如何推動組織中的「誠實」、「透明」文化?

MH
Sep 3, 2020

先老實說,這篇沒什麼知識含量,而且原本想長話短說,但打著打著又變千字長文……總之,這篇就是個有點冗長的,關於誠實的故事。

Photo by Andrew Butler on Unsplash

難以誠實的家庭小精靈

我的第一份工作在公關代理商,說穿了就是許多大品牌客戶背後的「家庭小精靈」(再講更難聽一點,我跟當時的同事都說自己是「客戶狗」)。

比如某個手機廠牌的客戶要出新機,就會找我們辦新品發表記者會,請些 model 來展示新機、做一些活動背板方便媒體拍照,最後再準備公關新聞稿和媒體禮物,讓主跑科技線的記者們能拿到最完整的資訊(比較懶惰的記者,就有可能藉此直接照抄新聞稿),至於媒體禮物……當然就是希望記者們可以多報導這支手機的資訊,畢竟每個媒體、每個版面都有價錢,作為代理商的我們,就是藉此達成所謂「品牌曝光度」的 KPI。

在公司裡,除非是很大的客戶或活動,否則通常都是每個人各忙各的案子,而且所有人都忙翻了,很少有彼此支援的機會,很多時候甚至不知道其他同事在忙什麼。

在公司外,每位公關面對客戶當然是很有禮貌,有時甚至低聲下氣,畢竟出錢的是老大,客戶可能也知道這點,說話大聲、態度不佳的大有人在;至於面對記者更不用說,記者雖然有報導篇數的 KPI,但公關也有媒體曝光的 KPI,彼此相依相存、各取所需,但畢竟媒體掌握了話語權,公關自然是謙卑再謙卑地應對記者,希望他們能刊登客戶的新聞稿。

正因為在代理商工作,那段時間的我幾乎沒什麼「靈魂」,畢竟怎可能對付錢的客戶說出真心話或真實的感受?也因此,這種日子過久了,就很難做一個「誠實」的人。

遊走在誠實邊緣的公關話術

在職場上的「誠實」是指什麼?對我來說,是有話就說、說的也是肺腑之言。是生氣了就會表達不滿、委屈了就會反映求改善、不懂了就舉手求救。

但在公關公司的我,很難做到這點。比如,被客戶的奇葩要求惹到火冒三丈,電話中還要壓抑著情緒,試著咬牙說出:「是,這個我們有在討論,稍晚再回覆給你」。被急性子的記者罵到無地自容,他不耐煩、我也無奈,只好說:「不好意思打擾了,那我再用 email 把活動資訊傳給你」。

然後給出奇葩要求的客戶又傳了 line 來,問了關於提案的各種問題,但公關只是家庭小精靈,不是百科全書,偏偏我也沒人可問,公司忙到沒時間去準備一份新人訓練手冊或某某客戶的使用說明。如果在不對的時間拿問題去煩主管,很有可能又被唸一頓,所以我只好偷偷求救 google 大神。

那一年三個月,是一段我只能靠自己的工作經歷。可能是公關當久了,所有說出口的話都變成一種「外交辭令」或「公關話術」,其實也不算 100% 說謊,但的確也不是 100% 的真相。

比如,「我不知道」變成「我們內部會再確認」、「我辦不到」變成「我會跟主管再討論看看」、「我還沒做」變成「我正在研究了」、「我不同意」或「我覺得你的做法超蠢」變成「我們內部會再想想更多替代作法,再提供給你參考」。

新創公司的「誠實味」

即使離職多個月,到了下一家公司後,我一樣難免抱著「沒人會幫我,請自求多福」的心態在工作、一樣會說出上面這些公關辭令,現在聽起來天經地義的「團隊精神」或「跨部門合作」,當時的我不是不理解,只是從來沒有在職場感受到過這件事。

接著很大的轉折是,這家公司是個新創團隊,而且是品牌端,沒有外部客戶需要應對,所以工作模式跟以前的公關代理商很不一樣,大家有話直說、跟主管的界線不再那麼分明、上班穿著隨性自由,而且到了品牌端,沒有客戶要應付了、沒有記者的電話要接了、沒有寫不完的提案與比稿了,當然,也沒有看日出數星星的熬夜加班日子了。

