Ahoj,tady Matěj z Pábení s edicí našeho 6týdeníku na téma mapování komunikace v organizaci.

Tuto zprávu vám posílám, protože jste s minulosti začali odebírát náš kanál na Medium. Pokud vás týdenní zaujme, přihlaste se prosím do naši emailové databáze a my vám na oplátku jednou za 6 týdnů zašleme unikátní know-how z našich projektů, které nikde jinde nesdílíme

Image for post
Image for post

Co jsme napsali a kde nás potkat

14. září: Online workshop udržitelných byznys příležitostí

Dali jsme dohromady workshop, na kterém lze za pár hodin zmapovat, co může organizace bezprostředně začít dělat, aby fungovala udržitelněji.


V posledních měsících hledáme stále intenzivněji příležitosti, jak si povídat s organizacemi nad tématem udržitelnosti. Z příběhů lepíme střípky, které nám pomáhají lépe chápat prostředí, do kterého v roli designérů vstupujeme.

Události spojené s COVID-19 dodaly slovu ‚změna‘ mnohem jasnější kontury. Řada organizací se musela změnit prakticky ze dne na den. Doposud nemyslitelné (např. celofiremní home office), se stalo každodenním chlebem.

Najednou zde máme celou paletu přístupů, inspirací i obav. Co budou další kroky? Jak přistoupí organizace ke změnám, které před nimi stojí právě teď a v následujících dvou třech letech?

Pak je tu téma udržitelnosti. Je v očích leaderů organizací hnací silou užitečných změn, nebo jen módním trendem pro období blahobytu? Vnímají organizace situaci spojenou s COVID-19 jako novou startovací čáru, nebo spíše jako čáru přes rozpočet?

I naše vlastní směřování chceme opírat o data

U našich klientů obvykle začínáme poznáváním prostředí a kontextu. Další kroky poté opíráme o data. …


Nahodilé zpětné vazby na konci projektových běhů jsme nahradili za systematický sběr zpětné vazby. Jak to děláme a jak můžete začít i vy?

Rituál zpětné vazby v rámci systému 6+1

Strategický systém šestitýdenních projektových běhů prolínáme do celého fungování Pábení — od financí přes plánování projektů až operativní projekty.

Image for post
Image for post
Šest projektových týdnů a jeden týden na zpětnou vazbu a plánování. Jak nám systém funguje po více než dvou a půl letech si můžete přečíst v tomto shrnutí https://medium.com/pabeni/dva-roky-fungov%C3%A1n%C3%AD-syst%C3%A9mu-6-1-kter%C3%BD-zm%C4%9Bnil-zp%C5%AFsob-jak-%C5%99%C3%ADd%C3%ADme-projekty-a-celou-firmu-7a16d7ec298

Sběr zpětné vazby na kvalitu a přínos naši práce chápeme jako klíčovou aktivitu, ale zároveň ji věnovali poměrně málo systematické péče. Na konci každého projektového běhu jsme v rámci uzavření práce uspořádali s klientem závěrečný workshop, na kterém jsme probrali výstupy a zároveň si předali zpětnou vazbu. S přípravou předem tak, aby setkání bylo co nejpřínosnější.

Fungovalo to dobře pro jeden, dva týmy. …


Dva intenzivní dny dvanáctičlenného týmu Pábení během kterých posuneme tři klíčové projekty. Dva dny, kterým předcházela několikaměsíční systematická práce na vizi a strategii firmy.

Chceme rozvíjet organizace k udržitelnému a zodpovědnému rozvoji

Za pět let fungování Pábení jsme si prošli několika silnými evolučními změnami. Neustálým ptaním se proč jsme se dostali od copywritingu
k marketingu
. Pokorou a objevováním síly designového procesu od marketingu k designu služeb. Ptaním sami sebe po tom na čem nám skutečně záleží a čím chceme přispět naši designerskou prací od designu služeb k designu organizací. K tomu, jakým způsobem fungují uvnitř — jak rozvíjí potenciál svých lidí, jak hledají nové příležitosti, jak zlepšují své okolí, jak přemýšlí nad rámec zisku (nebo krátkodobé ztráty) a kvartálu.

