Pengembangan Fitur CRM pada Krealogi Apps-UX Case Study
Proyek pengembangan aplikasi ini merupakan bagian dari program Kampus Merdeka yaitu Study Independent yang diadakan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi dengan berkerjasama dengan pihak Skilvul untuk mengadakan pelatihan UI/UX.
Krealogi merupakan sebuah bagaian dari revolusi digital untuk UMKM Indonesia. Aplikasi Krealogi dibuat dengan tampilan yang ramah pengguna, sehigga dapat digunakan oleh pelaku usaha dari berbagai kalangan. Fitur yang dibuat juga bertujuan untuk menjawab permasalahan yang dihadapi pelaku usaha. Selain itu, Krealogi juga merupakan sebuah wadah untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan pelaku UMKM.
Krealogi memiliki tiga tipe user yakni Vendor, Producer dan juga Seller. Vendor dan Seller merupakan pengguna yang ingin melakukan penjualan produk anyaman melalui platform Du Anyam dan platform online lainnya. Sedangkan Producer adalah pelaku produksi. Lalu, bagaimana aplikasi ini bekerja?
- Vendor ataupun Seller dapat mengakses fitur-fitur yang membantu vendor dalam melakukan pencatatan terkait proses usahanya berupa: pencatatan pesanan masuk, perencanaan produksi, pencatatan keuangan, dan pencatatan inventori.
- Vendor ataupun seller dapat melakukan monitoring terhadap proses bisnisnya sesuai dengan data-data yang mereka catat berupa: pesanan masuk, rencana produksi, catatan keuangan, maupun ketersediaan barang di gudang.
- Seller ataupun Vendor dapat mendapatkan permintaan penawaran (request of quotation) pesanan dari Du Anyam dan dapat memberikan respon terkait kesediaannya
- Vendor atau Seller, pengguna aplikasi Krealogi bisa mengalokasikan pengerjaan pesanan ke Desa / Kelompok dan Pengrajin di setiap Desa
Akan tetapi, permasalahan Krealogi saat ini adalah tidak memiliki desain aplikasi yang user friendly untuk target pengguna mereka. Saat ini Krealogi membutuhkan sebuah desain aplikasi yang user friendly dan tentunya bisa membantu pengguna Krealogi untuk mencatat kegiatan operasional mereka, membuat strategi dan menjaga alur operasional mereka. Adapun beberapa fitur yang telah tersedia dan fitur yang akan tersedia nantinya :
- Production Planning and Monitoring
- Sales recording
- Expense report
- Inventory management
- Simple CRM (Belum didesain dan belum tersedia)
- Cash Flow Feature (Belum didesain dan belum tersedia)
- Integration with Logistic and Marketplace (Belum didesain dan belum tersedia)
Oleh karena itu, Krealogi bekerjasama dengan pihak Skilvul dan memberikan tantangan kepada peserta Study Independent, untuk mengembangkan fitur yang belum tersedia di aplikasi Krealogi. Saya bersama tim saya memilih untuk mengembangkan Customer Relationship Management (CRM).
Objektif
Pada studi kasus kali ini aplikasi memiliki objektif sebagai berikut :
- Gender:Tidak spesifik
- Umur:Semua umur
- Profesi:Pemilik usaha kecil, mikro, ultra mikro
- Rentang Geografis:Tidak Spesifik
Peran dalam Tim
Dalam proses pengembangan aplikasi ini, kami dibentuk dalam sebuah tim yang beranggotakan 4 orang yaitu, saya, Imam Maulana, Nabella Rosyefa Wahyudi, dan Ferra Britsya Andris. Di dalam tim ini saya bertanggung jawab sebagai koordinator dimana saya bertugas untuk memastikan seluruh proses berjalan tepat waktu dan hasilnya sesuai dengan diskusi yang telah kami lakukan. Selain itu, saya dan tim memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama dalam pengembangan aplikasi ini, yaitu
- Melakukan riset terhadap pengguna
- Mengumpulkan ide-ide dan solusi dengan berdiskusi
- Membuat Userflow dan Wireframe
- Membuat Design System
- Membuat tampilan antar-muka aplikasi
- Membuat prototype, dan
- Melakukan usability testing terhadap pengguna
Design Process
Metode yang digunakan dalam studi kasus ini adalah Design Thinking. Design Thinking adalah proses berulang dimana kita berusaha memahami pengguna, menantang asumsi, dan mendefinisikan kembali masalah dalam upaya mengidentifikasi strategi dan solusi alternatif yang mungkin tidak langsung terlihat dengan tingkat awal pemahaman kita. Pada saat yang sama, Design Thinking menyediakan pendekatan berbasis solusi untuk menyelesaikan masalah. Ini adalah cara berpikir dan bekerja serta kumpulan metode langsung.
