Valtiohallinnon hankehallinnan kehittämisestä

Julkisen hallinnon digitalisaation toimeenpanosta puhuttaessa korostetaan yleensä riskinottoon kannustavaa johtamista, kokeilukulttuuria ja asiakaslähtöistä kehittämisotetta. Ratkaisuja haetaan asenteista ja yksilötason osaamisesta.

Näitä asioita on tietysti edistettävä. Samaan hengenvetoon on kuitenkin sanottava, että tiettyihin perusrakehteisiin tulisi kiinnittää nykyistä enemmän huomiota. Erityisesti tarkoitan hankehallintaa ja kokonaisarkkitehtuuria. Digitalisaatio on muutoksen tekemistä ja ilman näitä työkaluja hallittu muutos ei onnistu.

Nämä työkalut myös limittyvät toisiinsa. Hankehallinta tuottaa tarvittavat prosessit ja päätöksentekorakenteet, joissa kokonaisarkkitehtuuri voidaan muuttaa dokumentaatiosta informoiduiksi päätöksiksi ja muutokseen tähtääväksi toiminaksi.

Valtiohallinnon digitalisaation ohjausta kehitetään parhaillaan ja samalla uusitaan yhteistä hankesalkkuvälinettä. Tässä yhteydessä olisi järkevää tarkastella laajemmin hankehallinnan kehittämistä. Yhtenäisemmälle toimintamallille olisi tilausta.

Tarve yhtenäiselle hankehallinnan toimintamallille

Tämän vuosituhannen aikana teknologia on muuttanut maailmaa tavalla, jota on verrattu teolliseen vallankumoukseen. Oleellista on tiedon merkityksen lisääntyminen. Nykyään miljardiluokan bisnestä voidaan luoda ilman merkittävää materiaalista pääomaa. Kun Facebook osti Whatsapp-palvelun 19 miljardilla dollarilla, sillä oli vain 55 työntekijää.

Tieto ja tekonlogia ehdollistavat entistä enemmän myös julkishallinnon organisaatioiden toimintaa ja kehittämistä. Uusi tilanne tuonut mukanaan mahdollisuuksia, joiden lunastaminen ei onnistu perinteisellä tavalla, jossa asiantuntija, yksikkö, osasto tai virasto kehittää toimintaa vain omasta näkökulmastaan

Kasvavien tietomäärien hyödyntämisen julkisissa palveluissa tarkoittaa parhaimmillaan sitä, että turha asiointi poistuu ja kerran annettu tieto seuraa mukana tilanteesta toiseen. Teknologia kuitenkin edellyttää, että asiat hahmotetaan formaalisti, tietomalleina ja prosessesseina. Tämä synnyttää toimijoiden välisiä keskinäisriippuvuuksia.

Moderni organisaatio muistuttaakin yhä enemmän toisiinsa kytketyistä osista koostuvaa tietojärjestelmää. Tällaisen organisaation kehittäminen edellyttää systemaattisuutta, jota on vaikea saada aikaan ilman hyvää hankehallintaa.

Hankehallinnan merkityksen kasvaminen on helppo havaita. McKinseyn (2010) mukaan hankehallinta on useimmissa organisaatioissa kolmen tärkeimmän kehittämiskohteen joukossa. Vuosituhannen vaihteessa 47% organisaatioista kertoi perustaneensa hanketoimiston kun viime vuonna vastaava osuus oli jo 85%.

On selvää, että näihin asioihin kannattaa panostaa entistä enemmän myös valtiohallinnossa. Tarvitaan yhtenäisiä kehittämisen ja seurannan toimintamalleja.

Hankehallinnan haasteet nykytilanteessa

Useimmilla virastoilla on omat tapansa hallita kehittämishankkeita. Osa on kehityksessä jo pitkällä, kun toiset vasta aloittelevat. Olen useammin kuin kerran kohdannut tilanteen, jossa systemaattista hankehallintaa haluttaisiin kehittää, mutta syystä tai toisesta asia ei etene. Tyypillisesti hallinto haluaa edistää hyviä käytäntöjä, mutta sillä ei ole riittävästi vaikutusvaltaa tai resursseja muutoksen läpiviemiseksi.

Valtiohallinnon tasolla yhtenäisyyttä ei juuri ole. Yhteinen hankesalkkuväline ei ole lunastanut odotuksia ja virastot eivät käytä sitä oman kehittämistoimintansa johtamiseen. Tietoja syötetään vain velvoitteesta, mikä näkyy raportoinnin laadussa. Kun asiaa katsotaan virastojen näkökulmasta, koko hankesalkkuprosessi näyttäytyy lähinnä hallinnollisena taakkana.

Miksi hankehallinnan kehittäminen ei sitten edisty? Osa haasteista liittyy edellä mainittuun välineeseen. Käyttöliittymä on hidas, hakutoiminnot kömpelöitä, raportointi vaikeaa ja näkymien räätälöinti ei onnistu. Nämä ovat kuitenkin pieniä yksityiskohtia. Isot haasteet liittyvät arkkitehtuuriin ja toimintamalleihin.

