Des Freelancers digitale Helferlein

loomista
loomista
Aug 28, 2016 · 5 min read

Immer wieder werde ich von Kollegen gefragt, mit welchem Tool ich meine Buchhaltung mache. Oder womit ich Rechnungen schreibe. Der Einfachheit halber habe ich die Tools, die mir das Leben leichter machen hier mal zusammengetragen. Die Liste wird ggf. noch wachsen. Dieser Artikel ist also work in progress…..

Kundendaten ins Sicherheit mit Boxcryptor

Mich hat gleich zu Beginn der Selbstständigkeit die Frage bewegt, wie ich Dateien meiner Kunden sicher auf meinem Rechner ablegen kann. Denn als Produktmanager hat man meist eine große Anzahl vertraulicher Dokumente am Wickel: Business Pläne, Pitchdecks oder Prototypen des neuen hippen Startups. Alles Sachen, die dritten nicht in die Hände fallen sollten.

Trotzdem war es mir wichtig, die Daten in der Cloud zu haben um auch bei den Kunden, bei denen ich einen Rechner gestellt bekomme an meine Dokumente ranzukommen.

Die Lösung fand ich in Boxcryptor.

Boxcryptor verschlüsselt jede Datei bevor sie in die Cloud (in meinem Falle Dropbox) geladen wird. Dort liegt dann nur ein unbrauchbarer Haufen Einsen und Nullen aus denen nur mit dem kleinen Desktop-Client wieder eine richtige Datei wird.

Wichtig hier: nicht faul sein und das Passwort auf dem Rechner speichern. Den wenn man sonst das Notebook irgendwo liegen lässt könnte ja trotzdem jemand an die Daten. (Also sofern er das Rechnerpasswort knackt/weiß) Also schön das Passwort immer eingeben!

Projekte im Griff mit Harvest

Harvest, oh Harvest!! Dieses Tool liebe ich geradezu. Es hat meinen Job so viel leichter gemacht.

Dazu muss man wissen, dass ich immer für mehrere Kunden gleichzeitig Arbeite. Manche Projekte haben ein Stundenkontingent (Skype Coaching von Produktmanagern zu Beispiel) andere ein festes Budget, wieder andere werden nach Bedarf mit Stundensatz abgerechnet. Manche Kunden wollen einen Tätigkeitsnachweis mit der Rechnung andere Beauftragen gerne jede Projektphase neu und nach Angebot.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich jeden Tag meine Stunden in Excel erfasst und das Sheet am Ende des Monats nach Kunden aufgeteilt, Tätigkeitsnachweise erstellt und die Rechnung in Word geschrieben. Das ging mir schnell auf den Nerv, weil es so ineffizient war.

Dann fand ich Harvest. (Dank Stefan von MobileJazz)

Damit schreibe ich jetzt meine Angebote in Sekunden: Kunde anlegen, Daten eingeben, Link an Kunden schicken, der kann gleich annehmen oder ablehnen. Super Sache.

Dann zu dem beauftragten Angebot ein “Projekt” anlegen. Mit Stundenkontingent oder €-Budget oder Stundensatz. Und dann kann man auch schon Stunden auf das Projekt buchen.

Am Ende des Monats geht die Rechnungserstellung auch schnell und der Tätigkeitsnachweis ist auch flux erstellt. Dabei ist alles übersichtlich und bedienfreundlich. Da hat ein Produktteam einen echt super Job gemacht!

Ich habe, weil alles so easy geht, auch angefangen alle nicht kundenbezogenen Zeiten darin zu tracken. Also Zeit, die ich für Buchhaltung, Netzwerkveranstaltungen, Akquise Telefonate oder Webseitenpflege nutze. Und Pro-Bono Tätigkeiten erfasse ich dort auch. So weiß ich wirklich wie viele Stunden ich jede Woche Arbeite. Das ist oft mehr als man denkt…

Buchhaltung und Steuerdingens mit Lexoffice

Mit Lexoffice könnte man auch Rechnungen schreiben. Mach ich aber nicht. Das kann Harvest besser. Aber Lexoffice hat ganz andere Stärken. Denn wer seine Buchhaltung nicht vom Steuerberater machen lassen will, der ist mit diesem Tool sehr gut bedient. (Ich habe natürlich trotzdem einen Steuerberater für die kniffeligen Fragen und die jährliche Steuererklärung!)

