人生之中一定參加過各種活動,或是你自己就是籌辦過活動的活動人,基本上大大小小的事情都可以稱之為活動,只要有幾個人聚在一起,做了某些事,那就算是某種程度的“活動”,但你的活動有沒有經過設計?是否能讓參與者有所收穫?還是只是一群人在瞎混尬聊?
活動的基本要素:人、事、時、地、物
寫作文沒想法可以掰,這個法則很好用,同樣的也可以套在活動設計上。這五大要素可能有重要性之分,會因活動性質而有所不同,例如:講座最重要的是講者,其次可能是合適的場地;產品發表會,最重要的是有產品要發表。
請先思考你的活動最重要的前提是什麼?如果那個關鍵的條件沒有達成,是否會影響到後續的籌備?是的話就趕緊解決,沒辦法也要想替代辦法達到!
要列舉出各個要素裡面的東西,會花很多的篇幅,這邊就大概舉例,讓讀者有點概念就好。
人:
人是活動中最重要,也最難掌握的要素,你永遠想不到會有什麼奇怪的人做出什麼脫序的事!把所有跟活動有關的人的底細摸透,瞭解的越清楚越能避免突發狀況。
共有幾個人參與(工作人員、參與者、講者…)
預計會有幾個人到場?
活動設計是否有人數限制?
人數範圍超過幾個人就會有執行困難?
活動期間是否有人遲到早退?
參與者的背景與其他注意事項
來參與的人是活動的主要受眾嗎?
有多少人參與過同一個(或類似)的活動?
講師、貴賓是否需要特別接待?
有人會因身體不適而無法參與活動嗎?
葷/素食,食物的過敏原?
事:
好活動就是有流暢且深刻的體驗,所做每件事情都有意義,每個橋段都有前後連貫,銜接、轉場流暢不尷尬,活動設計得夠細膩,參加的人就能更融入活動。
關於事情,可以思考的問題:
活動開始前怎麼引導?
活動中要做什麼事?
結束後怎麼加深印象、擴散與再行銷?
參與者在活動中會感受到什麼?
這個活動的氣氛?
如何檢視活動是否達到目標?以什麼樣的指標衡量?
接下來三個要素,在我個人歸類比較偏行政面,事前準備完善,再多想一個plan B,基本上不會出太大的問題,如果還是遇到不可抗因素,只好硬著頭皮上了(?
時:
好的時間讓你上天堂,壞的時間讓你活動還沒開始就爛一半,根據活動特性去選擇執行的時間是很重要的,在對的時間做對的事,才會有加乘效果。
關於時間,可以思考的問題:
活動時間需要對應特定事件?(例如:大考前的升學講座、畢業前的職涯講座)
活動是什麼樣的氣氛?適合在一天中的哪個時間?
活動中的細流,每件事情會花多少時間?
地:
有個舒適且夠大的場地,基本上活動不要太爛,也能給人好印象,通常看活動舉辦場地,就能知道活動的“等級”是什麼,活動的質感如何,人對於場地會有個更實際、現實的想像,人在某個場域待得舒服,就會有不低印象分數了。
關於地點,可以思考的問題:
場地足夠容納所有參與者嗎?
場地需要多久前預訂?
是否舒適?有沒有冷氣(很重要!)或是其他必備硬體
物:
活動中任何看得到、摸得到的東西都在物品的範疇,我個人會分實體與數位的分類。
- 實體物品:器材清單、菜單、座位表、場地圖…等
- 數位製作物:文案、圖片、影片、簡報、音樂…等
盡量把所有必須出現的東西列出來,也另外準備一份備用。
關於地點,可以思考的問題:
要進行這個活動,需要什麼樣的器材道具?
需要的物品怎麼生出來?取得是否有難度?
器材有無故障?有當場測試過嗎?
其實在籌辦活動的時候,我還是會以直覺下判斷,感覺哪邊不太對,再去修修改改,但這樣真的不太有效率,也很難檢驗自己到底有沒有進步。
因此,希望能透過把腦中的想法寫出來,建立自己辦活動的原則跟SOP,而且內容策展也是辦活動的一種,也能順便練習自己辦活動的邏輯,這篇文算是一個開端,期待接下來會有更多相關文章(?歡迎繼續關注XD
希望能幫助其他需要辦活動的人,至少我踩過的坑你可以不用再踩一次。
有任何想法歡迎留言交流!如果覺得有幫助,也請留下“拍手”讓我知道!