Jak připravit firmu na hromadný home office?

V minulém týdnu mě jeden nadnárodní klient s pobočkou v Praze požádal, jestli bychom vedli místo osobního meetingu Skype call. Důvody? Vnitrofiremní směrnice limitující osobní schůzky z důvodu šíření COVID-19. Je dost možné, že po takovém postupu sáhne více firem a je pravděpodobné, že dojde na “hromadný” home office. Zde je několik tipů a rad, jak se jako firma můžete připravit.

Photo by Roberto Nickson on Unsplash

Na home officeu není nic špatného. Mějte ale plán.

Dojde-li k rozšíření viru, jednou z forem, jak firmu udržet v provozu bude nechat své lidi pracovat z domova. Znám poměrně dost šéfů, kterým běhá mráz po zádech, když se řekne “home office”. Vidí hned lenost, flákání a mizerné výstupy svých zaměstanců. První (mentální) krok, jak se na tuto vynucenou situaci dívat a přitom se nezbláznit je akceptovat, že na HO není nic špatného. To ovšem platí v případě, že jako firma jste na to připraveni, a že jsou zatím jasné směrnice, pravidla a způsoby měření a hodnocení výstupů a kvality práce. Pokud nic takového nemáte, doporučuji ihned sestavit pracovní tým složený hlavně z lidí z IT a HR, doplnit možná sales, marketing a komunikaci a navrhnout plán, jak postupovat a co udělat v případě, že k této situaci dojde.

Začněte u IT.

První krok plánu musí začít u vašho IT oddělení, se kterým projdete hardwareové a softwareové vybavení zaměstnanců. Sám již skoro 10 let pracuji tzv. “remotely”, tj. nadálku a vím, že správný výběr HW/SW je pro efektivitu nesmírně důležitá složka. Sem patří různé nástroje pro komunikaci a kolaboraci v reálném čase (Slack či Microsoft Team), tele/video konference (Skype, Zoom, Webex, GoToMeeting, atd.) nebo nástroje pro zabezpečené sdílení dat (Dropbox, Google Drive, MS Sharepoint, atd.). Slovo “zabezpečené” je tady klíčové — nepodceňujte zabezpečení všech kanálů a dat! Doporučuji použít VPN, ať jste kdekoliv mimo office.

Máme HW/SW. Jak dál?

Máme čím komunikovat. Pojďme si říct něco o tom, jak to provedeme. Např., jak oslovit kolegy? Kde najdu všechny kontaktní informace na jednom místě? Víme, které kanály primárně použít (e-mail, Slack, Skype)? Jak komunikovat se zákazníky? Nebo kdy a jak často se budou týmy setkávat? Toto je pouze několik málo otázek, kterými byste se měli zabývat a na které by měly být jednoduché a jasné odpovědi.

Měřte výstupy, sbírejte data a vyhodnocujte v reálném čase.

Definujte metriky pro měření výkonu a výstupů, a zamyslete se nad tím, co funguje a co ne. Třeba zjistíte, že můžete snížit služební cesty o x%, když je nahradíte videokonferencemi. Nebo, že se některým lidem pracuje z domova lépe, a že po skončení krizové situace bude efektivnější, když jim dáte home office na 2 dny v týdnu. Klíčovou roli zde bude hrát vaše HR oddělení, které by mělo neustále monitorovat a komunikovat s operations a sledovat výkon a spokojenost zaměstnanců.

Co je a není možné dělat z domova?

Ne všichni můžeme pracovat z domova. To platí především u pracovníků v prodeji nebo výrobě, kterým nezbývá než dodržovat zvýšenou hygienu. Proto než pošlete lidi pracovat z domova, zvažte tyto otázky:

1. Co lze zvládnout bez nutnosti fyzické přítomnosti v práci?
2. Co možná půjde?
3. A co nepůjde vůbec?

Třeba zjistíte, že vaší firmě nakonec práce z domova může prospět, že jste k tomu mohli částečně přejít už dávno a ušetřilo by vám to nemalé náklady.

Tedy, když to shrneme, zde je několik bodů, jak svou firmu připravit na hromadný “home office” a to nejen v době šíření COVID-19:

1. Akceptujte možnost, že vaši zaměstnanci budou muset pracovat vzdáleně.
2. Začněte u IT a přizpůsobujte firemní HW/SW zaměstnancům, aby mohli nadálku efektivně pracovat.
3. Vytvořte komunikační protokol, který nastíní: jak spolu komunikovat.
4. Měřte výstupy.
5. Identifikujte, co lze dělat z domova v době krize i po ní.

Pak nezapomeňte, že každá krize jednou skončí. Buďte připraveni na otázky typu “proč to neděláme pořád?“. V důsledku změny v dynamice mezi zaměstnanci budete potřebovat vycházet z dat, která máte k dispozici. V závislosti na výsledcích se pak rozhodnout, jestli v tomto trendu pokračovat či nikoliv.

Každopádně, věnujte svým lidem maximální pozornost, naslouchejte jim a pomáhejte překonat obavy z této krize. Bude to dobré ☀️ Přeji vám pevné zdraví ❤️🍀