Zen to Done (ZTD): 10 hábitos para uma vida mais produtiva — Parte 2

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No artigo anterior, eu introduzi alguns dos termos e práticas ensinadas pela metodologia Zen to Done (ZTD), criada pelo escritor Leo Babauta. Basicamente, o sistema é uma alternativa ao método Getting Things Done (GTD), e se baseia na criação de 10 hábitos produtivos.

O intuito de Babauta foi criar um sistema mais simples e voltado para ação. Dessa forma, para melhor aproveitamento do método, é ideal que cada hábito seja desenvolvido separadamente, de forma que você não se sinta sobrecarregado com tantas tarefas.

Hábito 1 — Capture

De maneira extremamente similar ao método GTD, o primeiro hábito defendido no ZTD é o de capturar tudo aquilo que chama a sua atenção. Novamente, esse sistema nos traz a importância de não ficarmos armazenando informações e ideias na nossa cabeça, mas sim procurar retirá-las da cabeça e passar para algum sistema, onde possam ser lembradas facilmente.

Leo Babauta procura simplificar um pouco o processo, e discute a importância de mantermos sempre conosco um caderninho de anotações. Para Babauta, é muito mais simples e preferível anotarmos algo em um caderno, ou em uma ficha de papel 3×5, do que dependermos de abrir um aplicativo no celular, ou notebook. Quando utilizamos uma ferramenta no celular para fazermos nossas anotações, também são grandes as chances de acabarmos nos distraindo, querendo checar como está nossas redes sociais, ou e-mail. Isso não acontece com papel, sendo essa, portanto, a opção mais simples e eficaz.

Ainda assim, o autor sugere que utilize aquilo que funcionar melhor para você. Se você prefere anotar tudo diretamente no celular, utilizando aplicativos como Evernote, OneNote ou Drafts, fique à vontade para continuar como preferir.

Hábito 2 — Processe

Outro hábito muito similar ao defendido no método GTD, o segundo hábito nos ensina a refletir sobre o que deve ser feito com cada uma das informações capturadas no primeiro hábito.

O primeiro passo nesse processo é minimizar o número de caixas de entrada que você tem. Se você está desenvolvendo um hábito de cada vez, como recomendado, você já deve estar se acostumando a ter diversas caixas de entrada, onde coloca tudo aquilo que captura. Você provavelmente possui uma ou mais caixas de e-mail, um caderninho para anotar pensamentos, uma caixa física no escritório para colocar post-its e outros documentos, uma caixa física em casa para guardar recibos de compra e outros itens importantes, e talvez também utilize correio de voz. Essas provavelmente são as caixas de entrada mais obvias, mas provavelmente não são as únicas.

Todos os lugares que você precisa checar mensagens ou ler informações também correspondem a uma caixa de entrada. Dessa forma, todos os artigos em blogs, ou livros que você lê também são caixas de entrada. Todos os vídeos que você assiste, ou documentários são caixas de entrada. Aplicativos como WhatsApp, Messenger (Facebook), SMS, ou Slack são também caixas de entrada.

Se você possui todas essas caixas de entrada, chegou a hora de verificar se realmente precisa utilizar todas elas, e se elas estão realmente funcionando para você. Busque simplificar ao máximo o número de caixas de entrada que você possui. Por exemplo, se atualmente você está utilizando e-mail, WhatsApp e SMS para se comunicar com seus funcionários, por que não começa a utilizar apenas o aplicativo Slack, de forma que possa unir tudo em uma só plataforma?

Após ter refletido sobre suas caixas de entrada, chegou a hora de realmente processar os itens que você tem capturado. Em seu livro, Babauta não difere muito da maneira de processar informações do método GTD, e até mesmo utiliza a mesma regra dos 2 minutos.

(Caso queira aprender como processar informações com a metodologia GTD, clique aqui)

Além disso, Babauta defende que realizar o processamento de informações também deve ser um hábito diário, e deve ser feito até mais de uma vez por dia caso necessário. Ele defende também que nenhum item deve permanecer na sua caixa de entrada. Deixar itens se acumulando na caixa de entrada é um mesmo que procrastinar decisões, e isso não contribui para o sistema.

Hábito 3 — Planeje

O terceiro hábito começa então a se distanciar um pouco da metodologia GTD, pois Babauta oferece aqui uma maneira particular de estruturar seus dias e semanas.

Basicamente, Babauta defende que toda semana precisamos refletir sobre quais são nossas “Grandes Rochas” e colocá-las primeiro no nosso cronograma ou fluxo de trabalho. Esse termo “Grande Rochas” corresponde a uma analogia, onde caso você pegue um vaso e coloque nele várias pedras pequenas, não encontrará lugar para também colocar rochas maiores. Em contrapartida, caso coloque primeiro as grandes rochas, ainda encontrará espaço para colocar diversas das pedras menores. O mesmo acontece com o nosso dia, caso consideremos que o vaso corresponde ao nosso tempo. Se utilizamos nosso tempo com diversas tarefas pequenas todos os dias, não encontramos espaço para aquelas tarefas genuinamente importantes (grandes rochas). Dessa forma, para que façamos as tarefas realmente importantes, é necessário que agendemos elas primeiro, e só depois pensemos nas demais pendências que ainda temos no dia.

