La mejor técnica para hacer las cosas rápido y bien

La mejor técnica para hacer las cosas rápido es no pensar. Tirarse a la piscina. Empezar a teclear sin saber todavía lo que vas a escribir. Puede ponerse en práctica para cualquier tarea que tengamos que hacer, pero una de las más recurrentes y a la que todos nos enfrentamos es la de escribir emails. Así que la tomaré como ejemplo.

Cuando tardamos mucho en escribir un email es por el miedo a no hacerlo bien. Tenemos que pensar cada palabra y evaluar sus posibles interpretaciones. Esto conlleva una gran pérdida de energía, porque pasamos mucho tiempo haciendo algo con lo que no nos sentimos realmente cómodos.

Cuando tengo que escribir un email importante, por ejemplo a mi jefe, pienso en treinta segundos lo que le quiero decir y me pongo a escribir, me salga lo que me salga. No estoy obligado a darle al botón de enviar. Al terminar el email, lo reviso desde el principio y empiezo a hacer correcciones.

El proceso de revisión requiere mucha menos energía que crear algo desde cero. Además, como el email ha sido analizado dos veces —una en la creación y otra en la revisión — el resultado suele ser mucho mejor que tras una larga reflexión a la que dedicas una gran cantidad de tiempo y energía. Por otro lado, reflexionar sobre algo en exceso, hace que nos enfrasquemos en los mismos pensamientos una y otra vez y acabemos con una visión muy cerrada de lo que queremos comunicar.

Es indispensable mantener la perspectiva de lo que estamos comunicando, es decir, poder salir de nuestros pensamientos para intuir lo que otra persona pensará al leerlo. Tenemos dos opciones para ello.

1. Revisar el email en otro momento

Guarda el email, deja que pasen unas horas o un día, y revísalo entonces. Parece mentira, pero se ve con una perspectiva totalmente distinta. Muchas veces estamos tan sumergidos en nuestros pensamientos que obviamos algunos razonamientos, de manera que nuestro mensaje resulta difícil de entender. También suele pasar hay ciertos matices que nos parecen relevantes cuando los escribimos, pero pasado el tiempo y desde una perspectiva más amplia nos damos cuenta de que no contribuyen al mensaje principal.

Yo siempre reviso cada artículo del blog dos veces: una nada más terminar de escribirlo y después de escribir el siguiente artículo.

En el tiempo que pasa hasta la revisión contaremos con el alivio de tener el trabajo prácticamente terminado. Sabemos que revisarlo no cuesta mucho esfuerzo.

2. Dejar que otra persona revise el email

Está muy bien practicar la empatía y saber ponerse en el lugar de otra persona, pero es mucho más fácil y efectivo preguntarle a otra persona directamente. Además, estarás demostrando a esa persona que valoras su opinión.

Es bueno tener una perspectiva distinta a los demás, ya que nos lleva a ser más originales y creativos, pero está bien cotejar nuestras impresiones con los demás de vez en cuando para no levantar demasiado los pies de la tierra. La otra persona puede que sea igual de rara que tú, pero será rara en otras cosas distintas. Tengo la impresión de que ésta es la razón por la que la mayoría de las empresas exitosas tienen dos fundadores.

Eso sí, no tenemos que confundir pedir opinión con estar continuamente pidiendo aprobación. Si no nos atrevemos a hacer nada hasta que no contamos con el visto bueno de otra persona, tenemos un problema. Yo suelo usar generalmente la primera opción para los emails más rutinarios y me guardo esta segunda opción para los realmente importantes.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.