Da ansiedade à execução — Adicione fluidez ao seu dia a dia
Com a ajuda do Kanban, registre o andamento das tarefas, elimine angústias desnecessárias e decida se você deve ou não visitar sua sogra.
O termo Kanban, de origem japonesa, significa "cartão" ou "sinalização". Também dá nome a uma técnica utilizada em empresas que possuem fabricação em série, indicando o andamento nos fluxos de produção. Na prática, consiste em dispor cartelas que representam tarefas em colunas, sendo que cada coluna representa um estágio de produção. A imagem abaixo ajuda a visualizar melhor como tudo isso funciona:

Conheci o conceito em uma empresa em que trabalhei como desenvolvedor de software. Inclusive, este é um universo onde a prática tem sido utilizada como parte do desenvolvimento ágil. Apesar do uso comum no ambiente de trabalho, pode ser muito interessante trazer a técnica para o contexto pessoal.
Quando temos muita coisa para fazer, acabamos nos sentindo sufocados pela quantidade de tarefas. A chance de procrastinação aumenta consideravelmente, já que fica difícil saber por onde começar e a demanda não para de crescer. Afinal, não é porque estamos atarefados que novas tarefas deixarão de aparecer.
Conforme as horas passam, aquela sensação de possuir dívida consigo mesmo vai incomodando, e vez ou outra aparece aquele micro susto, acompanhado de um "Puts! Não posso esquecer de fazer isso!". É como se as atividades ficassem flutuando em torno de nossas cabeças, e de tempos em tempos alguma pendência surge em primeiro plano.
Neste ponto, entra um dos propósitos do Kanban, que é quebrar grandes tarefas em pequenas atividades, de modo que tenhamos a noção do andamento do todo. Passa a ser imprescindível anotar tudo o que você precisa fazer. Darei sugestões de ferramentas logo mais.
Supondo que durante a semana você tenha quatro compromissos inadiáveis:
- Levar o carro para a revisão;
- Pagar a conta de água;
- Consertar o vazamento da cozinha;
- Comprar café.
Quando olhamos para as tarefas isoladamente, não faz sentido e nem parece possível transformá-las em tarefas menores. É tudo uma questão de treino, e com o tempo você passa a fazer isso automaticamente. Um exemplo pessoal: adiei durante semanas a revisão do carro, porque todas as vezes em que eu me lembrava da revisão, lembrava também que não tinha ligado na concessionária para agendar o serviço. Acontece que eu sempre lembrava da revisão quando estava dirigindo, e enquanto estava dirigindo, não podia ligar na concessionária porque não tinha o número na agenda do celular e teria que procurar no Google, mas nada disso era possível no momento porque, afinal, eu estava dirigindo. Consegui, então, quebrar a tarefa principal (revisão do carro) em tarefas menores. Ficaria assim:

Outro ponto muito importante da técnica: deve existir um limite de tarefas em execução (status "fazendo"). Minha sugestão é que esse limite seja de uma tarefa apenas. Claro, use a logística a seu favor. Não precisa fazer uma lista de compras com dez itens e ir ao mercado dez vezes. Entretanto, a ideia de uma tarefa por vez é para que você tenha foco no que está fazendo, faça bem feito e apenas uma vez. Se está aí murmurando que na sua vida isso é impossível, apenas tente, e verá que é muito melhor do que fazer três coisas ao mesmo tempo, sem prestar atenção em nada.
É óbvio que você precisará criar o hábito de verificar o seu quadro de tarefas diariamente, mas a partir daí, as pendências, que antes rondavam seus pensamentos, param de incomodar.
Uma ótima ferramenta para organizar os afazeres é o Trello (trello.com), que pode ser acessado pelo navegador ou aplicativo. Você pode criar vários quadros, onde fica a seu critério escolher qual a representação de cada quadro. No meu caso, crio um quadro de tarefas pessoais e vários quadros de trabalho, onde cada quadro representa um cliente, além de um quadro geral de trabalho. Em cada quadro, você pode criar colunas para representar o status das atividades, como no exemplo no início do texto (a fazer, fazendo, feito). Também fica a seu critério criar os status que se adequarem à sua realidade. Nada impede de você ter um status "nunca" com a tarefa "visitar a sogra", por exemplo. Cabe a você decidir o que é prioritário.
Caso prefira meios menos digitais, pode usar um quadro e Post-it's, com cada tarefa anotada. Isso porque fica mais fácil trocar de um status para o outro sem precisar apagar e anotar novamente cada vez que ocorre uma troca de status.

Se você quiser ir mais além, consegue inclusive medir o tempo que está gastando com cada tarefa com o Toggl (https://toggl.com/app). Aqui tem a explicação de como unir o Toggl com o Trello.
Com o tempo, o hábito começa a se tornar agradável, porque temos a sensação, agora verdadeira, de que as tarefas estão sendo concluídas, eliminando a ideia de que o dia passou e não fizemos quase nada, quando na verdade muita coisa foi feita. A preocupação passa a ficar de lado, deixando o pensamento livre para coisas mais importantes e agradáveis.

