Welche Produktivitätstools braucht eine Firma heute?

In zahlreichen Beratungsprojekten stellt sich uns immer wieder die Frage welches Software oder welches Tool sich am Besten zum Verwalten von OKRs eignet. Die Antwort ist meist eine Gegenfrage: „Welche Tools werden denn bisher in der Firma verwendet?“. Der Ansatz ist rech einfach: Wer heute noch Informationen ausschliesslich in Dateien speichert, diese in unterschiedlichen Versionen versendet und Kommunikation ausschliesslich per eMail betreibt, der braucht wahrscheinlich nicht als erstes ein OKR Tool sondern viel mehr Tools zu Verwaltung von Information und Kommunikation im Allgemeinen. Doch welche Software sollten Unternehmen heute einsetzen?

Sogenannte SaaS (Software as a Service) Lösungen bieten eine schnelle, einfache und kosteneffiziente Möglichkeit, spezielle Software für unterschiedliche Aufgabenbereiche einzusetzen, ohne eine eigene IT Abteilung im Haus zu haben, die sich um Installation und Pflege solcher Systeme kümmert. In gewissen Anwendungsfällen spielt hier das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit eine Rolle, so dass ein In-House-Hosting der Anwendungen empfehlenswert ist.

Im Wesentlichen kann man folgende Kategorisierung zur Einordnung der Anwendungsgebiete verwenden: Information (auch im Sinne von Dokumentation), Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Dateiverwaltung.

Information

Die Verwaltung von Informationen ist in der Vergangenheit fast ausschliesslich in Form von Dateien abgelaufen. In dieser Beziehung hat sich das Nutzerverhalten massiv verändert. Nutzer wollen heute schneller und ohne Wartezeiten an die gespeicherten Informationen gelangen. Eine Vernetzung der Bezüge untereinander ist wichtiger als je zuvor und schon eine kurze Wartezeit beim Öffnen einer Datei kann dazu führen, dass Informationen nicht abgerufen oder gespeichert werden, obwohl der Mehrwert klar erkennbar wäre. Aus diesem Grund bietet es sich an Informationen so gut es geht nicht Dateibasiert zu speichern und zu verwalten. Das Internet macht es uns vor. Alle Informationen sind miteinander vernetzt und lassen sich grenzenlos durchsuchen. Diese Blaupause kann auch für die Verwaltung von Informationen innerhalb eines Unternehmens verwendet werden.

Confluence
Confluence ist ein Tool für internes Wissensmanagement. Oftmals wird diese Art auch als Intranet oder Wiki bezeichnet. Leider sind diese Arten von Tools und Informationsspeichern in Verruf geraten, da dort meist veraltete Informationen verstauben, die keine Relevanz haben. Doch Confluence bietet die ideale Möglichkeit um Informationen zentral zu verwalten, zu vernetzen und Änderungen mit anderen zu teilen. Als aktives Intranet können hier zum Beispiel neben Projekten auch jegliche Arten von Meetings protokolliert werden etc. Die verschiedenen Bereiche ermöglichen eine übersichtliche und rechtsbasierte Trennung von Informationen

Evernote
Evernote funktioniert im privaten Umfeld als erweitertes Gehirn. Alles was man nicht vergessen will und jemals wieder finden will kann hier gespeichert werden. Die einzelnen Notizbücher ermöglichen eine Zusammenarbeit mit mehreren Anwendern. Diese kann vor allem auch offline erfolgen, so dass das Arbeiten zum Beispiel im Flugzeug problemlos möglich ist, da die Informationen offline vorgehalten und im Anschluss wieder synchronisiert werden.

Kommunikation

Kommunikation lässt sich heute meist unterscheiden in Kommunikation, die einem gewissen Thema zugeordnet werden kann und allgemeinen Themen, die keine Zuordnung oder Dokumentation erfordern. Themenbezogene Kommunikation sollte direkt am „Objekt“ stattfinden. So kann zum Beispiel direkt in Confluence eine Abstimmung zu einem Projekt innerhalb der jeweiligen Projektseite stattfinden. Nutzer die später hinzu kommen, können den Verlauf der Unterhaltung nachvollziehen.

