在部門管理過程中，常常會聽到職掌／職能／職權／職責這四個詞，或是相關的內容，例如職掌盤點、工作說明書（職掌＋職能）、核決權限表（職權）…，在本文會簡單定義這四個常聽用詞，後續在說明部門管理作業就可以比較理解文章中想要表達的意涵。
１．職掌（執掌）
同義詞＂職務＂，工作上掌管與要執行的工作內容。
例如，會計部門的職掌有：
（１）公司之財務報表及預算之編制、分析，供決策單位管理及制定政策
（２）會計制度之建立、評估及落實…
……
職掌主要是描述工作內容，所以＂部門職掌＂就是描述這個部門掌管與要執行的工作內容。
而工作說明書最關鍵的部分是要描述該部門、該職位（職等）所要執行的工作內容與所需專業職能，所以瞭解部門職掌才能進一步定義出工作說明書。
２．職能
在執行某項工作時所需具備的關鍵、專業能力。
這個關鍵能力不僅僅是專業知識，也有可能是軟體操作能力、人與人之間的溝通能力…等都算。
例如，會計部門需要的職能：
（１）熟悉歲計及會計相關業務相關作業
（２）會操作Office、ERP軟體製作文件…
……
３．職權
依據職掌所對應的相關權力。
在公司中，比較常見到的，會在作業辦法中說明，做ＸＸＸ事，要簽核到部門主管，做ＸＸＸ事，要簽核到公司負責人…等。
在上市櫃「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」法規中，有要求公開發行公司應考量公司及其子公司整體之營運活動，設計並確實執行其內部控制制度，因此，「核決權限表」在上市櫃公司中也是很常見到的文件。
比較常見的，會對財務金額定義核決權限，例如，在核決權限表中定義，3萬元以下的差旅費只要簽核到二級主管，3萬元以上的差旅費要簽核到一級主管。
其他的，還有會對文件等級（機密文件、一二三四階文件…等）定義核決權限。核決權限表其實就是公司有定義的標準化文件中，與核決權限相關的內容，彙整成很多張表。
４．職責
依據職掌與職權，所要負擔的責任。
例如，在核決權限表中定義，3萬元以下的差旅費簽核到二級主管，結果當同仁未提供核銷所需之單據，但二級主管又放行請款，被稽核到時二級主管要負擔監督不全之最主要的責任。
