a implementação de um sistema Kanban. Tampouco deseja ser uma referência técnica; inclusive, é possível que contenha vários erros técnicos e desde já peço desculpas aos que se sentirem incomodados com isso, mas lembrem-se: quando falamos de Kanban, falamos de evolução e melhoria contínua, então a tendência é de que, com o tempo eu passe a dominar o método e suas particularidades.

O objetivo é compartilhar com o maior número de pessoas possível uma experiência de implementação de um sistema Kanban no melhor estilo DIY, ou seja, sem ação direta de especialistas ou profissionais certificados (que neste caso, atuaram como apoiadores e, mais do que nunca, motivadores). A proposta é sair um pouco da receita padrão de “o que você deve fazer” e trazer uma visão de compartilhamento de experiência, algo do tipo “olha, eu fiz assim, pode não ser o caminho ideal para o teu time, mas já aponta uma direção”.

Nesta série de posts irei compartilhar as inspirações e motivações por trás dessa iniciativa, bem como a metodologia utilizada, os objetivos, os desafios enfrentados, as dinâmicas executadas, seus resultados, e os aprendizados obtidos desde a idealização desta iniciativa, batizada carinhosamente de Missão: Kanban.

Esta iniciativa está dividida em três seções principais, escritas em cinco posts que serão publicados semanalmente (a agenda de publicações está apresentada no final do post). A primeira seção — Idealizando a Missão: Kanban — apresenta os motivadores para a realização desta iniciativa, a metodologia desenvolvida e os objetivos do sistema Kanban implementado para o curto, médio e longo prazo.

A segunda seção — Colocando a Mão na Massa — foi escrita em ordem cronológica e descreve os encontros do time para construção do sistema Kanban. Cada encontro é um capítulo diferente, assim é possível acompanhar a evolução do time nos conceitos e atividades propostas e os resultados alcançados. Ao final de cada capítulo, teremos uma pequena lista de aprendizados adquiridos durante o encontro.

A terceira (e última) seção — Considerações finais e próximos passos — tem o objetivo de apresentar os aprendizados e problemas encontrados durante a implementação do sistema Kanban, algumas recomendações e resultados obtidos, além dos próximos passos e das referências bibliográficas que sustentaram a iniciativa.

TENHA UMA BOA LEITURA!

SEÇÃO 1 — IDEALIZANDO A MISSÃO: KANBAN

INSPIRAÇÃO E MOTIVAÇÃO

A inspiração para esta missão surgiu em março de 2020, logo após participar de um workshop interno sobre Kanban que foi ministrado com maestria pelos colegas Jonatan Aguiar, Thiago Mulek e Vinicius Pacheco. Na época, eu atuava como Agilista em dois times de desenvolvimento (time Atlantis e time Jurassic Park) e ambos utilizavam o framework Scrum.

Um dos objetivos do workshop era disseminar o Kanban entre os agilistas e líderes técnicos da organização e, por mais que eu já soubesse que meu conhecimento sobre Kanban era básico, fiquei muito surpreso ao ver que ele era ainda mais básico do que eu imaginava. Na época, além de atuar com o Scrum em dois times, eu também estava atuando como facilitador no workshop “Scrum for Teams”, iniciativa organizacional para disseminar o Scrum nos times de desenvolvimento.

Poucos dias depois, iniciou o isolamento social devido à pandemia do COVID-19, trazendo uma nova realidade à organização: o isolamento social acompanhado do home office e, com ele, o cancelamento dos workshops de Scrum que já estavam agendados. Foi a deixa que eu precisava para mudar um pouco o foco dos meus estudos. Neste momento, o Mulek já havia compartilhado comigo o material do workshop, então eu já tinha um bom ponto de referência para iniciar meus estudos.

Neste meio tempo, em uma conversa com o Jonatan, falei que havia iniciado os estudos sobre Kanban. Sendo um motivador nato, a reação dele não poderia ser outra: além de me incentivar a buscar um treinamento de KMP I, me emprestou diversos materiais e livros que foram essenciais para a construção desta iniciativa.

