Pomodoro et la maîtrise du temps

Courir contre le temps et la procrastination, un défi que beaucoup d’entre nous tentent de relever tous les jours. Parfois sans succès. De mon côté, un petit outil m’aide beaucoup…

Le constat est brutal : nos métiers sont de plus en plus statiques, et notre principale activité consiste à être assis devant un bureau pendant la moitié de notre temps éveillé. À l’extrême, le travail assis réduirait notre espérance de vie. Effrayant…

Avouons que rester assis, après tout, c’est beaucoup moins fatigant que de travailler sur un chantier, à porter des charges ou à grimper sur des échafaudages. Mais je suis certaine que cela n’empêche pas une majorité d’entre vous de se plaindre du dos chaque soir, ou de se retrouver assaillie de céphalées dues à la proximité constante d’un écran. Et même si on n’est pas atteint du “mal du siècle”, rester concentré(e) et productif(ve) toute une journée est loin d’être évident : Internet, dans toute sa richesse, nous procure autant de distractions que d’outils indispensables.

La productivité des français est un vaste sujet qui anime régulièrement les médias. C’est un véritable enjeu : chacun d’entre nous doit toujours en faire plus, dans un temps imparti réduit.

Cela fait maintenant une dizaine d’années que je me retrouve chaque jour sur une chaise de bureau plus ou moins confortable, à un poste plus ou moins ergonomique. Cela fait huit ans que j’entretiens une belle tendinite au poignet droit, que je me plains de plus en plus du dos, et surtout, que je rentre chez moi lessivée le soir. Conséquence : je mets plus de temps à me reposer mentalement, et le jour suivant, je suis confrontée à de pleines plages d’improductivité ou de manque d’inspiration. Et ça dure, ça dure…

Il fallait donc remédier à tout cela, pour sauver ma productivité, mais aussi mon confort au travail. Après tout, un employé productif est avant tout un employé heureux et bien installé, au propre comme au figuré.

Prendre soin de son temps et de son travail

Le principe du “time management” n’est pas nouveau. Les grandes lignes tournent autour de :

• La création d’un environnement propice à l’efficacité,
• La définition de ses priorités,
• L’accomplissement de ses tâches autour de ces priorités,
• L’optimisation du temps passé sur ces tâches (et la réduction du temps passé sur des choses non-prioritaires).

Il existe des dizaines de méthodes et de principes pour optimiser son temps et sa productivité, comme GTD ou la technique Pomodoro. C’est cette dernière qui a retenu mon attention, il y a quelques années de cela. En découvrant ses principes de bases, j’ai vite compris que cette technique pouvait m’apporter des solutions pour améliorer mon travail au quotidien.

Pomodoro, comment ça marche ?

La technique Pomodoro fut inventée par Francesco Cirillo dans les années 80. Son apparente facilité d’application en fait son succès.

Le principe est très simple :

• Au début de la journée, on établit une to-do list.
• On découpe notre temps en plages de 25 minutes appelées “pomodoros”, suivies de 5 minutes de pause. Au bout de 5 “pomodoros”, on s’octroie une pause un peu plus longue de 15 minutes.
• Au bout de chaque “pomodoro”, on note ce que l’on a acompli.
• À la fin de la journée, on analyse les résultats obtenus.

Pour aller plus loin, il convient de s’aider des “pomodoros” pour mieux évaluer le temps que prend une tâche, avec le but ultime d’optimiser son temps et d’être plus efficace.

Tout du bon !

Les résultats ne se sont pas fait attendre. Les jours où j’applique consciencieusement la technique, je sors du travail moins fatiguée : pas de mal de tête, pas de dos en miettes. Chaque pause de 5 minutes me donne l’occasion de me lever et de m’étirer, de faire quelques pas, d’aller boire un verre d’eau.

Au niveau de ma productivité, le suivi de mon travail est beaucoup plus facile. J’adopte le réflexe d’estimer une tâche en “pomodoros”, et non plus en heures ou en demi journées.

Je ressens beaucoup moins de frustration face aux distractions et aux réseaux sociaux. Leur instantanéité perturbe profondément notre attention et notre capacité à nous concentrer. Twitter est mon péché mignon, et m’apporte des tonnes de liens passionnants : j’ai pris l’habitude de les collecter quand ils passent, puis de consacrer certaines pauses à les consulter.

Certains matins, je me surprends même à ressentir le besoin de m’étirer, naturellement, au bout de 25 minutes de travail, sans y avoir pensé. Mon corps et mon cerveau ont pris le pli !

