기획팀 멤버 모집하기
기획팀 멤버는 아젠다를 함께 세팅할 중요한 사람들이고, 상호믿음과 신뢰를 쌓아야 하고, 그럴 만한 사람들과 함께해야 한다. 이익이 나지 않는 생계외 활동인데, 멤버가 이탈해버리는 경우, 하고 싶었던 일들의 범위를 대폭 축소하거나, 흐지부지 중단해야하는 사태까지 이를 수 있기 때문이다.
방법 1. 직장동료,스터디멤버
팁이랄 것 까지도 없다고 생각할 수 있지만, 굳이 엄청 친하지 않아도 동종 업계나 같은 공부를 하는 사람 등 공통된 관심사를 가질만한 사람을 우선 찾아본다. 그리고 같이 하자고 설득한다. 우선 의기투합해서 진행할 한 사람을 찾으면, 그 다음 진행부터는 수월해진다.
방법 2. 친구
왜 1번으로 친구를 꼽지 않았냐면, 친구일 때와 함께 일할 때의 관계성이 차이가 있을 수 있기 때문이다. 서로 공사를 구분할 수 있는 관계라는 확신이 있다면 친구만큼 좋은 멤버가 없겠다.
방법 3. 지인소개
1,2번을 통해 모집한 소수정예 멤버에게 다시 1,2번을 통해 소개시켜달라고 한다. 레퍼런스 체크 대신 믿을 만한 사람을 소개받는다.
방법 4. SNS 모집 or 구인공고
개인적으로 이 방법은 a) 1,2,3에 해당하는 사람을 구인하지 못했을 경우 b) 기획팀에 대규모 인원이 필요한 경우에만 추천하고 싶다. 이유는 팀빌딩을 하고 서로의 성격을 맞춰가며 방향을 정하는 데 많은 시간과 에너지가 소비되기 때문이다. 생업 또는 학업과 병행하려면 가급적 체력과 기력을 아끼자. 혹은 이 방법으로 모집하는 경우 충분한 시간을 두고 팀을 만들어 나가는 것도 하나의 방법이다.
역할과 책임
멤버들이 각자 수행할 역할을 분배한다
멤버가 모집되었다면, 그 안에서 기본적으로 기획, 디자인, 예산의 3가지로 나누어 담당할 업무를 나열해본다. 기획은 아젠다 및 콘텍스트 작성, 디자인은 브랜딩 및 대외이미지 생성, 예산은 경비 지출 및 수입관리라고 보면 된다. 아래는 예시이고, 추가될 수 있다.
- 기획: 컨텐츠개발, 섭외,영업, 홍보, 마케팅, CS
- 디자인: 브랜딩, 웹, 인쇄, 굳즈
- 예산: 총무, 구매, 회계
한 사람이 여러 파트를 담당하거나, 혹은 1인으로 진행하고 외주를 주는 경우에도 역할을 나누는 것이 필요하다. 대분류 및 소분류를 해놓아야, 누가 어떤 일을 할 지 범위를 정할 수 있다. 또한 이렇게 나눠놓으면 나중에 보거나 다른 사람이 일을 인계받을 때도 비교적 어려움 없이 진행할 수 있다.
책임과 의무 수준에 대해 합의한다
서문에서 이야기했듯이, 비영리 컨퍼런스는 ‘좋아서 하는’ 일이지, 그 자체로 부귀영화를 얻지 못한다. 그렇기 때문에 서로 나눈 역할에 대하여 지켜야 할 점과 얼마만큼의 시간과 자원을 사용할 수 있을 지 합의해야 한다.
예를 들어 아래와 같은 특성을 가진 멤버들이 있다고 하자.
- 즐거운 돌고래: 다같이 모여야 한다, 약속과 스케쥴이 많다
- 힘센 사자: 각자 할 일만 하면 목표를 달성한다고 본다, 야행성이다
- 졸린 판다: 다른 멤버들이 못하는 역할 가능, 단 체력이 약하다
이 세 멤버는 각기 특성이 다르다. 힘센 사자가 야행성이라고 해서 밤 11시에 팀미팅을 하면 졸린 판다는 집중을 못할테고, 같이 작업하는 게 도움이 되는 즐거운 돌고래와 혼자해야 목표를 달성하기 나은 힘센 사자가 한 쪽의 업무방식에 맞출 수 없다. 구체적으로 선언은 하지 않더라도 자신과 팀멤버가 기여할 수 있는 정도를 산정해야 한다.