Obviamente não restringi os estudos apenas aos livros, também fui atrás de conteúdo na internet, foi então que algo me chamou a atenção: a internet está repleta de posts sugerindo 4, 5 ou 6 passos para implantação do Kanban. Mas todos estes posts focam em O QUE deve ser feito, não em COMO foi feito. Sobravam conceitos enquanto faltava compartilhamento de experiências. Neste momento a Missão: Kanban começou a tomar forma. Era hora de colocar no papel.

DESENVOLVENDO O MÉTODO DE TRABALHO

Implementar um sistema Kanban não é uma iniciativa simples, principalmente quanto não se tem experiência no assunto. Mas para minha sorte, a experiência que faltava no tema Kanban sobrava quando o assunto era mapear, desenhar e implementar processos. E foi nesse conhecimento que me abracei durante toda esta jornada.

Assumir não ser um especialista no assunto foi o pontapé inicial para desenvolver essa iniciativa. A proposta era bem clara: entender e implementar um sistema Kanban em um formato DIY. Do mesmo modo, estava ainda mais claro que o esforço necessário para atingir este objetivo se resumiria a horas de estudo (e acreditem, foram muitas horas). Mas para chegar nestes objetivos ainda havia uma questão a ser respondida: O que estudar?

Com tantos posts e livros sobre o assunto e pouco conhecimento prático, era necessário definir uma bibliografia para focar os estudos. Logo, marquei uma conversa com o Jonatan, que, além de me apresentar o STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) sugeriu focar nos livros listados abaixo, que serviram como base para elaboração do material:

• Kanban: Mudanca Evolucionaria de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia | David J. Anderson (Autor), Donald G. Reinertsen (prólogo); e
• Kanban Essencial Condensado | David J. Anderson, Andy Carmichael

É possível afirmar que todo o conteúdo e método de trabalho utilizados para implementar o sistema Kanban foram embasados nos livros acima, além dos valores, princípios e práticas do Kanban, apresentados na imagem abaixo:

Crédito das imagens: livro Kanban Essencial Condensado | David J. Anderson, Andy Carmichael

Com o conteúdo criado, era hora de definir qual o melhor formato de aplicação junto ao time. Desse modo, conversei com alguns integrantes dos times para identificar qual o limite de “carga horária” ideal para não comprometer a qualidade dos objetivos propostos. Também consultei a agenda dos times com os integrantes para definir um dia na semana para termos nossas dinâmicas de implementação do Kanban.

O segundo passo foi dividir o material em um número de encontros, respeitando o limite de duas horas, seguindo uma ordem lógica, que representasse uma construção evolucionária e que fosse possível de ser iniciada considerando a realidade do time.

Como resultado, a iniciativa Missão: Kanban foi organizada em cinco encontros de trabalho, com duas horas de duração e periodicidade semanal:

• Encontro 1 — Mapear o Fluxo de Trabalho
• Encontro 2 — Estabelecer as Classes de Serviço
• Encontro 3 — Tornar as Políticas Explícitas
• Encontro 4 — Limitar o Work in Progress
• Encontro 5 — Gerenciar o Fluxo de Trabalho

Cada encontro teria foco distinto e objetivos específicos. O intuito desse formato é usar os encontros para trabalhar a construção do sistema Kanban com o time e, o espaço entre os encontros, para implementação do sistema.

OBJETIVOS DO SISTEMA KANBAN

Após estruturar o formato dos encontros, foi necessário estabelecer os objetivos do sistema Kanban. Afinal, as coisas costumam ser mais difíceis quando não sabemos onde queremos chegar. Assim, tomei a liberdade de fazer uma adaptação dos objetivos apresentados pelo David J. Anderson em seu livro sobre Kanban, alterando a classificação proposta por ele, entre objetivos primários e secundários, para uma classificação de objetivos de curto, médio e longo prazo, conforme abaixo:

• OBJETIVOS DE CURTO PRAZO

> Aperfeiçoar o Processo Atual

Os processos atuais serão aperfeiçoados através da introdução de visualização e limite do trabalho-em-progresso para catalisar mudanças.