La technique Pomodoro peut également aider les freelances ou les travailleurs “isolés” à rythmer leurs journées et éviter de rester assis sans voir le temps passer. C’est également une bonne base pour faire son time tracking, tellement essentiel pour facturer son temps, quand on est indépendant.

Pomodoro n’aide pas tout le monde…

Il existe, selon moi, trois obstacles à l’application quotidienne de la technique Pomodoro. Heureusement, ils ne sont pas tous insurmontables.

Premier obstacle : votre contexte de travail : si vous êtes en permanence dans un environnement bruyant, ou que votre mission implique que vous soyez dérangé(e) très souvent, il sera d’autant plus dur d’appliquer la méthode.

Même si vous avez la chance de pouvoir composer vos journées, ce n’est pas encore gagné. Sans en parler autour de vous, notamment à vos collègues à proximité, vous aurez du mal à faire respecter vos plages de 25 minutes de concentration. Si vous comptez tester la technique, je vous conseille d’en informer vos collaborateurs : certains pourront même vous suivre dans l’apprentissage, ce qui ne peut être que positif !

Enfin, nous ne sommes pas tous égaux devant la concentration : le “multitasking”, syndrome moderne qui nous veut capables de tout faire en même temps tout en restant concentrés, n’est pas inné. Internet m’a appris, notamment grâce à Twitter, à me déconcentrer pour de très courtes périodes, tout en étant capable de retrouver ma concentration immédiatement après. Mais ce n’est pas le cas de tous : dans mon entourage professionnel, on me dit parfois “après une pause, je mets du temps à me remettre au travail”. Pour les amoureux de la longue concentration, la technique Pomodoro est une contrainte plutôt qu’un avantage.

Comment l’applique-t-on ?

À l’époque où j’ai initié la pratique cette technique, j’ai commencé par informer toute mon équipe proche. Je leur ai également indiqué que je pouvais, s’ils le souhaitaient, faire retentir tout haut la sonnerie de mes “pomodoros” afin qu’ils puissent suivre le rythme avec moi. Il n’est pas rare qu’ils m’accompagnent en prenant leurs pauses en même temps que moi.

Mais pour appliquer la technique, il faut un minuteur ! Il en existe des dizaines.
Optez pour le minuteur classique, en provenance directe de la cuisine. Si vous êtes plutôt smartphone, chaque plateforme comprend son minuteur Pomodoro. Des applications Windows et OSX existent également : vous avez l’embarras du choix pour trouver le minuteur adapté à vos besoins.

Pour ma part, j’ai ajouté un nouvel onglet dans ma liste de démarrage de mon navigateur : cet onglet, c’est http://www.moosti.com/, un minuteur Pomodoro basique, léger, accessible depuis le web. Même si ce dernier se limite aux fonctions très basiques de la technique, il fonctionne bien. On peut modifier la longueur des pomodoros et des pauses pour l’adapter à son propre rythme.

Grâce à la technique, j’ai lentement modifié mon rythme de sollicitation extérieure. Outre le téléphone qui sonne (dur de passer à côté de ce dernier), j’ai arrêté de consulter mes emails trop souvent. J’essaie, dans la mesure du possible, de ne pas céder aux stimuli des notifications dès que celles-ci arrivent, et limite ma consultation à des plages précises.

Quand je suis concentrée sur une tâche et qu’un pomodoro ne me suffit pas, je m’autorise à sauter la pause. Mais en guise de gage, je prends une pause plus longue par la suite.

Conclusion

La technique Pomodoro est une manière simple à tester et à mettre en place, qui permet d’obtenir de bons résultats assez rapidement, du moment qu’on lui garantisse un environnement propice. Si vous cherchez un bon moyen de vous soulager un tant soit peu du poids physique du travail de bureau, alors jetez-vous sur l’apprentissage de cette technique.

Si vous voulez aller plus loin, The Pomodoro Technique propose même une certification qui vous donnera le titre honorifique de Certified Pomodoro Master ! #laClasse

Avec le temps, j’ai modifié la durée des pomodoros pour les allonger à 40 minutes, suivies de 10 minutes de pause. Les jours où je n’applique pas la technique, je suis moins concentrée et ai tendance à me perdre dans mes tâches. Avec Pomodoro, je suis plus productive et focalisée sur une tâche à la fois.

Si vous utilisez cette technique ou comptez l’essayer, faites-moi part de vos expérimentations !

Une version de cet article fut originalement publié ici le 5 juillet 2013.