¿ProcrastiQUÉ?

Mariano Rey
Aug 25, 2017 · 6 min read

Sí, lo admito. Fue una batalla dura contra la procrastinación. Tan dura que me costó años encontrar un sistema que me ayude a contrarrestarla.

El esfuerzo vale la pena y, como profesa el dicho, “Persevera y triunfarás”. Logré dar en la tecla y me topé con una manera estratégica, simple y eficiente de manejar mi tiempo y mis tareas.

Si bien es cierto que no necesariamente este modelo aplica a todas las personas (ya sea, por ejemplo, por características de la personalidad o gusto personal), siento una fuerte necesidad de compartirlo. ¿Por qué? Por el simple motivo de que a mí me sirvió, y mucho.

Todo perfecto pero… ¿Qué es procrastinar?

Para no pecar del famoso curse of knowledge voy a introducirles lo básico del concepto.

Procrastinar viene del latín, más específicamente de procrastināre y tiene que ver con diferir o aplazar. Para ilustrarlo con un dicho de significado contrario, “No dejes para mañana lo que podés hacer hoy” hace referencia exclusiva a esta palabra. Es decir, procrastinar es dejar para mañana lo que podés hacer hoy.

Persona 1: ¿No estaría bueno arrancar el trabajo práctico ahora así no hacemos todo apurado y sobre la fecha de entrega?

Persona 2: ¡Seguro! Después vemos como nos organizamos.

SÍ, CLARO. Después vemos como nos organizamos es una forma sutil de decir: “Va a llegar mañana y no me voy a acordar de esta charla. De hecho, nos vamos a ver nuevamente y vamos a hablar de los partidos de fútbol del domingo”.

Entonces sí, procrastinar está en todos lados, en todo momento y en todo ámbito donde las cosas, como la definición ilumina, se puedan diferir o aplazar (por ejemplo ahorrar dinero, hacer dieta, estudiar, etc.).

Procrastinar es, fundamentalmente, una falta de autocontrol. Así que, si estás “estudiando”, dejá en paz ese feed de Facebook. Controlate, concentrate, querete, cuidate y desprocrastinate (si es que esa palabra existe).

La lucha eterna entre el corto y el largo plazo

Nos encanta la gratificación instantánea, y eso simplemente es así. Somos especialmente buenos en cumplir tareas de corto plazo que nos provean de una satisfacción rápida. Pero… ¿y el largo plazo? ¿Qué pasa con las cuestiones que requieren un compromiso cuyo resultado y gratificación suceden más allá de los límites de la instantaneidad?

Pongamos un ejemplo: la dieta. En el corto plazo, esto significaría un sufrimiento, o sea, restringir nuestro deseo de comer los alimentos que nos gustan y reemplazarlos por otros menos agradables (y en menor cantidad). Si bien sabemos que, en el largo plazo, respetar la dieta nos traería beneficios (bajar de peso, mejorar nuestro estado de salud, etc.), lo negativo de la inmediatez hace que cumplir la tarea sea extremadamente difícil. La gratificación instantánea es dura de roer.

Entonces, si la complejidad es tan grande, ¿cómo hacemos para superarla? Dan Ariely propone la siguiente solución: antes de experimentar una situación de inmediatez negativa (comer lo que dice la dieta), deberíamos equilibrar la balanza con un refuerzo positivo. ¿Qué sería esto último? Una suerte de ayuda, significativa y con connotación positiva, que nos sirva para sobrellevar la dificultad de la gratificación retardada. En el caso de la dieta, si hay una serie que me encanta, ¿qué mejor que poner un capítulo antes de empezar a comer? De esa forma la balanza se equilibra y llevar a cabo la dieta es más fácil.

Supongamos que somos dueños de un restaurante y nos va tan bien que tenemos mucha gente haciendo cola para sentarse a comer. En este caso, el cliente ve frustrada su gratificación instantánea, básicamente porque no está sentado en la mesa pidiendo lo que le gustaría comer. Si sabemos que tenemos que equilibrar esa balanza, ¿por qué no ofrecerles una pequeña cortesía (un tapeo de prueba, una copa de vino, etc.)? Seguramente potencie la percepción de nuestro restaurante ya que contrarrestamos la falta de recompensa inmediata (asumiendo que todo sale bien una vez que el comensal se sienta).

