Repensando los procesos de diseño

Cambiar hábitos y calendarios fue esencial para no caer en hábitos automáticos y rituales rutinarios. Ferrán Adriá

En el UXSpain de 2015 presenciamos la ponencia de Irene Pereyra sobre los procesos que seguían en su estudio para el diseño de proyectos digitales.

Era la primera vez que escuchábamos hablar sobre un método así, en el que trabajaban en paralelo los prototipos y los diseños, y nos empezaron a asaltar las dudas y las preguntas.

Si los procesos de prototipado y diseño visual se realizan al mismo tiempo, entonces, ¿qué sentido tenían los prototipos como entregable? ¿Cómo se toman las decisiones en cada una de las áreas? ¿En qué afecta a los tiempos de entrega y a la forma en las que estas se realizan?

Hace poco tiempo entró un proyecto nuevo, una página web de un nuevo servicio que venía con sorpresa: unos tiempos de entrega algo ajustados.

Normalmente trabajamos los proyectos en cascada. Cada departamento representa una o varias fases del proceso de trabajo, pero no se empieza con una si la anterior no está terminada. La propia estructura de departamentos condiciona en gran parte esta forma de trabajo y esta forma de trabajo condiciona los tiempos de entrega.

Nos sentamos y nos plantemos si podría haber alguna forma de cumplir con esos tiempos sin que afectara a la calidad del trabajo y sin trastocar demasiado la estructura de los departamentos. ¿Podría ser una solución trabajar en paralelo?

1. TRABAJAR JUNTOS DESDE EL PRINCIPIO AHORRA DISGUSTOS

El trabajo en equipo es fundamental para la Experiencia de Usuario. En un proceso de trabajo en paralelo es, además, inevitable.

Ya que los perfiles implicados en este proceso de trabajo éramos UX y Diseño, podríamos haber empezado a trabajar juntos una vez se iniciase la fase de diseño del proyecto, es decir, cuando se empieza a trabajar sobre prototipos.

Desde el inicio creímos que esto no debería ser así, sino que los dos deberíamos de estar implicados desde el primer momento en el proyecto como equipo de trabajo.

Después de varias reuniones con cliente y de la inicial toma de requisitos empezamos una fase de análisis de toda la información recopilada. Se había realizado una fase de consultoría estratégica inicial en la que se detectaron los perfiles de usuarios a los que iba dirigido el servicio.

Creamos personas, escenarios, casos de uso e historias de usuario, lo cual nos permitió acotar las funcionalidades, contenidos y procesos que iba a contener el servicio.

Suele ser habitual encontrar que los diseñadores visuales no participen de las fases iniciales de un proyecto, cuando su trabajo es fundamental para una buena experiencia de usuario. Esto conlleva que tenga que dedicarse un tiempo al traspaso de información, explicar las decisiones tomadas en fases anteriores y, aún con eso, muchas veces hay malentendidos que se reflejan en el trabajo final o incluso acaba pasando factura en la relación entre compañeros.

Estar los dos implicados desde el inicio ha hecho que esto no suceda, o suceda menos. Al tener la misma información del proyecto, cuando nos hemos enfrentado a un problema lo hemos resuelto más fácilmente.

2. EL ESPACIO FÍSICO ES UN FACTOR MÁS DEL TRABAJO

Existen factores a los que no se les presta demasiada atención y que sin embargo influyen directamente en el trabajo, es el caso del espacio físico.

Desde el principio tuvimos muy claro que una de las cosas que nos hizo decidirnos por trabajar en paralelo es el hecho de que nos sentamos uno al lado del otro. Esto ha permitido preguntarnos continuamente, revisar entre los dos, discutir sobre las decisiones que tomábamos e incluso intercambiarnos los documentos en los que estábamos trabajando.

Pensamos incluso en intercambiarnos el diseño y el prototipado. Pero aquí entra otra variable que es el manejo de la herramienta que se use para cada tarea, así que preferimos continuar cada uno con la suya. Quizás lo probemos más adelante…

De no haber estado sentados al lado tendríamos que haberle puesto ruedas a la mesa.

Como esté construido el espacio físico en el que trabajas es tan importante como el propio trabajo e influirá en el resultado del mismo. Un espacio flexible que fomente la comunicación, el intercambio y la interacción de unos perfiles con otros es fundamental para realizar un proceso de este tipo.

3. PIANO PIANO SI ARRIVA LONTANO

El inicio de un proyecto siempre es la parte más lenta, pero si encima es entre dos la cosa se duplica.

Una vez validado el árbol de contenidos empezamos a prototipar las principales pantallas del portal para tener la estructura necesaria. Con esto se pudo empezar con una primera versión de la línea gráfica y cuando estuvo definida se ajustaron los prototipos a esta. De forma que teníamos una línea gráfica basada en la estructura creada en prototipos y unos prototipos adaptados a la línea gráfica.

Esta etapa ha sido la más lenta, ya de por sí el inicio de un proyecto es más lento que otras etapas del mismo, pero trabajando en paralelo lo es aún más. Hay muchas decisiones que tomar que ya requieren de reflexión en un solo ámbito y obviamente en dos se duplica el tiempo que se tarda para llegar a una solución.

Cuando presentamos las primeras pantallas en prototipos y una versión de línea gráfica hubo que hacer cambios en esta última, lo cual supuso más tiempo puesto que también había que hacerlos en prototipos. Podíamos haberlos pasado por alto, pero como no estábamos seguros de que al final no acabarán afectando preferimos asumirlos.

A pesar de tardar más, las soluciones propuestas son más efectivas, porque no solo resuelven problemas a los que te enfrentas con el prototipado sino que también resuelven los problemas a los que te enfrentas en diseño.

4. LOS ERRORES TAMBIÉN VAN DE LA MANO

Asumir cambios no sólo depende de ti, también de lo convencido que esté tu compañero de que vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en lo que le estás proponiendo

Según avanzábamos con el trabajo, todos estos problemas del inicio que nos iban ralentizando fueron disminuyendo y fuimos siendo más ágiles. Tomar decisiones y buscar soluciones se volvía cada vez más rápido y eficaz, ya que la solución se pensaba para que sirviera en ambos casos.

Cuando trabajas en un proyecto en cascada puedes diseñar varias pantallas sobre las que vuelves varias veces según se va construyendo el sistema, realizas cambios, matices, ajustes… Tienes tu fecha de entrega y ese es el límite para poder seguir dándole vueltas al asunto.

En un proceso en paralelo la cosa cambia porque se está construyendo a la vez, cualquier cambio que uno de los dos realice implicaba que el otro lo tuviera que asumir.

Por esta misma razón te sientes más obligado a consensuar las decisiones, ya que en cierta parte tienes que justificar a tu compañero que el cambio que quieres hacer merece un esfuerzo por su parte.

5. A LOS DISEÑADORES NOS GUSTA HABLAR DE DISEÑO

Trabajar codo con codo con perfiles expertos en diferentes facetas del diseño aumenta la calidad del trabajo y de uno mismo como profesional del diseño

Esto del consenso tiene su parte buena y su parte mala ¿qué sucede si no se llega a un acuerdo?

No es fácil porque los límites no siempre son tan claros como los nombres de los departamentos. En definitiva estamos hablando de diseño, somos dos personas con roles diferentes dentro de una corporación pero enfrentándose al mismo tipo de problemas y pasando por los mismos procesos para llegar a una solución.

En el proyecto hemos aplicado soluciones funcionales que han sido aportadas por el responsable de diseño visual y soluciones visuales que han sido aportadas por el responsable de UX.

De hecho esto es una de las cosas que más nos ha enriquecido a ambos, los dos somos perfectamente capaces de defender el trabajo del otro, lo entendemos y lo compartimos porque hemos sido parte activa en la construcción del mismo.

Este proceso de trabajo ha servido para que habláramos constantemente de diseño y discutieramos de diseño. Pero diseño del grande, ese que se escribe en mayúsculas, DISEÑO, ese en el que los límites entre UX y Diseño visual no existen.

10 COSAS QUE HEMOS APRENDIDO

1. Haz una buena definición inicial del proyecto. ¡Sí como en todos los demás, pero mejor!

2. Implica a todos los perfiles que vayan a tomar decisiones en el diseño desde el principio, cuanto antes mejor.

3. No te dejes guiar por los límites entre departamentos. ¡Todo es diseño y punto!

4. Ármate de buenas justificaciones cada vez que quieras hacer un cambio, tú compañero lo agradecerá.

5. Trabajar en paralelo no significa que los problemas disminuyan o que se tenga que hacer un esfuerzo menor.

6. Que no te influyan los nombres que se le ponen a las cosas dentro de una organización, todo lo que sucede dentro de un equipo de diseño enriquece.

7. Sé flexible cuando te proponen un cambio, trata de entenderlo y llegar a una solución óptima.

8. Al inicio del proyecto contarás algunas veces hasta 10. Paciencia, merece la pena la espera.

9. No hagas las entregas a cliente a la vez. Nosotros lo hemos hecho y para la próxima hemos aprendido que esa parte mejor separada.

10. Si estáis lejos, ponle ruedas a la mesa.