Image for post
Image for post
Mantrou designerů, marketérů i manžerů je porozumět potřebám svých zákazníků. Na základě těchto informací pak stavět nové produkty a na ně reklamy a rozpočty. Ale není to dnes už málo? Když jdete po ulici a vidíte všude kolem ležet zelené Lime koloběžky-potřeba jednotlivce je naplněná, ale co okolí, které sdílíme všichni? Zajímá vás širší kontext — čtěte apel a zamyšlení od Jana Hřebecká, https://medium.com/mikrokroky/kdy%C5%BE-design-zam%C4%9B%C5%99en%C3%BD-na-%C4%8Dlov%C4%9Bka-nesta%C4%8D%C3%AD-c7999dddb776

Prohlubujeme práci u našich klientů, ale chybí nám srozumitelná komunikace směrem k vám — lidem, kteří nás sledují a doporučují

Máme odvahu, a z pozice externích dodavatelů často i mandát, na to ptát se narovinu a otevírat nepříjemná témata, která odkrývají podstatu problému. Umíme si sáhnout po náročných projektech, které dokážeme doručovat v pravidelných šestitýdenních cyklech. …


Upravená metodika Design Sprintu zvyšuje nároky na přípravu a zároveň ušetří jeden den v realizačním týdnu. Usnadní osvojení principu kolaborativního designu a podporuje jeho implementaci do běžného procesu.

Image for post
Image for post
Design Sprint bojuje proti zaběhlé praxi, ve které vznikají produkty a služby, o které nikdo nestojí

Co je to Design Sprint?

Design Sprint je praxí ověřená metoda, která nahradí měsíce nekonečných debat jedním produktivním týdnem.

Během pěti nebo čtyř dní dovede tým od škály obecných nápadů ke konkrétnímu řešení. Cesta k výsledku je přitom jasně daná den po dni, hodinu po hodině.

Výhodou Sprintu je, že potenciál nápadu ověří dostupně a rychle. Vždy končí testováním, při kterém tým získá zpětnou vazbu přímo od lidí, pro které řešení navrhoval. Lépe se pak rozhodne, jestli v rozvoji nápadu pokračovat.

V Pábení sbíráme zkušenosti se Sprinty od roku 2016. Využíváme jej jako nástroj na otevření komplexních a dlouhodobých designových výzev, v rolích facilitátorů a designerů s její pomocí provádíme interní týmy ke konceptu řešení podstatných problémů, programem Train The Trainer trénujeme interní agilní kouče a facilitátory tak, aby mohli s metodikou zodpovědně pracovat i bez nás. …


Chceme zásadním způsobem posunout to, jak lidé rozumí přínosu naší práce. Chceme zdůraznit strategický posun našich designerských aktivit. Chceme, aby nám lidé viděli pod ruce i do našich hlav.

Image for post
Image for post
Porozumět Pábení totiž může být docela oříšek

Pět let postupně měníme způsob naší komunikace. Teď cítíme, že je ten správný moment udělat zásadnější a systematickou změnu.

Před pěti lety jsme začínali jako copywriterská partička. Psali jsme texty. Zvídavost a otázky po smyslu nás ale rychle nasměrovaly do marketingové komunikace, designu služeb a poté dovnitř organizací, ve kterých nyní společně s jejich lídry hledáme odpovědi na strategické otázky. Naše role se zásadně proměnila,naše dovednosti v komunikaci a designovém přemýšlení nám zůstaly a aktivně je používáme.

Copywriter, který promění naši komunikaci

Chceme, aby lidé kolem nás věděli, jak přemýšlíme a co je pro nás důležité. Proto rozvíjeme náš blog, píšeme případové studie, jsme aktivní na sociálních sítích i společenských událostech.

Ale začínáme cítit, že ztrácíme schopnost srozumitelně popsat, co děláme a proč je to pro druhé zajímavé. Redakční plány na nové případové studie a články mají obvykle po šestiměsíční expiraci a jsou až tím posledním to-dočkem v našem Basecampu. …


Začalo to potřebou lépe organizovat projekty, naplno využívat společný čas na týmových setkáních, vytvořit si prostor na interní projekty. Razantní změnou jsme přešli z běžného měsíčního (projektového) plánování na systém 6+1. Šest projektových týdnů a jeden zaměřený na retrospektivu a plánování. Jak tuto změnu hodnotím po dvou letech, jaký dopad má na Pábení a naše klienty?

Chcete znát širší kontext a začátek příběhu? Přečtěte si článek o tom, jak to celé začalo a jak jsme změnu hodnotili po prvním roce.

Náročné začátky běhů střídáme s hlubokou prací a končíme v intenzivním zápřahu

Image for post
Image for post
Díky pravidelné retrospektivně a měření týmové spokojenosti lépe víme v jakých fázích jsou běhy nejnáročnější.

První velký tlak obvykle zažíváme na začátku běhu. Souvisí to s potřebou dobře zarámovat projekt na šest týdnů dopředu, kvalitně se domluvit s klienty a ostatními partnery. Naplánovat interní kapacity tak, abychom měli jistotu, že jeden designér nebude pracovat na několika projektech zároveň. Vyžaduje to velkou dávku odpovědnosti každého člena týmu a zároveň týmovou diskuzi.

