The Art of Gathering — ou "a arte dos encontros" / parte 1.

Mariana Camardelli
Sep 8, 2018 · 9 min read

eu trabalho com eventos praticamente desde que eu trabalho. são 14 anos que eu vivo, penso, planejo, analiso, executo eventos. sempre foi assim. eu não sei como é estar viva e não estar fazendo algum evento.


no fundo, no fundo, eu queria ser chef de cozinha, mas eu nem sei como seria começar a ser chef de cozinha, então por uma mistura de medo e falta de saber o que fazer, eu sigo fazendo eventos. e amo a minha vida. também queria ser professora de yoga, mas não consegui nem terminar o curso de formação este ano por motivos de não consegui deixar a Flora nos finais de semana que eu precisava pra fazer o curso. vou terminar no ano que vem. e tá tudo bem, porque quem disse que eu tinha que terminar em um ano? eu também queria trabalhar com crianças, queria estudar psicologia e ufa. eu queria muita coisa.

(eu queria muita coisa que não é coisa material, mas eu me sinto sufocada pelos meus próprios interesses e vontades de aprender coisas nesse mundo, sabe?)

(alguém mais sofre dessa ansiedade da sua própria curiosidade por aí?)


certa vez, numa daquelas intermináveis conversas sobre a vida que eu sempre tenho com meu pai, falamos sobre a ilusão de que a gente tem que ter uma coisa que a gente ama, trabalhar com isso e aí sim seremos felizes pra sempre. a verdade é que a vida não é bem assim.

temos interesses, temos coisas que gostamos de fazer, temos coisas que fazemos bem. o trabalho é uma dessas coisas, ou, se tivermos sorte, uma mistura delas. eu faço eventos, sei fazer eventos e trabalho com isso. e, além disso, tenho vários interesses que acabam compondo a minha vida. e será que eu preciso mesmo transformar todos eles em trabalho? profissão? ou eles podem ser as minhas paixões e ponto?


devaneios à parte, eu vim aqui escrever sobre um livro. comecei a ler ele hoje e a ideia é compartilhar cada capítulo com vocês porque ele ainda não existe em português e ele é um dos poucos livros maravilhosos sobre eventos que existem então eu acho que vocês merecem. vou transcrever partes dele e comentar algumas coisas também, ok?


tivemos a sorte de estar com a autora, Priya Parker, no CreativeMornings Summit. eu falei sobre esse evento e sobre os outros eventos incríveis que fui nessas duas semanas aqui neste post. ela fez a abertura do evento, que foi uma mistura de palestra e dinâmica. tudo muito bem desenhado, pensado, estruturado. se, ao final do livro, as anotações que eu fiz da palestra ainda forem relevantes, eu compartilho também. se tudo estiver no livro, aí já estará compartilhado com vocês. vamos?

Intro + Capítulo 1

The Art of Gathering — How we meet and why it matters.

eu achei que combinava traduzir o "gathering" para encontro. literalmente, a tradução para gathering seria reunir. como nos encontramos e por que isso importa. esse é o título do livro.

para começar, o que é um gathering? (vamos usar a palavra encontro, ok? aí dentro de encontros tem várias possibilidades. eventos, jantares, festas, reuniões, etc).

é quando pessoas encontram, conscientemente, por uma razão. a gente passa praticamente a nossa vida se reunindo, certo? e segundo algumas pesquisas, a maior parte dos encontros que a gente vai nos decepcionam. e muito. quem nunca participou de uma reunião inteirinha pra sair da sala e pensar: isso teria sido resolvido com uma conversa de 10min pelo telefone ou um com um email.

ela cita uma pesquisa de 2015 (State of Enterprise Work) que relata: reuniões desnecessárias são o maior obstáculo para as pessoas serem mais eficientes em fazerem seu trabalho. uau.

e pra começar essa reflexão, uma pergunta: quais são os seus pilotos automáticos quando se fala em reunir pessoas? independente do tipo de gathering que você organiza e propõe, o que você está basicamente repetindo sem saber por quê?

quando se fala em eventos, principalmente (e essa é a minha maior dificuldade em fazer os clientes entenderem o trabalho de uma designer de eventos), queremos decidir o que fazer com as coisas do evento. muito antes de desenhar o que faremos com as pessoas do evento.

eventos são desafios humanos. não desafios logísticos. transcrevendo da Pryia:

