3 cambios que han transformado nuestras reuniones

Nos encantaría tener reuniones más amenas y al grano. Soñamos con reuniones rápidas y bien planificadas.

Sin embargo, por lo general, no sirven para nada. Porque no están bien pensadas. Porque no se empatiza y se centran en discusiones para llegar a un consenso. Eso, en el mejor de los casos. En el peor, para escuchar al lider de turno hablando de muchas cosas que ni siquiera estaban agendadas y que solo a él le interesan.

Algunas de las cosas que nos han hecho más felices en nuestras reuniones son bien sencillas.

1 > Agenda: antes y después

Puede parecer obvio. Pero no se trata solamente de tener una agenda de la reunión, se trata de seguirla a raja tabla. Y eso significa que todo lo que no esté en esa agenda debe aparcarse para tratar en otro momento. Ese “parking” es importante para evitar que la reunión dure más de lo que tenía que durar y se cambie el ámbito de la reunión.

La agenda también debe servir para establecer los próximos pasos a seguir. Si no hay próximos pasos, ¿cuál era el objetivo de la reunión?

2 > Ruleta de sillas

Por defecto la gente se sienta siempre en los mismos sitios. Y la gran mayoría de las veces inconscientemente. El lider nato irá siempre a presidir la mesa. El más inseguro se sentará siempre al lado de la gente que le aporta más confianza. El más problemático estará siempre al lado de los que puede influir más.

Para generar dinámicas diferentes, hay que hacer cosas diferentes. Y no solo en reuniones internas. Si quieres hacer reuniones más efectivas, hazlo también en reuniones con clientes, cambiarás radicalmente el enfoque de la reunión. Esto es coaching sistémico.

3 > El temporizador de cocina

A todos nos suena esta típica situación:

10:00 “¿puedes venir 10 minutos?” 
11:30 termina la reunión

El tiempo de una reunión no es el tiempo que planificas que durará. Es el tiempo que durará. Este matiz es importante.

Usa un cronómetro, lo que sea, pero haz que no dure más de lo que has planificado, bajo ningún concepto.

Gracias a una herramienta como esta, la gente se forzará a pensar 100% en el objetivo y agenda de la reunión y no en contar lo que hizo el fin de semana o sus últimas vacaciones.

Bonus track: Cancelar la reunión

El definitivo. ¿Estás seguro de que esta reunión es imprescindible? ¿100% seguro? Prueba a cancelarla.

Nuestro MOOD con las reuniones ha cambiado con cosas como estas.