> Entregar com Alta Qualidade

O Kanban nos ajuda a focar na qualidade limitando o trabalho-em-progresso (WiP) e permitindo-nos definir políticas que direcionam a equipe a desenvolver código com uma quantidade menor de defeitos.

> Melhorar a Satisfação das Pessoas do Time

É uma ilusão acreditar que você conseguirá um alto desempenho a partir de trabalhadores com conhecimento quando você os sobrecarrega com trabalho. Isto pode ser verdade taticamente por poucos dias, mas não é sustentável por mais de uma ou duas semanas. É um bom negócio fornecer um bom balanceamento trabalho/vida, nunca sobrecarregando suas equipes.

• OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO

> Melhorar a Previsibilidade do Lead Time

A quantidade de trabalho-em-progresso (WIP) tem relacionamento direto com o lead time e há também uma correlação entre lead time e um crescimento não linear na taxa de defeitos. Um WiP pequeno pode tornar lead times seguros e nos ajudar a manter a taxa de defeitos baixa.

> Proporcionar Folga para Permitir Melhoria

Sem folga, os membros da equipe não têm tempo para aprender novas técnicas, ou melhorar suas ferramentas, ou suas habilidades e capacidades. Sem folga não há liquidez no sistema para responder a requisições urgentes ou mudanças tardias. Sem folga não há agilidade tática no negócio.

> Simplificar a Priorização

Uma vez que a equipe seja capaz de focar na qualidade, limitar o WIP, entregar frequentemente e balancear demanda e rendimento, eles terão uma capacidade de desenvolvimento de software confiável. Uma vez em vigor, convém ao negócio fazer um uso aperfeiçoado dessa capacidade através de um método de priorização que maximize o desempenho do negócio.

• OBJETIVOS DE LONGO PRAZO

> Fornecer Transparência na Operação do Sistema

Fornecer aos clientes uma transparência que vá além da confiança de que estamos trabalhando nas suas requisições e uma ideia de quando elas serão finalizadas, mas sim que possibilite a eles acompanharem nossas métricas e visualizarem o trabalho em andamento.

Com a metodologia e os objetivos definidos, chegou a hora de colocar a mão na massa. Mas deixe-me explicar o contexto dos times para que a experiência e as informações apresentadas nos posts façam maior sentido.

CONTEXTUALIZANDO O CENÁRIO

• Este método foi aplicado quase que simultaneamente em dois times de desenvolvimento de software: Time Jurassic Park, que atua em produtos de Crédito e time Atlantis, que atua em produtos de Investimentos;
• A série de posts refere-se principalmente (mas não exclusivamente) à implementação do sistema Kanban no time Jurassic Park, por ter sido a “cobaia” desta iniciativa.
• Em alguns momentos os resultados do time Atlantis também são referenciados para contraponto e evidenciar quão adaptável é o Kanban;
• Tanto o time Jurassic Park quanto o time Atlantis trabalhavam com o framework Scrum;
• Todos os encontros ocorreram de forma remota, através da ferramenta Microsoft Teams;
• Composição do time Jurassic Park: Um Product Owner e sete pessoas desenvolvedoras;
• Composição do time Atlantis: Um Product Owner e cinco pessoas desenvolvedoras;

Bom, agora que você já conhece os motivadores dessa iniciativa e como ela foi planejada, fica o convite para acompanhar a sequência deste material, que irá relatar toda a experiência da construção do Sistema Kanban com o time de desenvolvimento.

Muito obrigado a todos que chegaram até o fim deste post, e até a próxima semana!

AGENDA DE POSTAGENS

• 17/06/2020 – Seção 1 (Idealizando a Missão: Kanban);
• 24/06/2020 – Encontro 1 (Mapear o Fluxo de Trabalho);
• 01/07/2020 – Encontro 2 (Estabelecer as Classes de Serviço) e 3 (Tornar as Políticas Explícitas);
• 08/07/2020 – Encontro 4 (Limitar o Work in Progress); e
• 15/07/2020 – Encontro 5 (Gerenciar o Fluxo de Trabalho) e Seção 3 (Considerações Finais e Próximos Passos).