Nós reduzimos a questão do que fazer com as pessoas a uma questão do que fazer com as coisas: PowerPoints, convites, equipamentos audiovisuais, materiais, comidas e bebidas. Somos tentados a focar nas "coisas" dos encontros, porque acreditamos que elas são os únicos detalhes que podemos controlar.

incrível ou incrível? na sequência ela defende a ideia de que o que acontece entre as pessoas é o que mais importa nos encontros. e esse deveria ser o nosso foco ao desenhar qualquer experiência. amo.


aí começa de fato o livro, e ele começa já com uma bela pergunta: qual o propósito do seu encontro? transcrevendo, porque merece:

Por que nos reunimos?

Nos reunimos para resolver problemas que não conseguimos resolver sozinhos. Nos reunimos para celebrar, para viver um luto, para marcar transições. Nos reunimos para tomar decisões. Nos reunimos porque precisamos uns dos outros. Nos reunimos para mostrar força. Nos reunimos para honrar e reconhecer. Nos reunimos para construir empresas, escolas, bairros. Nos reunimos para dar boas vindas. E também para dizer adeus.

e, segundo a autoria, este é o grande paradoxo dos encontros: são tantas as razões pelas quais a gente se reune, que muitas vezes a gente não pensa sobre isso. e quando a gente não pensa sobre isso antes de organizar um encontro, de qualquer natureza que seja, a gente entra naquele piloto automático, ou simplesmente aceita as coisas ~como elas sempre foram. porque elas sempre foram assim.

então, o primeiro passo é: comprometa-se com um propósito bem definido. e que ele seja ousado.

(ela usa as palavras bold and sharp —e como eu não sou uma tradutora profissional tive que pesquisar e falar com amigues pra ver qual a melhor forma de traduzir. acho que é isso: bold=ousado / sharp=definido).


e leiam com atenção o que vem agora: uma categoria de evento não é um propósito. o que você supostamente deveria fazer em um evento também não é o propósito do evento.

confuso? no início, pode ser. mas se a gente analisar bem, a maioria dos eventos que a gente vai confundem, o tempo todo, categoria / tipo de evento com propósito.

alguém já foi em um evento em que o coffee break era o momento de networking? e contando tudo que você precisa fazer depois de 2h sentado assistindo palestras não cabe no tempo nem de você pegar aquele pão de queijo frio da mesa de comidas? e as pessoas ainda esperam que você faça networking. (aliás, se alguém souber me explicar como é que se ~faz networking eu vou adorar saber).

queremos uma atitude das pessoas, mas não desenhamos as experiências para tal. e aí, no final, culpamos as pessoas. claro.


Quando realizamos encontros, frequentemente cometemos o erro de confundir categoria e propósito. Nós terceirizamos nossas decisões e nossas premissas sobre nossos encontros para as pessoas, formatos e contextos que não são os nossos. Vamos no embalo da falsa crença de que conhecer a categoria do evento — a reunião do conselho, um workshop, uma festa de aniversário — será o suficiente para desenhá-lo. Nós escolhemos o template (e as atividades e estruturas que o acompanham) antes de sabermos, de fato, o seu propósito.

que tal? eu acho simplesmente maravilhoso.


ela segue com exemplos, e umas três páginas depois ela fala algo que eu queria tatuar na testa: a rotina é o grande inimigo dos encontros relevantes e significativos.

rotina pra falar de lugar comum. rotina pra mostrar que fazemos o que fazemos porque estamos acostumados.

você quer organizar uma festa de aniversário simplesmente para comemorar o seu aniversário? ou você quer pensar sobre qual seu momento de vida, qual o significado de reunir pessoas ao seu redor neste ano em especial? qual é, para você, o significado de celebrar o seu aniversário este ano? é a partir disso que você vai pensar em como vai ser este encontro.

eu passei por isso no meu aniversário este ano. eu queria celebrar comigo mesma e com pessoas muito próximas meu primeiro aniversário depois de virar mãe. eu queria calma. eu queria não ter que fazer mil coisas. eu queria os detalhes. decidimos ir para a praia com nossos amigos mais próximos e foi incrível. passamos a noite sentados no jardim da casa, tocando violão, conversando, rindo. acordei com um buquê de flores colhidas pelo meu marido. simples. perfeito. talvez no ano que vem eu queria algo diferente. provavelmente. mas que seja o que faz sentido pra mim. e que eu tenha capacidade de pensar nisso antes de começar a organizar.