Man lädt einfach jeden Monat seine Belege in Lexoffice hoch, erfasst ein paar Rahmendaten und kann die dann per Drag&Drop den Kontobewegungen auf Kreditkarte, PayPal oder normalem Girokonto zuweisen. Buchungssätze bilden = ein Kinderspiel.

Und außerdem kann man damit so schön schnell (in wirklich nur 2 Klicks!!!) die Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Im Hintergrund laufen alle Daten in eine Einnahmen/Überschuss- bzw. Gewinn- und Verlustrechnung. Daten auf die der Steuerberater ganz einfach zugreifen kann. Ihr legt ihm/ihr einfach einen Account in eurem Lexoffice an. Oder ihr schickt ihm/ihr einen DATEV-Datenexport. Ganz easy peasy.

Newsletter im Griff mit Unroll

Newsletter sind die Pest. Also, die meisten. Einige will man ja aber wirklich bekommen! Wie z.b. alles von Derek Sievers oder den Newsletter der the Conference. Und genau dabei hilft Unroll for GMail.

Das Tool kostet nix (man muss dafür ein bisschen Werbung sehen… ist aber total ok) und räumt wirklich gut auf in meiner Inbox. Ich kann damit Newsletter mit einem Klick abbestellen oder mich dafür entscheiden den Newsletter in meiner Inbox zu behalten.

Es gibt aber auch eine dritte Möglichkeit und die ist das eigentlich coole an dem Tool: ich kann eine kleine Newsletter-Preview in einer täglichen Mail (mein Rollup) erhalten und dann entscheiden welche Newsletter ich lesen will. Das ist super und spart viel Zeit! Denn wenn ich eh wenig Zeit habe, beachte ich die morgendliche Mail von Unroll einfach nicht. Oft schaue ich aber doch kurz rein, scanne die Newsletter und lese ggf. den einen oder anderen.

Probiert es mal aus… ihr werdet verblüfft sein wie hoch eure Newsletter-Counter ausschlagen. Nicht direkt, da ja nicht jeder Newsletter ständig kommt. Aber über die Zeit kommt da ganz schön was zusammen.

E-Mails zum richtigen Zeitpunkt mit Boomerang

Ok, ich gebe es zu: als Freelancer arbeitet man auch mal am Wochenende. Ich persönlich mache lieber am Samstag ein paar Stunden statt am Freitag einen 12 Stunden-Tag hinzulegen. Die Erstellung von Rechnungen fällt z.B. recht oft auf ein Wochenende. Und da ich den Task dann vom Tisch haben will, will ich die Mails mit den Rechnungen auch wirklich rausschicken. Aber ich will nicht, dass die Kunden sehen, dass ich am Wochenende arbeite. Also was tun?

Die Lösung habe ich mit Boomerang gefunden. Ein Plugin für GMail mit dem man den Versand einer Mail einplanen kann. Und nicht nur das! Man kann auch Mails aus dem eigenen Posteingang auf Wiedervorlage legen. Sie also quasi wegwerfen… und wie ein Boomerang kommen sie dann zur gewünschten Zeit am gewünschten Tag wieder zurück. (Ja, ich weiß… Google Inbox kann das auch… aber ich mag die nicht.)

Sicher im Co-Workingspace mit Freedome

Wie man an meiner Boxcryptor-Empfehlung schon sehen konnte: ich bin leicht Internetparanoid. Aber nur leicht. Daher nutze ich in öffentlichen WLANs das VPN-Tool Freedome um in Ruhe Surfen zu können und mir keine Gedanken um etwaige Angriffe machen zu müssen.

Sichere Passwörter mit 1Passwort

Auch hier gilt: viele Kunden, viele Passwörter. Ich habe aktuell allein 16 Confluence-Zugänge. Das kann sich kein Mensch merken. Und jedes Mal das gleiche Passwort…. no way!! Also delegiere ich das Merken von Passwörtern an 1Passwort.

loomista

Written by

loomista

product management expert & startup advisor. Loves the web, music and kitesurfing.

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade