Como ser produtivo livre do estresse?

Estresse, quem nunca? Já se sabe que ele só atrapalha a nossa produtividade e consciência. Existem muitos estudos por trás desse estado psicológico que atrapalha várias pessoas de alta performance e sobre muita pressão. Lembrando lá da bioquímica sabemos que o hormônio adrenocorticotrófico (ACTH) é o responsável por estimular a secreção do hormônio Cortisol que é o responsável por controlar o nosso estresse. Mas além de recorrer ao nosso amigo endocrinologista podemos desenvolver métodos de produtividade que aumentam a nossa performance sem aumentar o nosso stress.

A produtividade, como citei neste artigo, entendo como: conseguir finalizar as coisas mais rápido, executar o maior volume de tarefas no menor tempo. Um dos principais princípios da produtividade é o de tirar o máximo de coisas da sua cabeça e colocar em uma fonte externa de registro, de fácil acesso e que você confie, como também citei e expliquei no artigo acima. Mas como aplicar este princípio no dia-a-dia?

A primeira coisa que deve ser entendida é que devemos organizar nossas atividades em projetos. Projetos são qualquer objetivo que precise de mais que 2 tarefas para ser concluído. Entrar na academia, por exemplo, é um projeto, pois precisa das seguintes tarefas: fazer a matrícula, marcar avaliação física, fazer avaliação física, comprar tênis apropriado, comprar camisas apropriadas, definir horários de treino, marcar elaboração do programa de treino… Fazer o aniversário surpresa do seu amigo também é um projeto: fazer o grupo no whatsapp, adicionar os amigos do colégio, adicionar os amigos atuais mais próximos, locação de local, locação de som, denifir cardápio, comprar bebidas….Começar uma nova parceria corporativa também é um projeto: enviar email para marcação do meeting, preparação da apresentação do meeting, pesquisa dos materiais de suporte à apresentação, agendamento da sala de meeting, preparação da sala de meeting, treinar a apresentação, revisar a apresentação, enviar a pauta com 1 dia de antecedência…Fazer uma nova planilha de análise de dados também é um projeto: pegar números da ação com o time de marketing, extrair determinados valores do banco de dados, revisar os objetivos do estudo com os envolvidos, estruturar a planilha, revisar a planilha…

A primeira dica aqui é: devemos conseguir identificar e listar todos os projetos com os quais estamos comprometidos.Isso não só nos dá melhor visão do que estamos fazendo como permite com que a gente consiga priorizar melhor onde iremos investir nosso tempo e energia. Além disso, tira da nossa cabeça a responsabilidade de ficar constantemente relembrando quais projetos estamos comprometidos. Uma vez listados os projetos deve haver um local onde iremos armazená-los, uma ferramenta de gestão de atividades. Existem várias ferramentas, desde as mais antigas como agendas, gavetas com divisões, post its, até as aplicações digitais mais sofisticadas, Wunderlist, Trello, Asana, entre outras. Eu particularmente uso o aplicativo Wunderlist. Essa ferramenta deve ser de fácil usabilidade e acesso.

O segundo passo é separar um tempo periódico para planejar as tarefas ou definir a estratégia que seguiremos para completar cada um dos projetos listados. Esse planejamento periódico deve ser feito com a frequência necessária para que sempre esteja confiável e atualizado. Eu o faço semanalmente. Também devemos separar um tempo para revisão dessa ferramenta, de modo que nos manteremos fiel a ela à medida que as tarefas vão sendo resolvidas no dia-a-dia e à medida que imprevistos aparecem.

Agora temos projetos definidos, uma ferramenta para geri-los e uma metodologia de planejamento e revisão desses projetos. O próximo passo é definir quais tarefas serão feitas. O ponto mais importante aqui é saber que tarefas são triggers para ações imediatas. O que for listado com tarefa sempre deve ser uma ação prática. Exemplo: “reunião com gestores” isso não é uma tarefa, é um compromisso, tarefas seriam: “enviar invite para a reunião”, ou, “preparar apresentação da reunião”. Aqui vale citar o conceito stigmergy (Parunak, 2006; Susi & Ziemke, 2001; Heylighen, 1999, 2007). Uma atividade é stigmergic se uma ação feita por um indivíduo deixa uma marca no ambiente que provoca no indivíduo (ele mesmo ou outro) um trabalho futuro. O que buscamos na definição de tarefas, no momento do planejamento, é a definição de triggers que irão provocar em nós um ação imediata no momento da execução. Mais exemplos seriam: “aniversário da minha mãe” — Não é uma tarefa. “Comprar presente para minha mãe”, “ligar para minha mãe”, “ir até a casa da minha mãe” — São tarefas.

Este tipo de metodologia faz com que durante a execução você saiba quais os próximos passos deve dar em ordem de alcançar seus objetivos, isso não só elimina sua ansiedade causada pela incerteza de projetos mal planejados, como também te demanda um custo de energia mental menor durante a execução de tarefas, uma vez que elas já estão previamente planejadas e você precisa apenas colocá-las em prática. Uma organização de atividades como esta provoca uma diferença absurda na produtividade de um indivíduo, e por consequência, este indivíduo consegue avançar mais nos projetos com os quais está comprometido, diminuindo consideravelmente situações de estresse.