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3 choses que vous ne devriez plus faire avec Excel !

Si si, on vous promet !

Louis Leblanc
Sep 22, 2018 · 5 min read

Depuis sa sortie en 1985 Excel demeure, dans la grande majorité des entreprises, l’outil privilégié pour réaliser une grande variété de tâches. L’homo Excelicus est une espèce prospère !

Bien qu’Excel ait constitué une solution efficace durant de nombreuses années, l’avènement d’une toute nouvelle génération d’outils collaboratifs le rend obsolète dans un certain nombre de domaines.
Vive la transformation digitale !

Ça vous rappelle quelque chose ?

Nous avons sélectionné pour vous des solutions, gratuites ou payantes, qui vont vous simplifier la vie et vous permettre de gagner en efficacité et productivité dans 3 secteurs clés de votre entreprise, le tout sans vous ruiner.

Cette sélection cousue-main est issue de notre propre expérience ainsi que des retours d’entrepreneurs qui nous entourent.
100% testé en conditions réelles, 0% sponsorisé.

Découvrez 3 choses que vous ne devriez plus faire avec Excel !

Gérer vos notes de frais.

Qui n’a jamais perdu le reçu d’une course en taxi ou oublié de reporter ses dépenses dans le Excel de la compta avant la date de clôture ? Rageant non ?

En effet, de très nombreuses entreprises gèrent encore leurs notes de frais de manière assez archaïque, avec un fichier Excel comme pierre angulaire d’un processus chronophage et générateur d’erreurs…

Heureusement des solutions comme Spendesk ou Jenji viennent changer la donne en offrant une gestion automatisée et dématérialisée de l’ensemble de vos notes de frais, qui seront désormais centralisées sur une seule et même plateforme.

Oubliez les tickets qui trainent dans les tiroirs, vous pourrez désormais prendre vos reçus en photo avec votre téléphone.

Troquez votre vieil Excel pour un tableau de bord pour le suivi des paiements en temps réel, accessible directement depuis votre mobile.

Spendesk, Jenji et consorts, où l’art de transformer l’une de tâche les plus pénibles en un véritable jeu d’enfant. CQFD.

Jenji (en français) — prix mensuel HT du plan “Team”
- 5 utilisateurs = 25 €
- 30 utilisateurs = 150 €

Spendesk (en français) — devis sur demande.

Gérer vos projets

La plupart des entreprises gère aussi leurs projets, via un tableau Excel, qu’il s’agisse du lancement d’un nouveau produit ou de l’organisation d’un séminaire.

Souvent loué pour sa simplicité et sa flexibilité, Excel affiche cependant rapidement ses limites dans cet exercice.
Citons par exemple la classique erreur de calcul dans la formule des dates faussant toutes les échéances, ou alors ce cher collègue qui ne trouve jamais son bonheur dans les données existantes et qui ADORE rajouter 20 lignes et 20 colonnes 😡…
Les exemples sont malheureusement nombreux.

Heureusement, nous avons désormais à disposition de supers outils collaboratifs qui simplifient cette tâche cruciale qu’est la gestion de projets.

Citons parmi les plus populaires Trello ou Asana, dont les versions gratuites sont largement suffisantes pour une majorité d’entreprises.

Ces plateformes, sorte de to do lists virtuelles, vous donnent la possibilité d’attribuer des tâches à vos collaborateurs, de définir des échéances, d’annoter vos documents, etc.

Chez anaba, nous avons craqué pour Coda, un des derniers venus au sein de cet univers. Le côté de “tout-en-un” et la flexibilité quasi-infinie de Coda sont les arguments qui ont fait pencher la balance.
Profitez-en, cet outil est gratuit pour le moment, et on ne sait pas combien de temps cela va durer.

Si vous optez pour un de ces outils collaboratifs pour gérer vos projets, ne vous laissez pas décourager par les premiers jours d’utilisation. Sur le long terme vous et votre équipe en serez 10 fois gagnants. Le jeu en vaut clairement la chandelle.

En cas de doutes, vous pourrez vous référer aux larges documentations en ligne qu’offrent ces solutions.

Coda (en anglais seulement) — prix mensuel HT
- 5 utilisateurs = 0 €
- 30 utilisateurs = 0 €

Trello (en francais) — prix mensuel HT pour la version basique
- 5 utilisateurs = 0 €
- 30 utilisateurs = 0 €

Asana (en francais) — prix mensuel HT
- 5 utilisateurs = 0 € (version gratuite jusqu’à 15 utilisateurs)
- 30 utilisateurs = 277,5 €

Gérer vos prestataires et fournisseurs

Excel ne peut pas résoudre tous les problèmes en entreprise !
C’est particulièrement vrai pour la gestion de vos contacts professionnels.

En effet, cette solution souvent louée pour sa simplicité se révèle inefficace sur le long terme quand il s’agit de gérer et de partager vos contacts prestataires, fournisseurs etc.

Les limitations sont nombreuses : fichiers souvent « illisibles » au bout de quelques semaines d’utilisation car composés de dizaines de colonnes différentes, impossibilité d’y travailler à plusieurs en même temps, risques d’écrasement intempestif, etc.

Excel est donc une alternative simple en apparence, mais qui peine rapidement à satisfaire les utilisateurs qui disposent de besoins spécifiques, comme nous l’évoquions dans notre précédent article.

Dans le domaine de la gestion des contacts professionnels (prestataires, fournisseurs) il existe très peu d’alternatives pratiques à un prix accessible.

C’est pourquoi nous avons créé l’annuaire collaboratif anaba, qui vous permet au quotidien de gérer vos contacts professionnels de manière simple et efficace.
Avec anaba, centralisez et partagez simplement, avec votre équipe, vos contacts professionnels, recommandations et retours d’expériences.
Cela améliorera le quotidien de vos équipe et les rendra plus rapides & efficaces. Avec anaba vous disposerez d’une véritable mémoire collective de votre entreprise.

anaba (en français) — prix mensuel HT
- 5 utilisateurs = 9 €
- 30 utilisateurs = 39 €

Alors, ça vous tente ?

Ces outils vont vous permettre de simplifier considérablement votre quotidien en remplaçant (enfin) vos bons vieux fichiers Excel, par des solutions pensées et conçues spécialement pour traiter vos différentes problématiques.

A court et long terme, vous allez économiser un temps précieux, réduire les marges d’erreurs de vos collaborateurs et améliorer leurs conditions de travail, en leur fournissant des outils à la pointe.

Vous allez ainsi gagner en efficacité et contribuer directement à la croissance et au succès de votre entreprise, à moindre coût.

Alors, on commence maintenant en cliquant sur ce lien ?


Louis Leblanc

Written by

Co-fondateur @ anaba.fr et @outlook.anaba.fr 🌴

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