隨著團隊日益成熟,公司例會慢慢建立出議程、資深同事的加入讓團隊有更良性的互動、組織日漸龐大,也因此有了考核。雖然當時沒有很明確地說出團隊的使命、願景或價值觀,但大家在無形中就是很一致地往某個方向前進,漸漸地也凝聚出一種難以言喻、但很明顯可以感受到的文化,或者說是一種「氣」。

就是這股氣,帶有一絲「誠實」的味道。

至於落實到工作上,到底什麼是「誠實」?或者,再延伸一點,若要培養同事們的誠實,組織運作上也得有一定程度的「透明」,那又該如何推動呢?

1. 有問題就問

從第一天上學直到大學畢業,我都不是那種愛舉手發問的學生,躲避老師的眼神是上課必須。但進了這家公司後慢慢改變,可能也拜一些資深同事與公司風氣所賜,那是一個可以很安心發問的空間,所以我不再害怕發問,甚至激盪起這二十幾年壓抑已久的好奇心(一發不可收拾)。

此外,通常只要有第一個人舉手發問,而且這個人也能得到正面回饋的話,其他人也會「相對地」比較願意發言。儘管不一定是舉手發問,而是在公司內部群組、email、私下找主管 1 on 1 等,但整體來說,組織成員間的互動頻率,通常會有所提升。

2. 有需要幫忙就說

以前在公關公司,就是很習慣自己悶著頭做,別人不知道你在忙什麼、也不知道你的貢獻。但這倒不是說當個伸手牌就好,當然自己功課要做足,但真的找不到答案的就問,ㄍㄧㄥ在那邊也沒用。

此外,這點也仰賴公司同事要給人「安全感」,如果你知道自己拋出的問題會有人幫忙、知道自己身後多了張安全網,就不會覺得每一步都踏得很孤單、很冒險。

3. 有情緒就「委婉」表達出來

很多時候,為了場面圓融、為了彼此的表面的和平,許多人會隱藏自己真正的想法。但後來發現,有時候這些情緒和想法都是可以說出來的,只是也不能很突兀,畢竟「誠實」和「白目」或「自顧自」只有一線之隔,至於怎麼拿捏?或許這就是「說話的藝術」吧。

不滿的時候不用佯裝欣然接受,可以說「還是我們試試另一個作法」;委屈的時候也不用忍氣吞聲,試著表達「如果這樣的話,那我可能…」;真的不知道該怎麼做的時候,也不用裝會,就說「我目前真的還沒有想到解法,再給我兩天的時間研究一下」。

4. 有決定就公佈

上面說的都是針對一個「工作者」的角色,近幾年當了小主管,也試圖在自己的管理範圍內,建立起「誠實」、「透明」的風氣。

除了在自己權責之外、無法代為公佈或轉達的之外,我會盡量讓大家的認知保持同步;在主管會議中,如果得到什麼新資訊或新方向,第一時間也會公布給組內成員;同樣地,若同事們有任何疑問或意見,除了鼓勵他們在公司例會提出,我也會代為轉達,讓他們的聲音能被老闆聽見。

此外,即使是自己在工作上有所失誤,也會承認並儘速善後,文件也都是對全公司可見。

推動這樣的做法後,大家會漸漸感受到「事情都是可以討論的」、「原來我也有知道的權利」,每個人不只是組織中的小螺絲釘,而是能表達意見的一員。培養出這樣的思維後,同事們通常也會比較願意把自己的收穫或問題拋出來,

5. 有建議就說出來

這其實是在這五件事情裡面,個人覺得最困難的一個。因為上面四件事,都是從自己出發、跟自己的情緒有關,但今天如果是想要給別人建議或回饋,還得顧及對方的立場與情緒,整件事顯然複雜許多。

然而,這卻是作為主管的「不得不」。

一來,我不怕別人知道我們團隊在幹嘛,因為團隊真的有產出;二來,我也不怕自己的錯誤被人發現,反正犯錯難免,公司也鼓勵嘗試,所以真的嘗試了但失敗,那就是負責、檢討、改進然後再次嘗試。