Metode ini saya gunakan karena dalam prosesnya human centered atau berpusat pada manusia. Setiap prosesnya berasal dan ditujukan pada manusia. Sehingga saya rasa menggunakan metode ini sangat cocok dalam merancang desain sebuah aplikasi.
1 — Empathize
Tahap pertama adalah empathize, dimana saya tim kami mencari dan mengumpulkan informasi mengenai aplikasi Krealogi ini dari pengalaman pengguna sebagai landasan utama dalam pengmbangan aplikasi ini. Setelah kami melakukan riset dan analisis terhadap informasi-informasi ini agar memberikan gambaran jelas tentang masalah pengguna terhadap aplikasi Krealogi. Dalam mengumpulkan informasi — informasi ini kami melakukan In Depth Interview dengan membuat Secondary Research. Selain membuat Stimulus User Research masing — masing dari kami juga melakukan beberapa percobaan terhadap aplikasi untuk melihat perbedaan dengan aplikasi yang lain yang sering kami gunakan. Kemudian, kami juga melakukan analisis terhadap ulasan yang ada pada aplikasi Google Playstore. Dikarenakan riset dan analisis yang dilakukan sangat singkat sehingga data yang kami dapat sangat sedikit. Bisa dilihat di pranala berikut :
Fitur CRM yang saya dan tim pilih untuk dilakukan pengembangan, pengguna merasa kesulitan dalam melakukan pencatatan barang di gudang dan melakukan kontak dengan pelanggan secara bersamaan. Hal inilah yang sedang dihadapi para pengguna dikarenakan aplikasi ini tidak menyediakan basis data yang berisi kontak dari para pelanggan, sehingga para pengguna harus berhubungan dengan pelanggan melalui aplikasi seperti instagram atau whatssapp.
2 — Define
Setelah melakukan pencarian informasi — informasi dari pengguna, selanjutnya pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang telah dilakukan pada tahap Empathize,. Selanjutnya tentukan Paint Point dari pengguna, selanjutnya kelompokkan di Affinity Diagram. Setelah data terkumpul, data kemudian dianalisis sehingga mendapatkan permasalahan utama dari permasalahan yang sedang dihadapi.
Pain Points
Berikut beberapa pain points yang saya kumpulkan berdasarkan hasil riset data permasalahan yang dialami oleh pengguna.
User Persona
Selanjutnya kami membuat user persona sesuai dengan observasi yang telah dilakukan. Setelah itu kami mengidentifikasi apa saja yang menjadi masalah pada pengguna dan memberikan solusi dari masalah tersebut. Berikut user persona yang telah kami observasi :
How Might We
Pada tahap ini kita memikirkan solusi dari paint point tersebut. Setelah menemukan solusi, saya melakukan votting untuk menentukan How Might We untuk ditarik solusinya.
3 — Ideate
Setelah mendefinisikan masalah-masalah yang dihadapi oleh pengguna, selanjutnya saya mengumpulkan ide atau gagasan untuk mencari solusi dari How Might We yang ada pada tahap sebelumnya.
Solution Idea
Selanjutnya kami membuat beberapa solusi ide dari permasalahan yang dialami oleh pengguna agar dapat mendapatkan informasi yang ada diaplikasi dengan mudah.
Prioritization Idea
Setelah saya menemukan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, selanjutnya saya mengurutkan apa saja yang akan dilakukan terlebih dahulu.
User Flow
Setelah itu tim saya membuat user flow untuk menunjukkan langkah-langkah dalam menjalankan aplikasi.
Userflow-1 Kartu Nama
Pada userflow ini menggambarkan proses yang dilakukan pengguna dalam fitur Kartu Nama.
Userflow-2 Kredit dan Draft
Pada userflow ini menggambarkan proses — proses yang dilakukan oleh pengguna pada fitur Kredit dan Draft.