Image for post
Image for post
Společné plánování nového běhu

Počáteční tlak střídáme za hlubokou práci. Sbíráme data, ideujeme možné směřování, prototypujeme, testujeme, provádíme týmy změnou. Vše, co souvisí s naši designérskou prací. Týmoví lídři jsou v této době v pravidelném kontaktu. …


Přípravu na Design Sprint můžete zvládnout v jednom či v sérii přípravných workshopů. A taky vám může zabrat měsíce. Jak postupovat a podle čeho se při plánování rozhodovat, aby byl Design Sprint úspěšný a naplnil vytyčené cíle?

Jaký typ změny má Design Sprint přinést?

Úplně na začátku si odpovězte na následující otázky:

  • Jaký dopad bude mít projekt pro vaši organizaci?
  • Čeho chcete projektem dosáhnout?

Pro úvodní diskuze a uvědomění si rozsahu řešení se na projekt můžete podívat optikou změn — rozvíjím službu, upravuji stávající řešení nebo hledám nové příležitosti.

Image for post
Image for post
Jaký typ změny má Design Sprint přinést? Zdroj: IDEO
  1. Inkrementální změna — malými změnami rozvíjíte stávající službu, reagujete na chování a potřeby svých uživatelů
  2. Evoluční změna — řešení obsahuje výraznější změny, které mají dopad nejen na stávající a nové uživatele, ale obvykle i na byznys
  3. Revoluční změna — hledáte zcela nový způsob, jak reagovat na chování a potřeby trhu, které určitým způsobem souvisí s vaším podnikáním, ale může obrátit způsob, jak funguje váš byznys…


Demokraticky fungující organizaci jsme pomohli pojmenovat hodnoty a spojit názory nových členů i pevného jádra do jednoho společného hlasu.

Image for post
Image for post

Představte si 25 let fungující organizaci. Vládne tu demokracie a hlas každého člověka má zásadní váhu. Přicházejí ale noví lidé s odvážnými ideály a vizemi, zároveň zůstává pevné jádro se svými dlouhodobými cíli a jasnými názory. Všechny hlasy je potřeba smysluplně propojit v jeden, který bude jednotným způsobem mluvit k veřejnosti a dokáže oslovit a zapojit do aktivit organizace ty správné lidi. S tím jsme Hnutí DUHA pomáhali.

Abychom jednotný hlas dokázali najít, potřebovali jsme slyšet názory všech členů Hnutí DUHA. Nechtěli jsme ale hned uspořádat velké setkání, kde budeme sledovat názorovou válku, po které odjede domů jen spousta poraněných. Na několika workshopech, které takto dopadly, jsme byli. Jejich slabinou bylo, že se téma předem neotevřelo. Proto, než jsme členy hnutí sezvali k hromadné diskuzi a tvorbě řešení, jsme nejprve dali každému z nich prostor, aby pověděl, co si myslí.

Vyzpovídali jsme všech 40 členů Hnutí DUHA

Vedli jsme 27 hloubkových rozhovorů a 3 focus groups. Mluvili jsme s každým členem hnutí. Ptali jsme se na jejich motivace, proč jsou členy. O co se starají a jestli je práce naplňuje. Co vnímají jako nejsilnější a nejslabší stránky organizace. Které její hodnoty cítí jako nejdůležitější. Jestli se profiluje správně. Jaký je ideální kampaník a dobrovolník. …


Dlouhodobý sběr dat o výkonu projektů nám pomáhá odhalit trable a zaměřit naši pozornost na správná místa. Jaké ukazatele pravidelně sledujeme a proč?

Dlouhodobá udržitelnost a spokojenost týmu

Z dynamicky rozvíjející se (čti: nesystémově řízené) bandy nadšenců se po čtyřech letech dostáváme do stavu, ve kterém musíme a chceme vidět déle než za jeden měsíc našeho fungování. Potřebujeme lépe rozumět, co ovlivňuje stabilitu firmy a náladu celého týmu, která je do značné míry závislá na množství práce a počtu hodin strávených na projektech.

Z finančniho pohledu nám k tomu pomáhá následujících 8 ukazatelů.

Image for post
Image for post

Ukazatele pro zdravý růst

  • Obrat – sledujeme jak v ročním, ale především šestitýdenním výhledu pro který plánujeme projektovou práci. Pro realistečtější pohled si obrat očišťujeme o náklady na externisty.
  • Marže – sledujeme u každého klientského projektu a míříme na průměrnou hodnotu 65%. Víme, že při tomto čísle můžeme očekávat dobrý celkový zisk. …

About

Marek Mencl

Vedu organizace k odvážným vizím a dlouhodobé udržitelnosti.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store