Artesanos del tiempo

Me gustaría ilustrar la importancia del tiempo con un caso concreto desarrollado por el autor antes citado y Klaus Wertenbroch (INSEAD).

Al comienzo de clases, ambos profesores decidieron hacer un experimento con sus alumnos. Debían elaborar 3 papers durante las 12 semanas que duraba el curso. Las entregas iban a representar su nota final y, una entrega tardía, representaría un descuento en su puntaje. Dada la consigna, los profesores decidieron dividir sus grupos en 3 categorías:

  1. Categoría Laissez Faire: los alumnos pertenecientes podían entregar sus trabajos en cualquier momento, inclusive el último día de clases. Aquí no había ningún tipo de restricción de fechas. La libertad era absoluta.
  2. Categoría Comprometida: quienes pertenecían a este grupo recibieron una herramienta de calendarización. Básicamente, los alumnos debían elegir las fechas en las que debían entregar sus trabajos. Bajo la consigna “Prometo entregar mi paper 1 en la semana _____” cada uno se ponía un tiempo límite.
  3. Categoría Inflexible: en este caso, los profesores les impusieron las fechas de entrega para cada trabajo a los alumnos.

Ahora bien, ¿qué sucedió? Las mejores notas se las llevó la categoría Inflexible, seguida por la Comprometida. Los que peor performaron estuvieron dentro de la categoría Laissez Faire. ¿Qué nos sugieren estos resultados? Restringir la libertad de los alumnos hizo que procrastinen menos. Pero, además, ofrecer una herramienta que permita establecer límites de entrega logró resultados similares.

Es importante tener visibilidad del tiempo y cómo lo vamos a utilizar. Establecernos fechas límite (con calendarios, recordatorios, notas, etc.) puede ayudarnos a lograr las cosas que queremos.

¿Cómo organizo mi trabajo?

Una herramienta que me acostumbré a utilizar bastante es Trello. Hace poco, en una clase de metodologías ágiles, aprendí una forma de organizar las tareas que me ayudo muchísimo.

¿Qué hago? Divido mis tareas en 4 listas:

  1. Backlog: aquí entran todas las tareas por hacer. Las califico con una etiqueta (según el país al que corresponda la tarea), me pongo como miembro (para que me lleguen las notificaciones) y le agrego una fecha límite.
  2. WIP (Work in Progress): como el nombre lo dice, esta lista muestra todas las cosas que se están haciendo en el momento. Como el tablero de Trello lo usamos entre varias personas, ayuda también a dar mucha visibilidad de lo que está haciendo cada uno.
  3. Done: pasar las tarjetas a esta lista son una liberación de ansiedad instantánea. Aquí están todas las tareas terminadas.
  4. Parking Lot: este es el lugar para todos aquellos proyectos, ideas o lo que sea que no precisen de una resolución urgente. Son cuestiones de baja importancia que pueden hacerse o revisarse cuando exista un hueco libre en el día.

Este sistema parece simple, y lo es, pero también requiere de compromiso. Es decir, la responsabilidad de entrar todos los días, actualizarlo y revisar el estado de las cosas. Créanme, una vez que se acostumbran, funciona muy bien. Es anti-procrastinación ya que tenemos frente a nosotros las tareas que debemos realizar, su fecha límite y la ansiedad de pasar todo a Done. No se manejan las responsabilidades de memoria/sobre el aire, sino dentro de un sistema que nos da visibilidad completa.

Resumiendo

La procrastinación es un palo en la rueda a los objetivos que nos propongamos. Nuestra necesidad de gratificación instantánea hace que no podamos cumplir tareas que requieren ir más allá del corto plazo. Reforzar positivamente antes de que los sentimientos negativos por falta de recompensa inmediata aparezcan nos ayudan a equilibrar la cuestión. A su vez, manejar eficientemente nuestra tareas en el tiempo se hace difícil si no tenemos una referencia clara o fecha límite. Hay muchas herramientas (como Trello) que nos pueden ayudar a lograr una productividad mejor no sólo en el ámbito laboral, sino también en nuestra vida.

Nota: muchos de los datos de este artículo fueron extraídos del capítulo 7 (“The Problem of Procrastination and Self-Control”) del libro Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions de Dan Ariely. Si quieren ampliar en este y otros temas, recomiendo su lectura.

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