Saiba como as agencias digitais perdem dinheiro todos os dias sem nem perceber

Você sabia que é bem provável que os funcionários da sua agencia estejam fazendo você perder bastante dinheiro sem que você e eles percebam? Essa foi a pergunta que fiz anos atrás à um amigo dono de uma pequena agencia digital focada no desenvolvimento de sites com WordPress. De cara ele me respondeu: "Nãaaaaaooooo, a galera é super dedicada, pelo menos 3 vezes na semana eles saem beeeeeemmmmm depois do horário…".

Pra começar, se seus funcionários estão precisando sair depois do horário tem alguma coisa errada, ou você os está sobrecarregando ou eles são "lentos" e talvez seja melhor contratar outra pessoa. Mas isso é papo para outro post, hoje quero falar sobre como fazemos com que a agencia perca dinheiro todos os dias sem nem perceber.

Como funciona o orçamento no modelo tradicional

Acima falo de "modelo tradicional" porque quando o projeto é desenvolvido com uma metodologia ágil o esquema é diferente. O modelo tradicional que digo aqui é o que a maioria das agencias digitais seguem, o projeto chega na casa, rola umas etapas de planejamento, depois vai pra criação para desenhar as telas, a equipe de produção desenvolve o projeto, no final ele é homologado e entregue ao cliente.

Para chegar ao valor final do projeto é preciso levar em conta as horas que os profissionais envolvidos levarão para concluir sua parte no processo, os custos da empresa e a margem de lucro. Aqui podem entrar outros itens, mas para explicar meu ponto estes são suficientes.

Erros que fazem com que a agencia digital perca dinheiro

1 — Perdendo dinheiro no orçamento

Em muitos projetos a equipe técnica não é nem consultada na hora de gerar o orçamento do projeto. Me desculpe se você é atendimento, planejamento ou dono da agencia, vocês podem achar que sabem o trabalho e o tempo que vai dar para desenvolver algo mas não sabem tão bem quanto as pessoas que vão de fato desenvolver o projeto.

Se você não consulta sua equipe técnica antes de passar o valor final é bem provável que esteja orçando errado e perdendo dinheiro.

Não são raras as vezes que o orçamento é passado errado para o cliente. Então fica a dica, antes de passar qualquer orçamento faça uma reunião com a equipe, explique as necessidades do cliente e peça que a equipe técnica informe as horas necessárias e qualquer outra consideração que possam ter.

2 — Perdendo dinheiro no prazo

A formula é simples, se você cobra por 20 horas e o profissional leva 40 para concluir a tarefa sobraram ai 20 horas de prejuízo. E se liga, o prejuízo não é apenas das 20 horas perdidas, são 20 horas que o profissional deveria estar trabalhando em outro projeto, então meio que duplica ai o "preju".

Os motivos para se trabalhar mais do que o esperado em um projeto são vários e o principal deles tem haver com o modelo tradicional de desenvolvimento. Pense como desenvolvedor um pouquinho, quanto tempo você levaria para resolver um problema que você ainda nem sabe qual é? Claro que você tem aqueles anos de experiência que te ajudam a ter uma noção, mas não se trata de uma ciência exata, é tenso acertar no tempo que você vai levar para resolver um problema.

Outro motivo para errar no prazo é o otimismo da equipe técnica. Na hora de passar o orçamento nós somos tão otimistas que não levamos em conta os problemas que podem surgir e acabamos dando prazo errado.

Fica a dica para a equipe técnica, não seja tão otimista na hora de passar o prazo, tente prever o tempo que vai levar, se possível divida o projeto em pequenos módulos e defina as horas que vai levar para cada módulo, quanto menor a tarefa mais fácil definir o prazo.

3 — Novidades ao longo do projeto

Na minha visão todo projeto deveria ter um escopo, um documento indicando tudo que o projeto deve conter, e esse escopo seria seguido pela equipe técnica e utilizado para determinar o que será entregue no final do projeto. Acontece que a maioria dos projetos que já trabalhei em agencias digitais simplesmente ou não possuem escopo ou ele não é seguido.

É comum o cliente pedir para incluir coisas no decorrer do projeto e é mais comum ainda ele dizer que já havia falado daquele item em alguma das reuniões com o atendimento. O atendimento quer agradar e repassa a "bomba" para a equipe técnica, a equipe técnica não havia levado em conta aquela novidade e "tome-le mais horas". Quem paga por essas horas a mais? Ninguém, é "preju".

A dica aqui é focar e levar a sério o escopo. Você pode dizer não ao cliente, não precisa ter medo, ainda mais se tiver um documento que mostre que aquele pedido dele é novidade, mas para isso é preciso que o escopo seja apresentado no inicio do projeto e explicado para o cliente que tudo fora do escopo será tratado como uma solicitação nova, será cobrada e terá um acréscimo no prazo.

4 — Falta alguém com conhecimento técnico falando com o cliente

Porque as agencias digitais colocam pessoas com pouco ou nenhum conhecimento técnico para conversar com o cliente? A maioria dos designers e programadores que conheço fazem freela e nesses freelas são eles que captam e atendem o cliente, porque você, gestor, acha que eles farão besteira ou não ajudarão em nada se tiverem contato com o cliente?

Colocando um programador, por exemplo, na primeira reunião com o cliente, aquela onde ele explica suas necessidades, você corta o mensageiro e diminui as chances de "telefone sem fio".

Inclua alguém da equipe técnica nas conversas com o cliente, eles não farão bobagens, na verdade você vai diminuir o ruído e a quantidade de reuniões com o cliente para tirar dúvidas sobre o projeto, o programador sabe quais perguntas ele precisa fazer e como reagir as respostas do cliente.

5 — Falta de integração entre as equipes

Já trabalhei em agencias que tratam os projetos como se fossem segredos de estado. Atendimento vai para a reunião com o cliente, faz uma reunião com o chefe. Depois o atendimento faz uma reunião com o designer, ai o designer começa a fazer as telas e o front end não tem a menor ideia do projeto ainda, quando as telas estão prontas e aprovadas pelo cliente vem a reunião com o front end do projeto, atendimento e front end… ai depois tem a reunião com o programador…. PARA, para.

Essa falha na comunicação faz com que o projeto vá e volte várias vezes em todas as etapas do processo e isso é tempo perdido e consequentemente dinheiro perdido.

Porque não fazer uma reunião com todo mundo da equipe? Quem fez a reunião com o cliente volta pra agencia, reuni as pessoas que vão participar do projeto, explica as necessidades do cliente e deixa a equipe técnica pensar uma solução que atenda ao cliente. O layout deve ser construído em equipe também, o front end acompanha o designer enquanto o programador vai desenvolvendo as funcionalidades… isso é trabalho em equipe.

Provavelmente existem outros pontos que fazem com que a empresa perca dinheiro e é bem provável que eu tenha "me passado" em alguns pontos e comentários, afinal não sou gestor e não conheço as minúcias de cada uma das áreas e profissionais de uma agencia digital, mas a ideia é iniciar um papo, então se você tem algo a comentar não se acanhe.