Userflow-3 Pengembangan Bisnis
Pada userflow ini menggambarkan proses yang dilakukan pengguna pada fitur Pengembangan Bisnis
Userflow-4 Kontak
Pada userflow ini menggambarkan proses yang dilakukan oleh pengguna pada fitur Kontak
Userflow-5 Pesanan
Pada userflow ini menggambarkan proses yang dilakukan oleh pengguna pada fitur Pesanan.
Wireframe
Selanjutnya pada tahap ini saya membuat gambaran kasar dengan menggunakan figma untuk memudahkan saya dalam mendesain User Interface.
Design System
Setelah saya membuat wireframe, tim kami melakukan riset untuk menemukan ide-ide yang sesuai dengan objektif dari aplikasi yang akan kami rancang. Maka dari itu untuk memudahkan dan mengefisienkan waktu dalam perancangan aplikasi ini kami membuat design system. Selain memudahkan dan efisien design system juga membuat design dalam aplikasi terlihat konsisten.
Color
Typography
Button Style
Bottom Navigation
Header Halaman
Text Field
High-Fidelity
Pada tahap ini kami melakukan implementasi semua ide dan gagasan yang telah kami kumpulkan dan dibuat diawal tadi ke dalam bentuk visual.
High — Fidelity Halaman Beranda
Untuk dihalaman beranda sendiri tim kami tidak melakukan banyak perubahan. Disini kami hanya menambahkan menu baru yaitu untuk melengkapi akun jika belum lengkap bagian badan halaman.
High — Fidelity Halaman Akun
Perubahan desain pada halaman ini hanya menambahkan Fitur Kartu Nama dan Daftar Kontak Pelanggan.
High — Fidelity Fitur Kartu Nama
Penambahan fitur ini disematkan pada halaman Akun yang sudah ada sebelumnya karena halaman ini merupakan halaman yang memuat semua informasi pribadi sehingga tidak harus membuat sebuah menu baru lagi.
Fitur ini merupakan sebuah fitur yang sangat penting terutama dalam dunia bisnis untuk mengenalkan bisnis atau usaha yang sedang dijalani kepada konsumen atau orang lain. Dalam pengembangannya pengguna dapat membuat kartu nama dan dapat disimpan di galeri telepon sehingga dapat dibagikan ke media sosial, dihapus, serta dapat diubah informasinya. Kami juga menambahkan beberapa overlay yang bertujuan untuk mencegah kesalahan saat menghapus atau mengubah informasi pribadi pada kartu nama. Dalam kartu nama berisi informasi pelaku bisnis atau pengguna aplikasi, seperti nama lengkap, no. hp, email, alamat, alamat website, dan logo/foto. Selain itu, kami menambahkan beberapa desain kartu nama yang sangat bervariasi untuk menambah kesan yang baik pada konsumen dan orang lain ketika pengguna membagikannya.
High — Fidelity Fitur Pengembangan Bisnis
Fitur ini merupakan content yang berisi tentang bagaimana pengguna akan membangun brand yang kuat, membuat konten yang menarik, dan lain sebagainya. Fungsi dari fitur adalah memberikan pelatihan serta artikel — artikel yang asyik dan menarik tentunya.
High — Fidelity Fitur Kontak
Fitur ini memiliki akses baru pada menu Akun, tepat berada dibawah kontak pelanggan. Fitur ini berfungsi untuk menyimpan data kontak pelanggan di dalam aplikasi Krealogi. Sehingga, ketika proses menghubungi pelanggan menjadi lebih cepat. Hal ini diharapkan memudahkan pengguna untuk mengelola pencatatan sekaligus relasi dengan pelanggannya.
Fitur ini berisi informasi berupa nama, no. hp, email, dan alamat yang bertujuan untuk memudahkan pengguna unutk mengakomodasi pelanggan yang memiliki tempat usaha, sehingga tidak perlu membuat kontak baru lagi untuk memuat alamat yang berbeda. Pengguna juga dapat mengatur kontak menjadi kontak favorit, dan akan muncul di halaman kontak favorit untuk memudahkan pencarian kontak — kontak pelanggan yang selalu berkomunikasi dengan lancar agar lebih cepat.
