Los mejores aprendizajes de facilitar en remoto

En Service Design Drinks Madrid celebramos nuestro primer evento online con más de 50 profesionales. El objetivo de este drinks fue compartir trucos y aprendizajes sobre facilitación remota. Para esta sesión contamos con expertos aportando diversas perspectivas del diseño: Bea Belmonte desde el sector público, Maud Plessis y Filipa Costa desde la perspectiva consultoras, Mae Larraín, una de nuestras organizadoras, desde la perspectiva de un equipo interno de diseño y Nicolás LeBlanc como consultor independiente. Gracias a estos expertos y a los participantes aprendimos mucho de este primer evento.

Peimer evento online de Service Design Drinks Madrid.

“La facilitación en remoto era un reto interesante desde antes del COVID-19. Ahora que contamos con herramientas potentes, centradas en este tipo de dinámicas, es mucho mejor.” — Maud Plessis. IDEAN, estudio de diseño de CAPGEMINI.

Previo al evento, los asistentes votaron aquellos aspectos que deseaban profundizar. Utilizamos estos temas para enfocar las conversaciones durante la sesión. En este post os compartimos la síntesis de lo comentado en todos los equipos:

Planificación y estructuración de un workshop remoto

Al igual que para un taller presencial, es muy importante poner foco en los objetivos y alcance de una sesión remota. Un factor a tener en cuenta es el tiempo. Cuando se facilita en remoto el tiempo cunde menos por que todo debe suceder paso a paso con tareas más simples e instrucciones muy claras. Requiere que sea mucho más guiado, mantener la atención y la energía del grupo en un entorno remoto es mucho más retador. Para mitigar algunos de estos retos se proponen las siguientes recomendaciones:

• Planificar sesiones mucho más cortas y distribuidas en varios días, con una duración máxima de 2 horas por sesión, con descansos de 5 a 10 mins, al menos, cada 50 mins para mantener la atención de los participantes.

“Puedes hacer una sesión de 3 horas en un solo día si pones la hora de la comida enmedio, para permitir que los participantes descansen de la pantalla un tiempo más prolongado y vuelvan frescos.” — Nicolás LeBlanc. Strategic designer y facilitador Independiente.

• Es importante elegir herramientas de colaboración con las que los participantes se sientan cómodos y hacer tests antes de la sesión. Considerar tener preparado un plan B tanto de canal de comunicación (Zoom, Meet, Teams, Skype, etc) como de herramientas colaborativas (Miro, Freehand, Mural, Gdocs, etc), en caso de problemas.

“Las herramientas que no me pueden faltar son un board digital-interactivo y algo que permita ver las caras de los participantes y sus reacciones. Para colaborar en los talleres, lo mejor es utilizar las herramientas con las que los participantes se sientan más cómodos.” — Filipa Costa. Diseñadora en Fjord Estocolmo.

• Nunca olvides verificar que los participantes tengan acceso a una buena conexión a internet y que se conecten con su ordenador y no por teléfono.
• Siempre es una buena práctica compartir la agenda con anticipación, declarar lo que se espera de los participantes de manera muy clara y resolver todas las dudas que vayan emergiendo.
• El onboarding a las herramientas previo al taller es clave cuando los participantes no están familiarizados con estas. Bastará con una sesión de 15 mins para enseñar cómo acceder a la herramienta y a utilizar funcionalidades básicas de participación como escribir, votar y dibujar.

Gestión de sesiones asíncronas y sincrónicas

• En las sesiones sincrónicas, los integrantes del equipo se encuentran juntos, trabajando en un mismo espacio y compartiendo en tiempo real. El objetivo de las sesiones asíncronas es facilitar tareas que no requieren que el equipo esté en un mismo tiempo y espacio. Saber combinar ambos modos de trabajo es muy potente para aprovechar al máximo el tiempo de los participantes.
• Algunos ejemplos de tareas asíncronas previo a una sesión conjunta pueden ser: rellenar un formulario, envío de contenidos, lecturas previas, benchmarks, un icebreaker como ejercicio de familiarización con la herramienta.
• Algunos ejemplos de actividades asíncronas posteriores a una sesión conjunta pueden ser: recabar feedback de la sesión, continuar una ideación de forma individual, dejar deberes posteriores a la sesión.

“El cambio a remoto no ha sido fácil porque no teníamos esa cultura. Estos últimos meses hemos tenido bastantes aprendizajes. Me he enfocado mucho en hacer plantillas y guías para facilitar la vida al resto de compañeros.” — Mae Larraín. Service Designer, BBVA en Madrid.