Hanketieto on epäyhtenäistä ja hajallaan eri järjestelmissä: hankesalkussa, hankeikkunassa, Kiekussa, asianhallintajärjestelmissä, hankintarekisterissä ja lukuisissa muissa organisaatiokohtaisissa ratkaisuissa. Kenelläkään ei ole kokonaisvastuuta yhteentoimivuudesta. Tieto onkin pääasiassa yhteismitatonta, mistä seuraa ainakin kolme ongelmaa:

  1. Yksittäistä hanketta koskevan tiedon koostaminen eri järjestelmistä on työlästä
  2. Useamman hankkeen muodostamien kokonaisuuksien seuranta on vielä työläämpää. Tiedon keräämisen haasteiden lisäksi puuttuu yhtenäiset luokitukset ja työvälineet raporttien tuottamiseksi.
  3. Samaa tietoa joudutaan syöttämään useampaan eri järjestelmään

Nämä ongelmat yhdistettynä salkkuvälineen heikkoon käytettävyyteen vaikeuttavat hankehallinnan toimintamallien kehittämistä. Kun sekä tiedon syöttäminen, että sen koostaminen raporteiksi on tarpeettoman hankalaa, kehittäminen ei ole kovin houkuttelevaa.

Seurauksena on toimintamalli, jossa vain merkittävimmät hankkeet ovat hankehallinnan piirissä. Huomio on yksittäisten hankkeiden edistymisessä, sen sijaan että seurattaisiin kehittämispanoksia suhteessa strategisiin tavoitteisiin.

Kehittämisen mahdollisuudet

Olen kerännyt alle, joitain ideoita hankehallinnan kehittämiseksi. Ne eivät ole mitenkään mullistavia tai uusia. Ne eivät myöskään ole erityisen hankalia. Kyse on lähinnä ajankäytön ja resurssien priorisoinnista.

Toimenpide: hankehallinnan asettaminen toiminnan kehittämisen painopisteeksi

Perustelu: Jos hankehallintaa halutaan kehittää, sille on raivattava tilaa budjetissa ja aikatauluissa.

Toimenpide: valtioneuvoston hanketiedon arkkitehtuurin tavoitetilan määrittely ja toteuttaminen.

Perustelu: Valtioneuvosto-tason järjestelmissä olevan hanketiedon tulisi toimia yhteen. Nykyisin hankkeen etenemistä, resursointia ja hankintoja koskevat tiedot ovat erillään. Hanketta koskevaa tietoa joudutaan syöttämään useisiin eri järjestelmiin. Tiedon tuottaminen ja sen koostaminen raporteiksi on vaikeaa, mikä vaikeuttaa hankehallinnan toimintamallien kehittämistä.

Toimenpide: hankkeita kuvailevan tiedon määrittely johtamisen ja seurannan tarpeista käsin.

Perustelu: hankkeista kerättävän kuvailutiedon (metatiedon) tarkoituksena on vastata johtamisen kannalta oleellisiin kysymyksiin. Pitäisi vain tietää, mitä nämä kysymykset ovat. Ne on asetettava huolellisesti, koska niiden perusteella määrittyy raportoinnin hyödyllisyys.

Lisäksi metatietojen tulisi muodostaa hierarkkinen kokonaisuus, jossa ylimmän tason luokitukset ovat kaikille yhteisiä. Voidaan esimerkiksi seurata sitä, kuinka suuri osuus kehittämisestä on luonteeltaan ylläpitävää ja toisaalta kuinka suuri osa edistää jotain strategista tavoitetta.

Toimenpide: hankesalkkuvälineen käytettävyyden ja muokattavuuden jatkuva kehittäminen

Perustelu: Käytettävyys ja mukautuminen organisaation toimintamalleihin ovat edellytys sille, että väline otetaan aidosti osaksi toiminnan johtamista. Tarvitaan organisaation tarpeisiin räätälöityjä näkymiä, prosesseja ja raportteja. Nykyaikaisilla ohjelmistoratkaisuilla nämä eivät ole ylitsepääsemättömiä vaatimuksia.

Toimenpide: ohjelmistorajapintojen avaaminen, dokumentointi jatkuva kehittäminen sekä niiden käytön ohjeistaminen.

Perustelu: Välineen on mukauduttava myös organisaation arkkitehtuuriin ja integroiduttava hankkeiden johtamisen kannalta tärkeisiin prsesseihin ja järjestelmiin.

Toimenpide: hanketiedon hyödyt näkyväksi

Perustelu: kerättävän tiedon tulisi aidosti palvella päätöksentekoa. Tietojen kerääminen ilman näkyvää hyötyä tekee läpinäkyvän toimintakulttuurin rakentamisesta vaikeaa.

Toimenpide: hankehallinnan vähimmäiskriteerien ja kypsyystasomallin luominen.

Perustelu: Standardien asettaminen on ensimmäinen askel yhtenäiseen toimintamalliin. Valtiohallinnon hankehallinnan yhtenäisyyden kannalta olisi järkevää luoda hankehallinnan vähimmäiskriteerit, jotka ovat kaikille yhteisiä. Hallinnonalat voisivat käyttää tätä vähimmäistasoa omien kyvykkyyksiensä arvioimisessa ja kehittämisessä.

Show your support

Clapping shows how much you appreciated Markku Heinäsenaho’s story.