outro exemplo clássico (ela fala no livro e aconteceu comigo também) é o famoso chá de bebê. a gente fala em igualdade, pais e mães que fazem tudo juntos (menos amamentar, claro) e aí a gente ainda comemora a chegada dos bebês com uma festa que só pode ir mulher? de onde surgiu isso? por quê?

quando eu estava grávida, queria muito comemorar a chegada da Flora, e antes de pensar em como isso aconteceria, eu parei pra pensar o que faria sentido pra nós, como família e como casal. e definitivamente reunir mulheres ao redor de descobrir presentes e fazer jogos não era o caso. mas é esse o piloto automático da nossa cultura ao redor de chás de bebês. e se a gente não pensa, acaba reproduzindo as coisas porque ~elas sempre foram assim.


se categoria de encontro não é suficiente, formato é menos ainda. o formato de um evento jamais vai ser o que basta para que seu propósito se cumpra. precisamos desenhar pra que isso aconteça.

quando as pessoas se encontram sem pensar, antes de tudo, sobre o propósito do encontro, acabamos frustrados e com a sensação de que usamos nosso tempo para algo que não significou nada. alguém já se sentiu assim em algum encontro recentemente?

então como fazer isso? como chegar em algo que realmente valha a pena? quais os ingredientes para um propósito definido, ousado e significativo de um encontro?

  1. ser específico — quanto mais específico você consegue ser, mais as pessoas se reconhecem como grupo que pertence ao seu propósito;
  2. ser disputable — super difícil traduzir isso… então deixei a palavra que ela usou. é algo questionável. aberto para debate. problemático. o que o seu encontro tem de diferente? qual a tensão, qual a novidade? que paradoxo ele sustenta?

o seu propósito te ajuda a tomar decisões. e esses itens acima são os filtros para as suas decisões.

o propósito também é o ponto de partida da criação da sua narrativa e do design do seu evento.


a partir daqui ela traz ajudas de como definir o propósito do seu encontro. dicas e ideias, junto com uma tabela de exemplos. resumindo:

  1. zoom out: amplie a sua perspectiva. saia do formato / categoria. olhe além. a que serve este encontro?
  2. faça perguntas: por que estamos fazendo isso? e por quê? e por quê, de novo? continue perguntando até você se deparar com alguma resposta que reflita crenças e valores envolvidos neste encontro.
  3. que problema do mundo (do seu país, da sua cidade) você está tentando resolver (ou pelo menos ajudando a resolver) com este encontro?
  4. engenharia reversa: o que você muda depois deste encontro? o que você gostaria que mudasse? qual nosso resultado esperado?

especialmente sobre o quarto item, qual o resultado esperado disso, quando a resposta falar apenas sobre processos, fuja deste encontro. e se o encontro for uma reunião, fuja pra mais longe ainda. eu adorei isso.

ela dá o exemplo de uma reunião feita para discutir números de um trimestre em uma empresa. essa é uma reunião sem propósito. é uma reunião focada em processo. mas se o resultado esperado fosse decisões sobre o futuro da empresa? ou uma lista de ideias para melhorar os resultados? ou qualquer coisa relacionada a o que muda nas pessoas envolvidas depois desta reunião?

Saber o que você quer que aconteça em um encontro ajuda você a tomar as melhores decisões para chegar lá.

aliás, essa é uma das premissas do Design de Eventos de acordo com a turma do Event Model Generation: um evento bem desenhado cria uma mudança de comportamento entre uma expectativa do usuário baseada em vários fatores, como experiências anteriores, e o que ele fala e faz depois do seu evento. esse último, a ser desenhado por você. o que acontece entre essas duas coisas? o evento!


pronto, terminamos o primeiro capítulo. faltam sete. me aguardem. feedback is always welcome! e se você tem / leu / está lendo o livro, comenta aí pra gente trocar percepções. ❤


se você quiser saber mais sobre o meu trabalho:

www.maricamardelli.com.br

e se você quiser me escrever: mariana@altoseventos.com.br

e se você quiser trocar ideias, deixa um comentário aí!

Mariana Camardelli

Written by

mãe, madrasta, designer de eventos, viajante. www.maricamardelli.com.br

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade