Usando Trello para gerenciar atividades acadêmicas
Qualquer pessoa que precisa conciliar seu tempo entre trabalho e estudo sabe que essa não é uma missão fácil. Se você trabalha o dia todo e estuda à noite então, as coisas complicam ainda mais.
É aquela prova que define o semestre chegando, aquela tarefa que exige que você fique no escritório até mais tarde, ou chegue mais cedo. Aquele trabalho que o professor (ou professora) faz questão que seja entregue na quinta-feira antes de meia noite. É aquele cliente que mudou todo o projeto duma hora pra outra, e por aí vai.
Durante muito tempo tentei me equilibrar entre faculdade e trabalho e quase sempre me desequilibrei, e isso me estressou muito. Em alguns semestres, tive um desempenho tão ruim que prefiro nem lembrar. De uns tempos pra cá, as coisas melhoraram. E foram pequenas mudanças que fiz na organização do meu tempo que tornaram as coisas melhores. Uma delas, talvez a mais significativa, foi usar conceitos de Kanban, GTD e Agile pra me organizar.
O método que vou apresentar a seguir é o método que funcionou e funciona pra mim, ele não nasceu na forma como está hoje, e provavelmente não será o mesmo no semestre em que eu (se tudo der certo) me formar.
Enfim, vamos lá …
Vou partir do pressuposto de que você já conhece a ferramenta Trello para apresentar o método.
Inicialmente, eu crio um board no Trello para meu semestre com cinco colunas:
- backlog todas as atividades, provas, trabalhos, leituras, nascem aqui. normalmente quando o professor solta a data das provas e trabalhos da disciplina, eu já crio um card correspondente.
- to do a próxima atividade de cada disciplina, aquela com a qual eu deveria estar me preocupando, fica nessa coluna. nas próximas duas semanas eu terei prova das disciplinas A e B, e preciso entregar um trabalho da disciplina C, mas eu ainda não comecei a me preparar, essas atividades estão aqui.
- doing aqui ficam as atividades que eu estou, de fato, fazendo. preciso ir muito bem na prova da disciplina A, então já estou estudando pra ela, essa atividade está nessa coluna.
- waiting aqui estão as atividades que não dependem mais de mim; já fiz a prova da disciplina A e agora preciso esperar a nota do professor, por exemplo, a atividade está nessa coluna.
- done aqui estão as atividades que já estão concluídas, o professor já liberou a nota da prova, por exemplo.
Ok, com o board já criado e as datas das provas e trabalhos definidas eu crio um card para cada atividade. Suponhamos que eu tenha apenas as disciplinas Mecânica da Sinuca, MS, e Tópicos em Cerveja Artesanal, TCA esse semestre. A primeira tem duas provas e dois trabalhos e a segunda apenas três provas.
Para cada atividade eu crio um card, o card deve conter:
- Um nome significativo para a atividade.
- Um label que identifica a disciplina.
- A data final dessa atividade; se for uma prova, a data da prova, se for um trabalho, a data em que deve ser entregue.
- Meu objetivo com essa atividade; basicamente a nota que eu acredito ser possível (e necessário) tirar nessa atividade.
E esse tópico é bem importante. Idealmente, eu gostaria de tirar 100 em todas as disciplinas, mas eu não tenho tempo pra isso. Meus objetivos ficam geralmente entre 90 e 70, dependendo da dificuldade da disciplina, da minha aptidão para o assunto e da minha disponibilidade pra estudar. É claro que nem sempre atinjo o objetivo, mas sempre fico feliz com 60. Geralmente deixo os objetivos mais altos pro começo do semestre quando tenho menos tarefas concomitantes e as provas ou trabalhos costumam ser mais fáceis. À medida que o semestre vai passando, posso mudar os objetivos, é claro. Isso é gestão de expectativa.
Massa, feito esse trabalho inicial no começo do semestre, agora começa a loucura das provas uma atrás da outra e dos trabalhos. Como eu ordenei as atividades por data, agora eu vou me organizando e planejando de acordo com as datas.
O primeiro movimento que faço é o de colocar a próxima atividade de cada disciplina na coluna to do. Assim aquele assunto já está no meu radar e eu preciso me organizar pra realizar aquela tarefa.
No momento em que vou realmente começar a fazer aquela atividade, eu faço duas coisas: movo a atividade pra coluna doing e depois faço um trabalho mental de definir quais são as “atividades de fato” que preciso fazer, se vou estudar no domingo à noite, se vou fazer uma lista de exercícios que o professor disponibilizou. E pra registrar essas “micro atividades”, eu uso a funcionalidade de checklist do Trello.
O interessante aqui é que eu só planejo as “micro atividades” pra um curto intervalo de tempo, e sempre as reviso, sempre estão surgindo novos fatos que mudam esse planejamento. Outro ponto é que há sempre uma quantidade “pequena” de atividades, isso facilita muito o gerenciamento.
Agora que já realizei todas as atividades, já fiz a prova ou já enviei o trabalho para a professora (ou professor) eu movo o card para a coluna waiting, aquela atividade não está mais no meu domínio, então não preciso me preocupar com ela. A coluna doing está cheia de coisas pra eu me preocupar.
O professor finalmente soltou a nota da disciplina, eu então anoto a nota que tirei no próprio card. E agora verifico se meu objetivo foi atingido ou não e posso revisar os outros cards para ajustar os objetivos também, se necessário.
Bom, de maneira geral é assim que faço. Esse método vem me ajudando bastante a me organizar e conseguir aprovação nas disciplinas que tenho cursado. Antes de começar a usá-lo (ou um rascunho dele), cheguei ao absurdo de só ser aprovado em uma disciplina no semestre. Depois que comecei a usá-lo, tive apenas uma reprovação (é, engenharia) e me estressei muito menos com a faculdade.
Claro, ele está totalmente adaptado para a minha realidade, e o contexto no qual estou inserido, mas pode ser que te ajude de alguma forma ;-)
Esse board está público no Trello:
