会議と議事録のプリンシプル
会議と議事録について考える機会があった。今後の備忘録として、ここに書いておく。
会議と議事録をもっとシンプルに捉える
会議と議事録を難しく考える必要はない。
- 会議: 議論する場
- 議事録: 会議の成果物
議事録には、議題は何で、最終的に導き出された結論を書けば良い。議論した内容を事細かく書く必要はない。
よく見かける会話形式の議事録は、結論が不明瞭になり、しかも見づらくなる。そして、議事録作成する人の手間が半端ない。やりたかったら録音/録画のほうがベター。
人間はマルチタスクができない。
- 議論するときは、議論に集中する。
- 議事録書くときは、議事録を書くことに集中する。
- マルチタスクでやろうとするから、うまく行かない。
議事録をいつまとめるかだが、ケースバイケース。議題が多ければセクションごとにやればいいし、少なければ会議終了時にまとめれば良い。
議事録は、ホワイトボードを使ってもいいし、プロジェクタで映し出してWordやメモ帳などを使って書いていく。いまは、GIJIというサービスもあるので、これを使わない手はない。小中学校のときに、クラスで風紀委員や飼育委員を決めるときに、教室の黒板で誰が何をやるのかを書いていくみたいに。
議事録は、10人が読んで、10人とも同じ意味で理解できるように書かないといけない。違う意味に捉えることもできたり、不明瞭な場合は、成果物としては失格。あと、出席していない第3者が読んでも、理解できる内容にすることも大切。
そして、議事録の内容に問題がないことをすべての出席者にチェックして判子してもらって、印刷してファイリングなり、ファイルサーバとかに議事録のWordやPDFに保存する(ファイル改ざんを検知させる仕組みがあれば、尚可)
人間は忘れる生物。だから記録する。
人間は、忘れる生物。なので、こういった形で記録を残す必要がある。
あなたは、先週の水曜日の晩御飯は何を食べましたか?答えられる人は、少ないはず。(覚えている人は、特別な日だったのか、Instagramで晩御飯を撮影しているひとだ。)
- 会議出席者による合意のある議事録=真の議事録
- 会議出席者による合意がなされていない議事録=ただのメモ、チラ裏
あと、会議の招集時に議題のアジェンダも予め提示しておくよいでしょう。事前に情報収集や整理ができるので、より高度な議論ができるようになる。
この原則を認識すれば、会議はより良くなるし、より深いものにできる。せっかく貴重な時間を使って会議に出席をしているのだから、よい成果物を出せるようにお互い努力していきましょう。