Slack
Slack bietet die Möglichkeit eigene Channel für unterschiedliche Themen oder Projekte zu erstellen, so dass Informationen und Updates zu einem bestimmten Thema direkt in einem Channel gepostet werden können. Durch die Anbindung zahlreicher Schnittstellen zu anderen SaaS Lösungen können auch Informationen anderer Tools direkt in die Channel integriert werden. Virtuelle Teams können sich so schnell und effizient zu den jeweiligen Themen austauschen, ohne reine Chats, die keinem spezifischen Thema zugeordnet werden können, wie dies zum Beispiel in Skype der Fall ist. Gruppen-Audio-Calls sind bereits innerhalb eines Channels möglich. Die Video Funktion wird sicher folgen.

Uberconference
Nachdem wir wirklich viele verschiedene Telefonkonferenzsysteme ausprobiert haben scheint Uberconference einer der besten Services zu sein. Die Einwahl ist in der Premium Version auf 100 Teilnehmer begrenzt und es können sogar Verbindungen zu Google Hang outs hergestellt werden, so dass man sich per Telefon in einen Hang Out einwählen kann. Das schafft endlich eine Verbindung zwischen der internetbasierten Konferenzwelt in Video-Calls und der klassischen Welt der Telefonkonferenzen. Calls lassen sich auch aufzeichnen, so dass im Nachhinein einfach ein Protokoll erzeugt werden kann.

Aufgabenverwaltung

Aufgaben und Ziele so zu verwalten, dass man selbst und andere einen Überblick haben ist einer der Kernbestandteile erfolgreichen Managements und erfolgreicher Selbstorganisation. Die Anzahl der Tools zur Aufgabenverwaltung und zum Projektmanagement sind fast unerschöpflich. Viele Tools wie Jira sind beispielsweise für Entwickler prädestiniert, für die normale Projektarbeit aber meist etwas überdimensioniert.

Wunderlist
Mit Wunderlist lassen sich Aufgaben und OKRs hervorragend verwalten (Mehr zur Verwaltung von OKRs mit Wunderlist gibt es hier). Die einzelnen Listen können einfach geteilt werden und die Aufgaben werden einzelnen Personen zugeteilt, so dass man einfach einen Überblick über anstehende Aufgaben behalten kann. Die Kommunikation kann einfach zu den jeweiligen Aufgaben stattfinden und alle Teilnehmer der Liste werden darüber informiert. Besonders reizvoll macht Wunderlist die anspruchsvolle Gestaltung und die nutzerfreundliche Verfügbarkeit auf zahlreichen Plattformen durch eigene Programme und Apps.

Asana
Für größere und komplexere Aufgabenstellungen und Projektmanagement eignet sich Asana. Hier lassen sich die Projekte und dazugehörigen Aufgaben darstellen und mit den zugehörigen Informationen ergänzen. Recht ähnlich zu Asana funktioniert Basecamp als Projektmanagement Plattform.

Dateiverwaltung

Obwohl durch die Verwendung von Confluence und Co. die Anzahl der Dateien deutlich reduziert worden ist, gibt es dennoch eine Vielzahl an Dateien, die es zu verwalten gilt. Diese sollten den Mitarbeitern zentral zugänglich gemacht werden, so dass es nicht notwendig ist Dateien beispielsweise per Mail zu versenden. In der Cloud gibt es hier zwei sehr gängige Systeme:

Dropbox
Dropbox ermöglicht die Synchronisation von Dateien zwischen unterschiedlichen Geräten voll automatisch via Dropbox app. Die Dateien sind somit in der Cloud gespeichert und können auch vom Smartphone aus bearbeitet werden.

Google Drive
Drive bietet quasi die gleiche Funktionalität wie Dropbox, ist allerdings besser in die Welt der Google Applikationen integriert, so dass auch gleich in Dokumenten wie Google Docs etc. online gearbeitet werden kann.

Darüber hinaus gibt es auch zahlreiche andere Lösungen, die die Synchronisation ermöglichen, die Daten aber nicht in einer Public Cloud speichern sondern eigene Server verwenden.

Mit dieser Art von Tools lassen sich gerade für klein- und mittelständische Unternehmen eine Vielzahl der anstehenden Aufgaben lösen.