De maneira similar, o ZTD também defende que precisamos fazer uma lista das nossas TMI (Tarefas Mais Importantes) todos os dias. Aqui, o ideal é selecionar de 1 a 3 tarefas que você deseja completar hoje, e fazer essas tarefas já no início do dia, de forma que seus dias e semanas ganhem um propósito maior e você continue sempre progredindo no que é mais importante.

Então, esse hábito pode ser resumido nos seguintes passos:

1 — Comece a semana olhando para sua lista, e enumerando quais são as suas “Grandes Rochas” para a semana. Certifique-se de colocar aqui ao menos algumas tarefas que levam suas metas anuais para frente.

2 — Planeje como vai fazer suas “Grandes Rochas” na semana, colocando uma ou duas por dia. Agende blocos de 1–2 horas todos os dias para perseguir essas tarefas, e faça isso já no início do dia se possível.

3 — Todas as manhãs, decida quais são as tarefas mais importantes que precisa fazer no dia (suas TMIs). Escolha apenas 3 TMIs por dia, e se esforce para completá-las assim que possível. Quanto antes você completa suas tarefas mais importantes, antes você terá tempo para todas as demais pendências do dia.

4 — Faça conforme você já se planejou, e se sinta o máximo quando tiver finalizado tudo.

Hábito 4 — Faça

Bom, agora que você já capturou e processou todas as informações que chamavam sua atenção, e já estipulou as suas “grandes rochas” e suas TMIs, fazer as tarefas deveria ser fácil, não? Errado! Fazer o que foi proposto não é tão fácil quanto parece, e esse é o motivo de Babauta ter separado uma sessão do livro apenas para esse hábito.

Algumas das dicas fornecidas no livro são:

1 — Saia do radar e se desconecte das suas distrações. E-mail, celular, internet, abas desnecessárias no navegador e excesso de coisas na sua mesa. Esses são apenas exemplos de distrações que podem evitar que você trabalhe nas suas TMIs.

2 — Use um cronometro para estipular um tempo mínimo que você deve ficar conectado a tarefa escolhida. Se preferir, utilize a “Técnica de Pomodoro”, explicada neste artigo.

3 — Se for interrompido, anote qualquer requisição, tarefa ou informação no seu caderninho e volte a sua tarefa.

(Caso deseje aprender algumas dicas para não ser mais interrompido, clique aqui)

4 — Caso a interrupção requeira ação imediata, procure anotar em um papel onde você parou, e qual a próxima ação que você tomaria caso não tivesse sido interrompido.

5 — Caso sinta vontade de checar e-mails ou redes sociais, respire fundo algumas vezes, se concentre novamente e continue a desenvolver a sua tarefa.

6 — Faça intervalos regulares. Respire fundo, saia para caminhar, se espreguice e aproveite a vida.

7 — Congratule-se ao completar cada uma das suas tarefas. Cheque e-mail, leia um artigo interessante ou vá tomar um cafezinho. Uma recompensa ao final da tarefa é sempre interessante. Ainda assim, estipule um período de 15–30 minutos para ficar assim. É muito fácil sair dos trilhos e passar horas sem progredir.

Algumas outras dicas caso esteja procrastinando:

1 — Diga a você mesmo que vai trabalhar por apenas 5 minutos na tarefa, e que vai parar caso a tarefa esteja muito entediante.

2 — Apenas comece. Na maior parte das vezes, começar é a parte mais intimidante do processo.

3 — Encontre algo entusiasmante no processo. Na maior parte das vezes, realizar aquela tarefa te trará algum lucro ou recompensa. Concentre-se em como vai se sentir ao finalizar a tarefa.

4 — Pare de se concentrar no lado negativo e veja quais são as oportunidades que aquela tarefa te proporciona. Oportunidade de aprender, de melhorar um relacionamento, de ganhar mais dinheiro, etc.

5 — Se comprometa a progredir. Diga a outras pessoas que fará determinada tarefa, ou diga a você mesmo que é inadmissível que você continue a procrastinar. Tome ação imediata!

Hábito 5 — Sistema Confiável Simples

O quinto hábito se aproxima muito da metodologia GTD, e dita a criação de um sistema de produtividade baseado em listas. No livro, Babauta separa esse hábito em três partes, que correspondem a “configuração”, “ferramentas” e “uso”.

Como o ZTD não se afasta do GTD em nenhum dos três quesitos, sugiro que leia o artigo “Getting Things Done (GTD): Como fazer suas ideias acontecerem — parte 2” para entender como o sistema inteiro funciona.

(Caso queira saber quais as ferramentas recomendadas no LP Produtividade, clique aqui)

Lição de Casa

Como cada um dos hábitos deve ser desenvolvido separadamente, até aqui já temos material mais que suficiente para você iniciar o seu sistema. Eu sugiro que utilize a metodologia “Não quebre a corrente” para cada um dos hábitos, e desafie-se a cada 30 dias a começar com um hábito novo. Dessa forma, em pouco tempo terá desenvolvido o sistema completo e deixará de se sentir sobrecarregado com a enormidade de tarefas que atualmente estão no seu prato.

No próximo artigo, examinaremos os demais hábitos defendidos por Babauta, além de outros recursos que você pode utilizar para saber ainda mais sobre a metodologia. Espero você no próximo artigo para concluirmos a série explicativa sobre Zen to Done!


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Esse post apareceu originalmente em lpprodutividade.com.br