High — Fidelity Fitur Pesanan
Pada fitur ini hanya ada sedikit perubahan dengan menghilangkan notifikasi Total pembayaran yang telah lunas atau belum dan diganti menjadi notif untuk jenis barang apakah sudah jadi atau belum.
4 — Prototyping
Setelah ide telah dibuat selanjutnya kami mewujudkannya dalam bentuk mock up yang bertujuan menguji desain dan ide yang telah dibuat. Selain itu, dalam prototype ini juga berfungsi untuk mengetahui desain apakah berjalan dengan baik atau tidak. Untuk melihat prototype dapat dilihat dibawah :
5 — Testing
Setelah membuat prototype secara keseluruhan, perlu dilakukan User Research sebagai sebagai parameter keberhasilan dari pengembangan fitur. User Research dilakukan dengan metode In-Depth Interview dan Usability Testing pada prototype testing kepada pengguna. Oleh sebab itu, dilakukannya testing yaitu untuk mengetahui bagaimana interaksi antara pengguna dengan prototype yang telah dibuat. Selain itu pada tahap ini akan mendapatkan ide baru dan feedback dari pengguna. Dari feedback ini kita bisa meningkatkan performa serta desain dari produk yang telah kita buat.
User Research kami lakukan kepada 1 pengguna via Google Meet yang merupakan salah satu mahasiswa berusia 20 tahun, yang menjalankan bisnis kaos distro. Dari hasil yang telah kami dapat dari In — dept Interview yang dilakukan menghasilkan informasi bahwa, responden merasa kesulitan dalam melakukan pencatatan hanya dengan manual dikarenakan banyaknya barang yang keluar dan masuk dari dalam gudang. Terlebih ketika mendekati hari besar toko responden memberikan promo kepada pelanggan sehingga sulit untuk melakukan pencatatan.
Sebelum melakukan Usability Testing kami membuat skenario terlebih dahulu, untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Stimulus Research yang telah kami buat disini. Untuk hasil Usability Testing yang telah dilakukan menghasilkan informasi sesuai task yang diberikan, sebagai berikut :
Task — 1 Kartu Nama
Task — 2 Pengembangan Bisnis
Task —2 Kontak
Usability Metrics
Pada tahap ini kami menggunakan Single Ease Question untuk mengukur tingkat kepuasan, kegunaan, dan kemudahan pengguna dengan menggunakan Skala Likert. Dalam pelaksanaannya kami akan memberikan pertanyaan berdasarkan task yang kami sudah sediakan sebelumnya.
Berikut hasil score dengan menggunakan Skala Likert untuk mengukur tingkat kepuasan, kegunaan, dan kemudahan pengguna yang kami dapatkan dari partisipan :
Iterasi UI Design
Pada tahap ini kita melakukan bererapa perubahan pada tampilan antar-muka pengguna guna memenuhi kebutuhan pengguna yang telah kita dapatkan pada Usabilty Testing.
Iterasi pada Fitur Tambah Kontak Pelanggan
Iterasi Pada Halaman Kontak
Kesimpulan
Proyek ini melalui seluruh proses yang sesuai dengan pengalaman yang telah kami pelajari selama di Skilvul, fitur CRM untuk aplikasi Krealogi telah selesai dan memiliki gambaran yang jelas terkait cara kerja fitur CRM, serta keseluruhan tampilannya. Proyek yang didesain ini semoga bisa menjadi rekomendasi desain kepada tim Krealogi untuk mengembangkan dan meningkatkan aplikasi Krealogi nantinya.
Setelah menyelesaikan semua tahapan ini, kami mendapatkan pengalaman serta ilmu yang berharga dari mentor dan teman-teman yang lain. Dari tugas ini saya dapat menyimpulkan bahwasanya semua tugas yang telah diberikan oleh mentor membantu saya untuk mempelajari hal baru, baik itu tentang materi yang ada dalam pembelajaran, bagaimana menjadi seorang UI Designer yang baik, dan banyak hal yang telah diajarkan.
Kalimat Penutup
“Terima kasih sudah berbagi pengalaman, pelajaran, dan ilmu yang sangat bermanfaat, serta waktu yang telah diluangkan setiap saat untuk memberikan arahan. Semoga hal yang diberikan bisa menjadi pegangan untuk saya pribadi dikemudian hari, bulan, dan tahun kapanpun itu.”