이후 커뮤니케이션에서 자세히 내용을 기재하겠지만, 예시를 들자면, 여기컨 팀의 경우 아래와 같이 책임 및 의무수준을 합의했다.
- 기획팀은 공간 섭외, 연/강사 라인업 완료, 부스 및 세션 기획에 대해 행사 당일 최소 n일 전에 완료한다. 작성된 기획안은 공유 폴더에 저장하여 다른 사람이 열람할 수 있도록 한다.
- 디자인팀은 로고 브랜딩 및 웹, 출판 이미지, 굿즈 디자인 전체를 맡는다. 업체 선정 및 구매도 직접 진행한다. 의견은 받을 수 있지만 최종발행안에 대한 전권을 가진다.
- 예매 사이트인 밋고(meetgo.kr) 예매 게시 및 정산 커뮤니케이션은 1인이 담당한다.
- 커뮤니케이션 채널은 슬랙으로 통일한다. 급한 일이 아닌 경우 다른 채널을 통한 연락은 삼가한다.
- 온라인 격주간 회의는 가급적 전원이 참석한다. 단, 사정이 있는 경우 공유문서로 회의록을 작성하여 본인이 진행했던 일, 하는 일, 논의해야할 사항에 대해 회의시간 전에 적어놓는다. 본인이 참석하지 않은 회의에서 결정된 사항은 되도록 따른다.
위와 같은 내용의 세부사항보다도, 이것은 꼭 지켜야 한다(ex. 격주 온라인 회의는 화요일 10시-11시, 영수증 사본이 있어야 경비 지급 가능)는 구체적인 방법을 킥오프에서 우선 만들고, 상황에 따라 적절히 수정하고 동기부여를 하는 과정을 거치자.
자원봉사자(스텝) 모집하기
자원봉사자 또는 스텝의 모집은 당일 행사를 원활하게 진행하기 위함이기에, 기획팀 멤버 수준의 협업모델을 가져갈 필요는 없다. 따라서 어떤 사람을 어떻게 찾느냐보다는 모집 공고 및 운영 등에서 유의할 점에 대해서만 간단히 기술하고 이 포스팅은 마무리하려 한다.
- 모집 인원: 행사 규모와 성격에 따라 다르겠지만, 영상관람, 강연청취 등 참석자의 참여수준이 비교적 낮은 행사라면 참석 인원의 5% 미만으로, 여러 부대 행사가 진행된다면 참석 인원의 5~10% 내외로 모집한다. 즉, 규모가 큰 행사를 원활히 진행하려면 현장 스텝까지 컨트롤해야하기 때문에 멤버들의 충분한 역량 훈련이 필요하다.
- 수행 업무: 안내 및 운영 필요하다면 영상,사진 등 특정 요건을 수행할 수 있는 사람을 모집한다. 다만 높은 수준의 결과물로, 전문성이나 시간을 요구한다면, 비용을 지불하고 별도로 전문 인력을 고용하는 게 맞다고 본다.
- 리워드: 아르바이트비, 컨퍼런스 (일부) 세션 무상등록, 굿즈 및 의복 등 현물 지급, 봉사활동 확인증(만약 비영리 단체로 등록되어있다면) 등, 참석자들이 납득할 만한 리워드를 제공해야 한다.
- 모집 공고: 상기 3가지 내용을 포함하고, 컨퍼런스의 목적을 명기하여 공고하는 것이 좋다. 모집 및 발표 기간을 명시하고, 이메일, 문자 통보 등 모집 인원의 발표 수단을 적는다. 개인정보는 이름, 연락처 등 연락 및 진행에 꼭 필요한 정보만 받는다. 모집 시 지원동기를 간단하게라도 꼭 서술케하여, 원하는 지원자를 선발하는 데 참고자료가 될 수 있게 한다.
다음 포스팅에서는 예산 계획에 대해서 작성할 예정이다.
(2018.11.7.)
