Les entretiens annuels

maévane grot
Nov 7 · 5 min read

Les entretiens annuels sont un moment privilégié entre le collaborateur et le manager pour :
- Faire le bilan de l’année écoulée, avec les points forts & les axes d’amélioration,
- Et fixer les objectifs pour l’année à venir.

Dans l’entreprise, les entretiens annuels étaient réalisés sous format papier, ce qui empêchait la traçabilité de ces derniers. Ce manque de suivi et de traçabilité engendraient de réelles difficultés pour le manager et le collaborateur pour réaliser les objectifs fixés durant l’année. En effet, l’entreprise n’offrait pas le moyen de pouvoir suivre ces entretiens, ni de pouvoir le relire si nécessaire (dans le cas où le formulaire était perdu par les parties prenantes).

Par ailleurs, l’entretien annuel nécessite de respecter une méthodologie et une approche orientée sur la préparation, l’échange et la place laissée au collaborateur. En effet, les entretiens annuels étaient souvent réalisées sans préparation et l’échange n’était pas toujours au rendez-vous. Ainsi, cela créait un sentiment de frustration vis à vis du collaborateur.

De surcroît, lors de la notation des objectifs réalisées sur l’année, le manager ne donnait pas toujours de sens. Or, l’impact de cette notation est assez importante car elle permet d’octroyer une prime annuelle au collaborateur.

Ainsi, dans l’objectif d’assurer la bonne réalisation de ces entretiens et qu’ils puissent vraiment servir la performance et l’engagement des collaborateurs, il est donc recommandé à la Direction de dématérialiser les entretiens annuels.

Après un long travail de réflexion portée sur les attentes des collaborateurs, via plusieurs groupes projets, incluant des collaborateurs, la Direction des Ressources Humaines en partenariat avec de la Direction des Systèmes Informatiques a créé et mis en oeuvre une plateforme dématérialisée, propre à l’entreprise. Celui-ci vise à regrouper au fur et à mesure, l’ensemble des formulaires RH.

Ainsi, après plusieurs mois de travail, le déploiement de cet outil a vu le jour !

Aujourd’hui, chaque collaborateur peut désormais se connecter sur cette plateforme, accessible via l’intranet de l’entreprise. La page d’accueil de la plateforme comprend des actualités RH, mais aussi une définition des différents types d’entretiens à réaliser (annuels, professionnels ou mi-parcours).

Par ailleurs, un onglet “Conseils” permet aux managers et collaborateurs de trouver plusieurs Guides leur permettant de les accompagner dans cet exercice, pas toujours évident.

Grâce à l’onglet “Historique”, le collaborateur et son manager peuvent revenir à tout moment de l’année sur l’entretien réalisé, qui apparaît alors en vert quand les deux parties l’ont validé.

Lorsque le collaborateur doit réaliser son entretien, il arrive sur cette page, lui permettant de recenser ses informations. Cette page est personnalisée avec son nom, prénom, poste, ancienneté, nom de manager, puisque il y a accès grâce à ses identifiants attitrés. Lorsque il aura fini de remplir son entretien, il devra cliquer sur le bouton “Soumettre” en haut à droite afin que celui-ci soit envoyé à son manager.

Le collaborateur sera ensuite amené à réaliser son bilan de l’année écoulée : ses réussites, ses plus grandes fiertés, les difficultés qu’il a rencontré ainsi que ses relations avec l’équipe.
Il devra alors mettre en avant ses 3 motivations principales dans son travail. Pour finir, il lui ai demandé de s’exprimer sur son équilibre vie professionnelle / vie privée pour que son manager puisse agir sur son bien être si le collaborateur met un point de vigilance là dessus.

Le manager, de son côté, devra noter les objectifs de l’année passée de son collaborateur. Ceux-ci ne pourront être validés qu’une fois que le collaborateur les aura approuvés. Ces objectifs sont notés de 1 à 5 : de “Non Atteint” à “Objectif dépassé”. Les deux parties doivent donc se mettre d’accord sur l’atteinte ou non de cet objectif, en échangeant leurs points de vue.

Le manager et son collaborateur sont ensuite amenés à noter les compétences (savoir-être) du collaborateur. De la même manière, les deux parties partagent leurs opinions avant de décider la juste note des compétences allant du Niveau 1 “Pas utilisée ou peu nécessaire pour le poste”, au Niveau 5 “Utilisée régulièrement et met en place des moyens pour s’améliorer”.
Ils rédigeront ensemble des commentaires sur les compétences.
Enfin, le manager aura réalisé en amont un commentaire sur l’année écoulée qu’il partagera avec son collaborateur lors de leur échange.

Pour finir, le manager et son collaborateur devront définir des objectifs opérationnels pour l’année à venir, ainsi qu’une compétence à développer. Ces objectifs et compétence devront solliciter des actions par le manager et par le collaborateur, qu’ils préciseront dans les zones réservées.
Dans cette entreprise, il est primordial de définir les objectifs ensemble, car cela permet de donner du sens à ce que l’on attend d’un collaborateur, et que celui-ci puisse être acteur de son parcours professionnel et de ses missions.

L’entretien terminé, un mail automatique est envoyé au collaborateur pour qu’il le valide de son côté avec ses identifiants. Cela permet ainsi de respecter l’obligation légale de la signature des deux parties (l’identifiant étant personnalisé). L’entretien dure en moyenne 1h / 1h30. Il sera donc repris pour le suivi des objectifs l’année suivante !

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