A importância de ter seu próprio sistema de gestão pessoal

Pequenos insights sobre produtividade

Na vida, às vezes parece que temos mais demandas à preencher do que pensamos ser capazes. Por isso, um sistema de produtividade que se adapte às essas demandas é essencial.

Foi com base nesse pensamento que eu, no início do ano, em meio a bilhões de pensamentos soltos e perdidos, tarefas não feitas, compromissos esquecidos e prazos atrasados vi que para nossa vida funcionar, é necessário umsistema que mapeie, organize e torne tudo mais fácil para nós.

É fácil encontrar sistemas de gestão do tempo e produtividade prontos na Internet. Eles estão por todo lado. Mas nem sempre esses sistemas se adaptam à nossa realidade. Na maioria das vezes, eles são complexos demais, sendo que, talvez, você apenas precise de algumas listas e uma agenda. Aprendi que simplificar é a chave.

Bom, percebi isso porque já experimentei váriossistemas complexos que não se sustentavam por serem complicados demais de se gerir. No começo, algo que funcionou muito bem foi o uso da agenda. Ferramenta simples, de papel mesmo, é o tipo que eu prefiro.

Mas aí entra a personalização. Pra mim, Tudo funciona melhor usando o papel. Então, personalizei meu sistema pra priorizar o uso de ferramentas desse tipo, como, por exemplo, as tradicionais listas e agendas físicas. O uso da agenda é simples, você joga tudo sobre o que tem algum nível (mesmo que seja mínimo) de responsabilidade de resolver ou fazer algo a respeito nela. Todos os seus compromissos, prazos, provas... Tudo o que possui uma "deadline" pode ser gerido por ela. Veja o que é melhor para você e adapte seu sistema aos seus gostos. Se você preferir algo digital, sugiro dar uma olhada no bom e velho Google Calendar. A partir daí as coisas já começam a realmente funcionar.

Para gerenciar tarefas no dia a dia, o mais importante é priorizá-las, colocá-las em ordem de importância. Todos os dias temos vários assuntos pra resolver - Uns são importantes, outros nem tanto. Tenho uma lista (de papel, é claro) na qual escrevo tudo o que vem à cabeça e requer alguma ação a ser realizada. O que deve ser resolvido naquele dia recebe uma marcador de prioridade, assim eu foco no que realmente produz resultado. O mais importante é manter tudo funcionando para você.

“Beleza, já temos controle de prazos, tarefas. Mas e na hora de realizar?” Descobri e estou usando uma técnica chamada Pomodoro. Funciona assim: você foca 100% de sua atenção em uma tarefa, por 25 minutos. Cada ciclo de 25 minutos é chamado de um Pomodoro. Ao final de cada Pomodoro, você tem o direito de descansar por 5 minutos, iniciando outro Pomodoro logo depois. Dessa forma, dá pra ter um alto nível de concentração por muito mais tempo.

Esse é meu sistema de produtividade. Meu sistemaagora funciona muito bem, mas nem sempre foi assim. Até eu encontrar os métodos que se encaixavam com minha rotina e forma de trabalho, minha vida profissional era uma bagunça. Fui adaptando e testando métodos e ferramentas, até calibrar tudo num nível satisfatório. Sempre digo que buscar o sistemaque se adapta melhor em você, em todos os aspectos, é uma das melhores coisas que você pode fazer por si mesmo, profissionalmente. Os resultados que são produzidos são realmente devastadores comparados aos anteriores. Boa sorte em criar e aprimorar o seu sistema! Sucesso!

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