Los mejores aprendizajes de facilitar en remoto

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“La facilitación en remoto era un reto interesante desde antes del COVID-19. Ahora que contamos con herramientas potentes, centradas en este tipo de dinámicas, es mucho mejor.” — Maud Plessis. IDEAN, estudio de diseño de CAPGEMINI.

Planificación y estructuración de un workshop remoto

  • Planificar sesiones mucho más cortas y distribuidas en varios días, con una duración máxima de 2 horas por sesión, con descansos de 5 a 10 mins, al menos, cada 50 mins para mantener la atención de los participantes.
  • Es importante elegir herramientas de colaboración con las que los participantes se sientan cómodos y hacer tests antes de la sesión. Considerar tener preparado un plan B tanto de canal de comunicación (Zoom, Meet, Teams, Skype, etc) como de herramientas colaborativas (Miro, Freehand, Mural, Gdocs, etc), en caso de problemas.
  • Nunca olvides verificar que los participantes tengan acceso a una buena conexión a internet y que se conecten con su ordenador y no por teléfono.
  • Siempre es una buena práctica compartir la agenda con anticipación, declarar lo que se espera de los participantes de manera muy clara y resolver todas las dudas que vayan emergiendo.
  • El onboarding a las herramientas previo al taller es clave cuando los participantes no están familiarizados con estas. Bastará con una sesión de 15 mins para enseñar cómo acceder a la herramienta y a utilizar funcionalidades básicas de participación como escribir, votar y dibujar.

Gestión de sesiones asíncronas y sincrónicas

  • En las sesiones sincrónicas, los integrantes del equipo se encuentran juntos, trabajando en un mismo espacio y compartiendo en tiempo real. El objetivo de las sesiones asíncronas es facilitar tareas que no requieren que el equipo esté en un mismo tiempo y espacio. Saber combinar ambos modos de trabajo es muy potente para aprovechar al máximo el tiempo de los participantes.
  • Algunos ejemplos de tareas asíncronas previo a una sesión conjunta pueden ser: rellenar un formulario, envío de contenidos, lecturas previas, benchmarks, un icebreaker como ejercicio de familiarización con la herramienta.
  • Algunos ejemplos de actividades asíncronas posteriores a una sesión conjunta pueden ser: recabar feedback de la sesión, continuar una ideación de forma individual, dejar deberes posteriores a la sesión.
  • Las sesiones asíncronas también necesitan de planificación y coordinación previa. Hay que tener en cuenta la disponibilidad que los participantes y la prioridad que pueden darle a la tarea. Se puede apoyar a los participantes bloqueando el tiempo necesario en sus calendarios, con previo acuerdo.
  • Para lograr un mayor cumplimiento de las tareas asíncronas, es importante que las instrucciones sean muy claras, establecer un canal de comunicación para hacer seguimiento y no pedir tareas simplemente por pedir.
  • Los participantes pueden ser más productivos con la herramienta de su preferencia. Para realizar las tareas asíncronas hay que ser flexibles y no casarse con una herramienta única. Es tarea del facilitador consolidar el contenido y darle forma para trabajarla en sesiones conjuntas.
  • Para pedir tareas asíncronas, es recomendable crear cohesión del grupo en una sesión conjunta generando mayor compromiso entre los participantes. Crear un ritmo y mantener el momentum por medio de check-ins y rituales ayuda a dar tracción con las tareas asíncronas. En el caso de trabajo entre equipos de consultores y clientes es importante asignar un responsable por cada parte.

Facilitación y co-facilitación, roles a tener en cuenta

  • El número de participantes determinará el apoyo necesario para preparar un taller remoto. El equipo organizador del taller debe asignarse roles claros y establecer un canal alternativo de comunicación para no distraer a los participantes.
  • El rol del facilitador es clave para presentar y guiar toda la sesión. Los co-facilitadores apoyan tomando notas, estando al pendiente del contenido, del tiempo, del chat o de las preguntas.
  • En talleres remotos es clave que una persona se haga cargo de los aspectos técnicos del taller, ya sea zoom-máster o simplemente esté atento para apoyar a participantes que tengan problemas de conexión. Un tip pro, es hacer un screenshot del área de trabajo para aquellos que tengan problemas de conexión y enviarlo por correo.
  • Tener un fondo de pantalla distintivo u otro tipo de insignia en la video llamada ayuda a los participantes a identificar los distintos roles, como invitados expertos o facilitadores, a quiénes pueden solicitar ayuda o dirigir sus dudas.

Dinámicas grupales y gestión de breakouts

  • Las tareas de una sesión remota son mucho más cortas y concretas que lo que haríamos en un taller presencial. Las instrucciones deben ser muy claras y visibles en todo momento para permitir a cualquiera se pierda volver a reconectar.
  • Es preferible que haya una persona asignada para gestionar los grupos de breakouts. Los grupos grandes hacen que se disperse la atención, se recomiendan que tengan un máximo de 6 personas. Muchos recomiendan hacer pares, así se estimulan a escuchar o a escribir sin que ninguno se distraiga. Lo mejor es que cada equipo tenga su propio espacio de trabajo.
Paneles para los breakouts.
  • Para empezar el breakout, se recomienda hacer un breve ice-breaker para que el grupo se conozca e interactúe fácilmente. Esto también sirve para incentivar la participación de todos.
  • Hay que dejar tiempo para compartir lo escrito por el equipo. Las intervenciones son más fluidas cuando se llama a cada participante por su nombre y se explicita el tiempo que tiene para compartir.
  • El trabajo en equipo puede durar entre 20 y 30 minutos. Es útil poner deadlines claros para generar presión positiva.
  • En algunas dinámicas, espacios de trabajo privados o cuidar del anonimato ayuda para dar confianza a los participantes al momento de tomar decisiones o aportar puntos de vista. Un ejemplo es pedir que escriban/dibujen en una hoja de su cuaderno, compartan una foto por correo, o activar el modo de votación en incógnito.

Otros tips más pro

Para cerrar…

Los participantes compartieron sus ice-breakers favoritos.

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Aprendiendo, compartiendo y reflexionando con unas cañas. Since 2010

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