Lorsque les réunions disparaissent au profit de la productivité

Matthieu Régnier
Sep 1, 2018 · 4 min read

Il existe des centaines d’articles concernant la productivité.

La productivité, c’est tout d’abord une progression personnelle, avec des habitudes & routines, mais aussi des outils / applications et enfin, des méthodes de travail, de repos, de focus (deep work) puis de relaxation, voir de méditation…
La productivité c’est comme les maths, plus nous la travaillons, meilleurs nous sommes. Et ça, c’est une bonne nouvelle !

L’objectif aujourd’hui n’est pas de creuser ces sujets passionnants de productivité personnel, mais de partager une recette qui fonctionne : sur la productivité d’un GROUPE, en entreprise.

En effet, depuis 8 mois, chez DAGOMA, nous avons supprimé plus de 75% de nos réunions. Si il fallait que je donne davantage de chiffres, il me suffirait de dire que le temps moyen de nos réunions à lui aussi baissé de 3/4. Derrière ces statistiques je vous l’accorde au doigts mouillé, c’est surtout l’écoute d’un Podcast (celui de GrowthMaker) qui parlait avait Jean-Charles Samuelian, le Fondateur de ALAN, la “nouvelle mutuelle”. Jean-Charles expliquait qu’il n’ya avait pas de réunion dans son entreprise, mais une méthode.

Cette méthode est très simple, elle se base sur un outil qui permet de travailler à plusieurs sur un sujet, tout en le laissant accessible à tous afin que d’autres avis et partages d’expériences viennent enchérir le cas. Cet outil c’est GITHUB ‘’issues’’.

Github avant tout une plateforme cloud qui permet aux développeurs (et pas que) de déposer du code et de le partager simplement. Les puristes ajouterons que c’est aussi un outil de versioning, ce qui permet de tenir à jour les développements. Comme dans chaque projets informatique, GitHub à créé GITHUB ‘’issues’’ afin de permettre aux développeurs de recevoir du feedback, et de corriger leurs développements.

GITHUB ‘’issues’’ est également utilisable seul, c’est à dire SANS code. Et c’est ici que le sujet devient passionnant. En effet, le fonctionnement de GITHUB ‘’issues’’ correspond parfaitement au déroulement d’une réunion, ou plutôt, à ce que devrait ressembler une Réunion :

  • Un responsable du sujet / de la problématique / de la question.
  • Des intervenants que l’on va pouvoir interpeller à distance
  • Des thèmes pour classer / trier / ordonnancer les sujets.
  • Éventuellement des ‘’milestones’’ afin de découper les grands projets en plusieurs petits.
voici l’interface de GITHUB ‘’issues’’ dans GITOMA

L’utilisation de Github issue est vraiment simple est accessible. La mise en forme, et toutes les ‘’pertes de temps’’ ne sont pas existantes : l’objectif est d’aller le plus vite possible DANS le sujet / la problématique et de faire avancer le resp. du sujet, afin qu’il y ait une conclusion/une décision qui soient prise (rapidement), puis partagée, et enfin, conservée.

Chez DAGOMA, voici maintenant 8 mois que nous sommes passé d’une organisation en Réunions + Mails + invitations calendrier etc… et toutes la lourdeur de cette structuration à ce que l’on appelle maintenant en interne nos “ISSUES”

Bien sur, comme je le partageais en intro, nous continuons et avons encore besoin de ‘’réunions’’ plus classique, mais celles-ci se font à la demande des personnes qui participent à la discussion dans GITHUB ‘’issues’’, et uniquement à postériori que chacun ait pu partager son point de vue, de façon construit et réfléchi car ‘’écrit’’.

En plus de nous offrir plus de temps de travail car moins de temps en réunion, cela nous permet aussi d’être plus réactif et plus précis dans nos prises de décisions :

  • Plus réactif car nous n’avons pas besoin d’attendre la dite réunion pour commencer a aborder le sujet, parce que nous ne devons pas attendre un-tel qui est parti plus tôt aujourd’hui et donc décaler l’horaire… etc. Plus réactif car chacun participe lorsqu’il en a le temps, en fonction de son organisation personnel et de ses routines propre.
  • Plus précis car comme tout le monde, et bien que nous savons tous qu’une réunion cela se prépare, il y a bien trop souvent de réunion non préparée, et donc un manque de détails, d’anticipation et donc des décisions qui ne sont parfois pas les meilleures. En cela, le fait d’utiliser une méthode asynchrone permet à chacun d’apporter une réponse construite et aux autres de corroborer ou de contre-argumenter.

Nous sommes tellement convaincus par ce mode de fonctionnement que nous avons même développé un petit outil afin d’avoir les notifications temps réel ainsi que un focus total sur le sujet de travail dans l’interface de GITHUB ‘’issues’’. Cet outil est disponible (gratuitement) sur mac et PC : GITOMA.

gitoma APP

Un dernier avantage que représente l’utilisation de GITHUB ‘’issues’’ est la base documentaire que vous allez créer ‘’involontairement & inconsciemment’’ tout en travaillant. En effet, est que lorsque d’une décision est prise, une conclusion se doit d’être rédigée (de facto partagé — c’est évident dans l’outil) puis l’issue (le sujet) est marqué comme ‘’clos’’. Dès lors, il reste accessible, et chacun peut re-lire, re-comprendre et ré-apprendre le pourquoi de cette décision. C’est un gain de temps appréciable dans la vie d’une entreprise !

Bien sur, chaque nouvel outil vient avec ses process et ses règles. Il faut bien évidemment cadrer son utilisation et surtout son fonctionnement. Je pourrais éventuellement y revenir dans un article prochain si vous le souhaitez.

Enfin, pour conclure, je dirais que GITHUB ‘’issues’’ (+ GITOMA) est la solution idéale pour une start up qui souhaite gagner du temps et être efficace afin d’avancer vers son objectif plutôt que de passer du temps à refaire le monde en réunions :)

Matt — dagoma.

PS : merci Alan :)

Matthieu Régnier

Written by

Lead Maker (& CEO) @Dagoma3D — We are here: 1/Water 2/Electricity 3/DATA 4/NOW:Objects

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