如果沒有人願意面對錯誤、公司也無法接受試錯,最後只會變成大家都打安全牌,沒人願意做些新的改變。

同事做得很好,那當然很棒,所以就是把功勞歸給他,而且要讓其他團隊也知道;如果是做得不好呢?可以幫他補,但也不能一直這樣下去。

最後,都在同間公司工作了,其實就應該是同一個團隊、同一個目標,每天猜來猜去好累,我也很懶得回應別人的揣測,所以在能力與權責範圍,能講的盡量講,省下互相猜忌的時間,工作真的會輕鬆很多。

結尾

斷斷續續把這篇文章打完了,也不是什麼教學文,純粹是個人心得分享。「誠實」這件事情說來簡單,但一路走來,其實努力了很久,才知道所謂的「誠實」,會因為很多外在因素而很難被落實。

就像上面說的,最初在公關公司時,畢竟服務對象是外部企業,對客戶講話通常得再三修飾,有時甚至會給一些善意的謊言,避免惹禍上身,所以當時的我,其實並沒有「誠實」的意識,甚至認為自己當時也沒有「誠實」的條件。

後來,即使到了第二家公司、即使已是 in-house 品牌端,不再需要為外部客戶做牛做馬(終於),但我仍不確定有沒有這樣的空間能當個誠實的人。觀察旁邊的人的言行舉止一陣子後,漸漸發現原來「誠實」是可以被接受的,所以我開始在會議上發言、在公司群組給意見、碰到不贊成的事情也會老實說,最後,終於不用瘋狂修飾每一句話,也終於可以把那些公關辭令與面具拿掉。

但這裡想強調的是,「誠實」只是勇於表達自己的意見、勇於讓別人知道自己的想法,但這不一定是代表義無反顧或拼命違抗。我一樣會遵守公司的方向與規定,也會遵照老闆或主管的決定,但如果真的碰上不贊同的事,我也會說「我不贊同這樣做,但畢竟身為組織一員,所以我會完成我的工作」;我無法假裝自己真的認同這一切。

我不確定公司的其他人能否接受這樣的狀態,畢竟台灣人似乎普遍溫柔客氣且合群,對於老闆或主管更是如此,有意見都是私下討論、偷偷抱怨,很少在會議上公然提出。

但很剛好地,我的主管也是這種風格的人,我們的想法都是「我提出這些誠實的意見,目的不是傷害你或為了反對而反對,只是想讓事情變得更好」,有這樣的共識後,就開始推動組織的改變,畢竟這種文化、態度的事情,一定要周圍的人想法都一致,否則孤掌難鳴。

曾有同事私下問我:「你真的敢把不想做的事情推回去給老闆?」我說當然敢,但也不是擺爛不做,而是先跟老闆分析我不做的原因,比如可能跟市場脈絡與成本有關,並非出自個人因素或好惡;雖然,最後這件事情的某部分仍被強加在我頭上了(其他工作內容則分給另一位同事),我一樣表達自己的不贊成,但公司一定有其決策與考量,所以我仍然尊重、仍然接下這些事情,只是,我必須表達自己的意見。

或許有人會問,這樣是真正的誠實嗎?真正的誠實,是否不該只是「誠實地表達意見」,也得「誠實地面對自己」?比如真的被公司搞到很不爽,就沒必要硬撐下去。

但,每個人的忍耐極限值不同,也許你忍到 70% 就覺得受不了要離職,有人可能可以忍到 99%,也有人 10% 就覺得公司欺人太甚,所以,若要談到離職與否,這就落到個人選擇了。

寫到這,也不知該怎麼結尾,只是想寫點東西做為紀錄。那,就這樣吧,以此篇文章趁機回顧 2014 年天天熬夜加班的自己。

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MH

做過公關、數位行銷,2020 年轉職成為產品經理,2021 年跑到新加坡繼續當 PM。歡迎在文章留言或私信交流:mhmedium90@gmail.com (轉載文章請附原標題&原文網址即可,不用特別來信洽詢囉!謝謝)