En kick-ass start på teamet ditt!

Et team er en gruppe mennesker som skal løse et problem, og som er avhengig av hverandre for å løse det. For å yte bra må personene i teamet kjenne hverandre godt og ha en forståelse for teamets mål. Når et team er nytt er det en perfekt mulighet til å jobbe med dette fra begynnelsen av. Det kan også være nyttig for team som har jobbet sammen en stund, og som trenger litt ekstra kjærlighet. I Vipps har vi testet en team-aktivitet med bruk av Strategyzer sitt Team Canvas på flere team. I denne bloggen vil Viggo Navarsete og jeg å dele våre erfaringer med dere.

I Vipps har vi mange produktutviklingsteam. Teamene tilhører et forretningsområde hvor det kan være flere team. Forretningsområdet skal ha fleksibilitet til å organisere teamene selv ut ifra behov. Derfor er noen team små og midlertidige, som eksempelvis skal løse et konkret avgrenset problem, mens andre team er større og mer stabile. Forskning viser at folk trives og presterer best i team der det er sosial trygghet og en tydelig retning*. Det er derfor en god investering å bruke tid på å bygge god teamkultur og dynamikk. I Vipps etterstreber vi å ha en person i teamet som har dette som arbeidsoppgave (og vi kaller rollen team-coach).

Forberedelser

Det krever ikke så mye forberedelser for å gjennomføre teamaktiviteten. Vi har gjennomført teamaktiviteten på forskjellige måter. Strategyzer har en egen mal* og forslag til tidsbruk. Vi synes denne tidsplanen gir lite rom til refleksjon og diskusjon. Er teamet helt nytt kan det vært smart å bruke ekstra tid på noen tema. Og er teamet ditt stort vil denne øvelsen kreve ekstra tid. Legg derfor en tidsplan på forhånd, og bruk ekstra tid på temaer du mener er nødvendig.

Vi testet ut en 2 timers workshop der vi fulgte en tydelig plan*: https://trello.com/b/qqTE4CLK/team-canvas. I andre team har vi tatt oss bedre tid og gjennomført aktiviteten på 2x2 timer.

Bruk et lokale med god veggplass og sørg for at alle kan være med. Ha med masse Post-its og penner, og noe sukker for å lette på stemningen og opprettholde energinivået.

Vi har benyttet to ulike maler som vi har printet ut i postere. De benytter vi i workshopen. Malene er: Team Canvas og Team Canvas Basic. Felles temaer i disse er mål, roller, regler og aktiviteter, verdier og mening. (Team-canvas inneholder flere tema, som vist på figuren under, publisert etter tillatelse fra Strategyzer).

Avslutt øvelsen med noe sosialt: en middag og en god samtale!

Gjennomføringen

Vi begynner med Folk og roller — altså hvem er du, og hva er rollen din i dette teamet? For team som har jobbet sammen en stund, kan dette virke litt rart. Det kan fort bli en presentasjon som ikke gir ikke mer verdi enn det du allerede vet, eksempelvis “Eivind, utvikler”. Et forslag til en oppvarmingsaktivitet er lage en Kahoot! med funfacts om medlemmene.

“Som barn pleide jeg å plystre inn et modem for å se hvilket tegn som dukket opp på skjermen” — Funfact fra utvikler i team Plattform

For team som ikke kjenner hverandre fra før har vi investert litt mer tid i denne delen. Vi har lagt med et par eksempler på bli-kjent-øvelser helt til slutt i bloggen.

Under felles mål er det alltid noe forvirring rundt hvilke type mål vi skal sette. Er det teamets mål eller produktmål? I Vipps skal vi jobbe i målstyrt, der forretningsområdene har mål, som teamene skal levere på. Vi gjennomfører egne målworkshops der teamene skal utarbeide balanserte mål. Det innebærer at teamet skal ha mål på flere områder, eksempelvis produktmål, finansielle mål, sosiale mål, sikkerhet, kvalitet eller mål på prosess og metode. Vi har derfor i noen tilfeller droppet å sette mål og utarbeidet de senere. Det har vært ganske vellykket, for da har teamet allerede fått en del læring av denne aktiviteten.

“ Å få inn målene som konkrete, håndgripelige ting direkte inn i de verktøyene og prosessene som vi bruker til daglig hjelper veldig med å opprettholde fokus på hvert enkelt mål, og gir oss en veldig ryddig og praktisk måte å angripe fremdriften på.” — kvalitetssikrer ID-team

Det er lettere å jobbe med personlige mål. Folk har som mål om lære seg nye teknologier og domenet man skal jobbe i. Men også et ønske å bli bedre kjent med de andre på teamet og ha det gøy på jobben!

