從 2016 年初算起，在新創公司也混了兩年半，而新創公司多半都以「組織扁平化」著稱，不論是我的前公司還是現任公司，大多時候我的直屬主管就是老闆 / 創辦人，所以我想分享一下跟老闆溝通的秘訣；但不只是老闆，本篇文章的溝通對象泛指「一群忙碌的上司」，因為根據我的觀察與親身經歷，他們對我們這些下屬的要求與期望不外乎就是下文中會提到的這些，所以，繼續往下看吧！
基本溝通要素－ 5 w 模式
還記得大學時期的第一堂傳播學，老師就教了一個學者的一個理論（我完全忘記該學者名字與理論名字，剛剛 google 後才知道），哈羅德．拉斯韋爾（Harold Lasswell）提出了〈5 w 模式〉：
who（誰）
say what（說了什麼）
in which channel（透過什麼管道）
to whom（對誰說）
with what effects（產生什麼效果）
我們拿生活中的情境來舉例就好，這樣可以幫助你更快知道「溝通」這個過程中的要素。
你今天要約朋友去吃晚餐，你一定會需要一個管道來詢問他有沒有空、要不要跟你去吃某家餐廳，你想要知道的結果就是「這禮拜天晚上 7 點去吃 xx 餐廳，好嗎？」。
然後接下來你會思考：要用什麼管道問他好呢？是直接問他？還是用 fb 私訊？還是 line 他？或者更古老的打電話、傳簡訊……你想要的一定是「你最方便，且最快可以找到對方的方式」。
這整個流程歸納起來，也能套進上面說的 5 w 模式：
who（誰）：你
say what（說了什麼）：約晚餐
in which channel（透過什麼管道）：用 line
to whom（對誰說）：朋友
with what effects（產生什麼效果）：朋友回覆 yes or no
同樣地，當你要把東西交給老闆，或者有東西想給老闆討論時，也可以遵循這個模式。我們可以先把「who（誰）」跟「to whom（對誰說）」這兩個變因拿掉，因為他們是固定的，就不用特別討論。
所以就剩下三個變因：
say what（說了什麼）
in which channel（透過什麼管道）
with what effects（產生什麼效果）
基本溝通原則
在實際舉例前，還有 3 個基本原則可以一併分享：
1. 言簡意賅
基本上，上司要管的人比你多，要管的事情也比你的層級更複雜，所以回報事情一定要言簡意賅，不要繞圈子或支支吾吾或鋪陳一堆，掌握上面說的 5 w 就好，學會節省彼此的時間吧！
2. 先講結論
延續以上，上司很忙，請務必顧及彼此的工作效率，所以當你要請示或回報，可以開頭直接說「想請你看一下 xxx 文件，我已修改過，今天想交出去」，讓主管知道「你為什麼要找他」以及「他需要做什麼」，他才能更快速回答你。
3. 封閉式問題
再重申一次：上司很忙，就算他不忙，你也得假設他很忙，因為這樣你才能學會如何效率辦公。
所以與其問他：「你覺得還要做什麼修改嗎？」，不如告訴他：「我覺得這個提案還有三個地方可修改，我列在簡報裡，你參考看看」，讓上司有一個修改依據，也讓他知道你的想法、趁機適時展現自己的能力，畢竟，如果什麼都要靠上司，他怎麼會看到你的潛能呢？
訊息架構
掌握 5 w 和基本溝通 3 原則後，我再提供一個訊息架構與三個情境，基本上這個訊息架構是「基礎萬用版」，可以用在任何情境，不過可能會需要做些小修改，所以我會再分開講解你該怎麼進行溝通。
(1) 說明來意（為什麼你要找他）
(2) 告知內容（比如告訴他你做了哪些修改、跟上次不同處在哪）
(3) 告知下一步（比如告訴他接下來應該要做什麼、需要他回覆什麼）
(4) 壓死線
三個情境
1. 期望效果：讓老闆知道專案進度
這算是相對容易的，你只是要定期回報進度讓上司安心，那訊息架構大概就是：
(1) 說明來意（為什麼你要找他）
(2) 告知內容（讓他知道你目前的進度）
(3) 告知下一步（讓他知道接下來你會做什麼）
(4) 壓死線（讓他知道你什麼時候會再跟他對進度）
所以實際上的訊息會長這樣：
hi xxx，讓你看一下目前跟 xx 的合作進度
我目前已經整理好 a.b.c 三件事，接下來會弄 d.e 兩件事，預計這週五再把簡報給你看，若有問題再跟我說，感謝
不只是告知進度，也讓他知道你接下來的規劃，作為下屬，就是要讓上司放心，所以能「主動告知進度而不讓主管催促」是非常重要的。
2. 期望效果：得到老闆的意見和想法
這是我覺得最麻煩的一個階段，也就是案子已經起頭了，但還無法收尾，還在最需要腦力激盪或他人反饋的時機點。
基本上的溝通架構可以沿用上面所說的：
(1) 說明來意（為什麼你要找他）
(2) 告知內容（讓他知道你做了哪些功課、目前進度到哪）
(3) 告知下一步（讓他知道你接下來要做什麼、需要他回覆什麼）
(4) 壓死線（讓他知道他什麼時候要回覆你）
情境大概是這樣：你的公司想和某電商平台談合作，不過還沒有討論合作形式和時間點，而你目前已草擬一些方案，想請上司給建議。