• Las sesiones asíncronas también necesitan de planificación y coordinación previa. Hay que tener en cuenta la disponibilidad que los participantes y la prioridad que pueden darle a la tarea. Se puede apoyar a los participantes bloqueando el tiempo necesario en sus calendarios, con previo acuerdo.
• Para lograr un mayor cumplimiento de las tareas asíncronas, es importante que las instrucciones sean muy claras, establecer un canal de comunicación para hacer seguimiento y no pedir tareas simplemente por pedir.
• Los participantes pueden ser más productivos con la herramienta de su preferencia. Para realizar las tareas asíncronas hay que ser flexibles y no casarse con una herramienta única. Es tarea del facilitador consolidar el contenido y darle forma para trabajarla en sesiones conjuntas.
• Para pedir tareas asíncronas, es recomendable crear cohesión del grupo en una sesión conjunta generando mayor compromiso entre los participantes. Crear un ritmo y mantener el momentum por medio de check-ins y rituales ayuda a dar tracción con las tareas asíncronas. En el caso de trabajo entre equipos de consultores y clientes es importante asignar un responsable por cada parte.

Facilitación y co-facilitación, roles a tener en cuenta

• El número de participantes determinará el apoyo necesario para preparar un taller remoto. El equipo organizador del taller debe asignarse roles claros y establecer un canal alternativo de comunicación para no distraer a los participantes.
• El rol del facilitador es clave para presentar y guiar toda la sesión. Los co-facilitadores apoyan tomando notas, estando al pendiente del contenido, del tiempo, del chat o de las preguntas.
• En talleres remotos es clave que una persona se haga cargo de los aspectos técnicos del taller, ya sea zoom-máster o simplemente esté atento para apoyar a participantes que tengan problemas de conexión. Un tip pro, es hacer un screenshot del área de trabajo para aquellos que tengan problemas de conexión y enviarlo por correo.
• Tener un fondo de pantalla distintivo u otro tipo de insignia en la video llamada ayuda a los participantes a identificar los distintos roles, como invitados expertos o facilitadores, a quiénes pueden solicitar ayuda o dirigir sus dudas.

Dinámicas grupales y gestión de breakouts

• Las tareas de una sesión remota son mucho más cortas y concretas que lo que haríamos en un taller presencial. Las instrucciones deben ser muy claras y visibles en todo momento para permitir a cualquiera se pierda volver a reconectar.
• Es preferible que haya una persona asignada para gestionar los grupos de breakouts. Los grupos grandes hacen que se disperse la atención, se recomiendan que tengan un máximo de 6 personas. Muchos recomiendan hacer pares, así se estimulan a escuchar o a escribir sin que ninguno se distraiga. Lo mejor es que cada equipo tenga su propio espacio de trabajo.

Paneles para los breakouts.

• Para empezar el breakout, se recomienda hacer un breve ice-breaker para que el grupo se conozca e interactúe fácilmente. Esto también sirve para incentivar la participación de todos.
• Hay que dejar tiempo para compartir lo escrito por el equipo. Las intervenciones son más fluidas cuando se llama a cada participante por su nombre y se explicita el tiempo que tiene para compartir.
• El trabajo en equipo puede durar entre 20 y 30 minutos. Es útil poner deadlines claros para generar presión positiva.
• En algunas dinámicas, espacios de trabajo privados o cuidar del anonimato ayuda para dar confianza a los participantes al momento de tomar decisiones o aportar puntos de vista. Un ejemplo es pedir que escriban/dibujen en una hoja de su cuaderno, compartan una foto por correo, o activar el modo de votación en incógnito.

Otros tips más pro

Uno de los retos más grandes para facilitar en remoto es desarrollar la sensibilidad para medir el engagement de los participantes. Es importante prestar atención a lo que escuchas y a lo que no escuchas, tonos de voz, ruidos del ambiente, niños alrededor, mascotas, construcciones, la expresión de las personas si tienen sus cámaras puestas, etc.

En caso de encontrarte en la situación donde el equipo está disperso o bajo de energía es importante saber improvisar y meter un pequeño break o energizer. También puedes considerar empezar a implementar breves rondas de check-in antes de iniciar una sesión para medir el estado de ánimo de cada participante.

Facilitar talleres remotos es una habilidad que se desarrolla con la práctica. Para mejorar es importante tomar nota de lo que funciona y lo que no funciona, recoger feedback de los participantes de la sesión y explorar nuevas herramientas o formatos.

“Tenemos proyectos de innovación abierta que hemos tenido que transformar, probando muchas fórmulas que vamos iterando. La herramienta que no me puede faltar es la agenda, el timing es esencial para manejar el ritmo.” — Bea Belmonte. PublicTech Lab, IE

Para cerrar…

Finalmente, dejamos abierto el catálogo de ice-breakers compartidos, esperamos que vaya creciendo más y más en el futuro y le sea útil a toda la comunidad.

Los participantes compartieron sus ice-breakers favoritos.

Muchas gracias a todos los participantes y los expertos por haber compartido su tarde del viernes con la comunidad. Hemos recogido todos los aprendizajes y sugerencias para que la próxima sesión vaya mejor. Igualmente agradecemos a Miró, por patrocinar el Team Plan que permite daros acceso sin logarse al board de la sesión.

Esperamos poder continuar haciendo más eventos remotos con la comunidad. Nos vemos en el próximo drinks! 🍹