I noen team er det helt tydelig hvilken mening, eller hvilket problem som skal løses for kundene. Eksempelvis: “Å gjøre det lettere for kundene å betale papirfakturaene sine”. Vi har likevel erfart at flere team synes det er vanskeligere å sette en mening. Dette har vi erfart i team som har amsvar for flere produkter og tilbyr ulike tjenester internt til andre team. For at teamet skal ha en mer tydelig retning er det da enda viktigere at teamet snakker om dette jevnlig.

Verdiene er et uttrykk for hvilken kultur personene ønsker å ha i teamet. Det går ofte i: Vi skal levere kvalitet, vi skal utfordre, ha stor takhøyde, være åpne og gi hverandre skryt. Likevel kan det være vanskelig å skille Verdier og Regler. Vi har ikke vært så strenge på formuleringen. Arbeidet og diskusjonene som dukker opp underveis er kanskje like viktig som selve resultatet.

Det gir ekstra fart helt fra start å få teamet til å snakke om hvordan det skal jobbe sammen. Vi erfarer at tema om regler og aktiviteter er et av de lettere punktene å jobbe med. En liten advarsel: det kan bli uendelig mange lapper med forslag til aktiviteter. Det er viktig å frem ideer og tanker, men start med en enkel prosess. Prosessen vil uansett endes etterhvert som teamet får mer erfaring.

Teamet får mulighet til å reflektere over teamets styrker og positive sider. Det er viktig å kunne si og formulere hva man er god på! Det kan komme godt med når man i perioder føler at det går trått. Da kan man ta en kikk på denne seksjonen :) Eksempler på dette er synliggjøring av enkeltpersoner i teamet som har en ekstra styrke, at teamet har sterk kompetanse innen et område, til at man er uredde og trår til når det trengs.

Avhengighet til en person, “trikkefaktor” kan også være en svakhet og en stor risiko for teamet. Det å reflektere over svakheter og risiko kan synliggjøre og bevisstgjøre teamet på dette. Kanskje mangler teamet en viss kompetanse? Resultatet av dette bør teamet ta med videre og jobbe aktivt med å redusere.

Vi ser at når teamet har arbeidet med Styrker, Svakheter og Risiko vil det naturlig komme frem mange konkrete eksempler for behov. Eksempler på behov som har dukket opp er nødvendigheten av å ha tydelige mål og prioriteringer for å lage det rette produktet. I tillegg behov som å ha en ærlig dialog og takhøyde, samt nok søvn.

Hvilken verdi gir team-canvaset?

Arbeidet med team-canvaset vil få team til å reflektere og snakke sammen om teamets mening, mål og hvordan de skal jobbe sammen. Det er en fin ramme for å skape sosial trygghet, felles retning, dynamikk og kultur i teamet.

Vi mener det passer godt for nye team for å starte riktig med å bli bedre kjent, avstemme forventninger, skape dialog og ha en god prosess. Det kan også passe godt for team som har jobbet sammen en stund. Det kan for eksempel være et verktøy for å starte en endring i hvordan teamet jobber og prater sammen.

Teamene i Vipps gjennomfører jevnlige helsesjekker og retrospektiv*, så er dette bare noe nytt teamene må gjøre? Vi må passe for at folk ikke synes det blir for mange møter, workshop og prat. I Vipps er dette en helt frivillig øvelse og et verktøy vi anbefaler team der det er behov. Vår erfaring er at dette er et godt rammeverk som gir ha fokus på andre områder enn det man ellers prater om.

Vi anbefaler deg å teste det ut! Lykke til :)

Lenker:

• Google om sosial trygghet i teamet: https://www.nytimes.com/2016/02/28/magazine/what-google-learned-from-its-quest-to-build-the-perfect-team.html
• Lær om rammeverket fra kilden selv: http://theteamcanvas.com/learn/
• https://trello.com/b/qqTE4CLK/team-canvas — utarbeidet av Alex Ivanov.
• Retrospektiv (Retrospective) — et møte der teamet møtes og reflekterer over sitt eget arbeid.

Her er et par eksempler på bli-kjent-øvelser:

• Presenter deg selv ut ifra det google eller facebook vet om deg. Dette er ganske underholdende for man blir litt overrasket og kanskje litt flau. Hvis du ble nysgjerrig kan du lese hva google vet om deg: https://adssettings.google.com/authenticated. Her kan du lese hva facebook tror om deg: https://www.facebook.com/ads/preferences/
• Sitt sammen to og to og tegn hverandre uten å se på arket og intervjue hverandre samtidig. Presenter kunsten for de andre, og heng den gjerne opp i lokalet etterpå.