hi xxx，想請你過目一下跟 xx 的合作提案
我目前覺得可以有 3 個合作方向：facebook 文章互相導流、ig 圖文合作、官網會員加購送，合作方法和預估效益細寫在下面，今年 Q4 都可以執行並上線，再麻煩你看看有沒有偏好哪種方式，麻煩這週五中午前回覆，我再寄給對方，謝謝
不過，因為你現在需要的不只是「yes or no」，你還需要他的意見，所以我再把上司分為這三類：
(1) 什麼都 ok 類
ok，這就是真的很 ok，他就是等你回報進度，要動腦？你自己去動；想不出來？你自己去想；客戶不回你？你自己去催。
這種主管不會妨礙你，但也不會幫助你，你得自立自強，對付這種主管很難也很容易，難是難在如果你對公司所屬產業或工作內容很陌生，你會迷路很久；但如果你已是老鳥或有很多想法，你就有很多發揮空間。
至於跟他溝通？他什麼都 ok，那你真的也不用太費心去想要怎麼溝通了，因為他根本不在乎；所以建議用上面的溝通架構即可，你該做的都做了，他如果哪天突然興致來想跟你討論，看完訊息也會知道該怎麼做。
(2) 什麼都不 ok 類
這當然就是很不 ok，不論是你的想法真的太不 ok，還是主管為人很機車很不 ok，如果你做什麼都被打槍，而你又自認沒那麼糟，或許就真的是碰上上司刻意刁難了，這個我愛莫能助，不放在這篇討論。
至於跟他溝通？他什麼都有碴可找，你就盡力做到該做的，反正不管怎樣他都可以刁；這邊也是建議你用上面的溝通架構即可，你該做的都做了，能避免被找碴的部分都避免了，如果還是被刁，只能說就是躲不掉了吧。
(3) 已讀不回類
你也不知道他到底有沒有想法，因為他根本不會回你！你 slack 連傳三次了，他只回個 ok 的 emoji，然後還是沒有回音；你直接到座位旁催他了，他也說 ok，結果等到下班還是沒回音。這種真的超～～～煩，真的是寧可被他打槍，也不要被已讀，因為這樣等於進度停滯。
這邊建議你除了用上面的溝通架構，最後面可以再補上一句：「如果沒有回覆，我就先以這份寄給對方唷，因為對方蠻急著要，目前團隊也確認過時程都沒問題，早點寄出就可以盡快得到對方的想法。」
也就是明示暗示兼指示告訴上司：「你如果 xx 前不回答我，我就直接寄出了。」這樣可以適時施壓，避免時程因上司而延遲；萬一上司真的沒回，哪天才突然想起甚至質問你「為什麼不先問過我意見？」，你也有個書面文件可以作證。
3. 期望效果：老闆說 yes or no
這個情境通常是這樣：你已經接獲一些指令，過程中也和老闆對過幾次進度，現在成品終於出來，想要請老闆「過目」，而且你心中期待應該不會有什麼大問題（畢竟都對過那麼多次了！），也就是說，與其「等老闆說 yes or no」，你更希望的是「老闆說 yes」。
在這樣的情況下，我會用的管道是文字 > 口頭，一是覺得文字比較清楚，可以完整表達、不會被打斷，二是覺得若直接當面報告，一般人很難直接跟你說好或不好，他們會需要時間思考，而文字表達剛好能作為一個緩衝，讓他們好好評估。
若要用文字溝通，一般來說，我會採用內部通訊軟體－－比如 slack > email，因為 slack 夠即時，能確保老闆一定有收到－－雖然他是否回你又是另一個問題了。
但你要做的當然不是直接把規格書或提案傳給老闆，然後說：「再請你看看」，這樣你永遠得不到自己要的答案，因為你的表達爛透了（恕我直言，但這樣真的很～～～爛）。
你想要得到老闆 say yes，當然就先得取得他的信任感，讓他覺得「哇你好像把細節都顧好了，那我應該沒什麼好擔心的！」，所以訊息架構會是這樣：
(1) 說明來意（為什麼你要找他）
(2) 告知內容（讓他知道你做了哪些修改、跟上次不同處在哪）
(3) 告知下一步（讓他知道你接下來會做什麼、需要他回覆什麼）
(4) 壓死線（讓他知道他什麼時候要回覆你）
情境大概是這樣：你的公司要和某電商平台談異業合作，先前已經討論過合作形式和時間，現在細部的排程出來了，要請老闆確認。
hi xxx，想請你過目一下跟 xx 的合作提案
上次已經討論過合作形式和時間，現在我把 facebook po 文的時程和內容都擬出來，設計師和社群小編都說 ok，就等你確認，我就可以把提案寄給對方了
要麻煩你在明天中午前回覆，我會再寄給對方並 cc 給你，謝謝
這樣子，「基本上」老闆就會很清楚知道目前進度、你需要他幹嘛、他何時須回覆你。
綜合以上，你可能已經看出我一直強調兩件事：效率 & 表現，「和上司溝通」這件事不只要顧及工作效率，也是你可以趁機表現自己的好機會。
當你很會摘要、很會整理進度，能夠言簡意賅地回報給上司後，接下來要做的就是「表現自己」了－－你必須讓上司知道，你不只是很有效率、做事很有系統性，你也得適時表達自己對於工作內容的想法與觀點，甚至製造和上司討論的機會，這樣才真正有達到「溝通」，而不是成為上司的傳聲筒或工具人。（至於要如何成為一個「有想法」的人，下篇文章會提到～）
