Desksharing — wie Sie flexibles Arbeiten im Unternehmen zum Erfolg machen

Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt verändert. Aus der Not heraus schickten zahlreiche Unternehmen ihre Angestellten ins Home Office und widerlegten damit die weit verbreitet Gewissheit, dass Arbeit im Büro stattfinden muss.

Diese Entwicklung lässt sich nicht zurückdrehen. Mitarbeiter*innen wollen nicht dauerhaft zurück ins Büro. Laut einer Studie von EY möchten 9 von 10 Angestellten frei wählen können, von welchem Ort aus sie arbeiten. Die Hälfte der Angestellten würde sogar den Arbeitgeber wechseln, wenn dieser sich weigerte, flexibles Arbeiten anzubieten. Das gilt insbesondere für die Gruppe der Millennials.

Doch auch für Unternehmen hat Remote Work Vorteile. Zum einen erhöht das Angebot flexibler Arbeit die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter*innen. Das Employer Marketing profitiert davon, dass eine flexible Arbeitsorganisation für eine menschliche, moderne Arbeitskultur steht, was für junge Mitarbeiter*innen bei der Entscheidung für einen Arbeitgeber von großer Bedeutung ist. Und auch der CO2-Fußabdruck eines Unternehmens verringert sich, wenn die Mitarbeiter*innen statt zu pendeln aus dem Home Office arbeiten.

Doch trotz aller Vorteile von Remote Work hat das Büro seine Bedeutung noch nicht vollkommen eingebüßt. Denn Angestellte möchten im Durchschnitt lediglich 2–3 Tage außerhalb des Büros arbeiten. Dauerhaftes Home Office ist auch jetzt nicht die allgemeingültige Lösung.

Die Vorteile des Desksharing

Zur allgemeinen Erleichterung der Immobilienindustrie ist es für die komplette Kündigung aller Büroräume also noch zu früh. Dennoch bleiben regelmäßig Arbeitsplätze unbesetzt, wenn die Mitarbeiter*innen seltener ins Büro kommen. Für Unternehmen bedeutet das eine enorme Verschwendung von Platz und Betriebskosten.

Um den Angestellten die gewünschte Flexibilität anzubieten und gleichzeitig überflüssige Kosten abzubauen, übernehmen mehr und mehr Unternehmen das Konzept des Desksharing.

Beim Desk Sharing wird Mitarbeiter*innen kein fester Arbeitsplatz im Büro zugewiesen, sondern die vorhandenen Sitzplätze werden jeden Tag neu vergeben.

Ursprünglich kommt das Konzept aus dem Silicon Valley und findet schon lange bei Tech-Riesen wie Google und Facebook Anwendung. Mittlerweile haben jedoch auch große deutsche Konzerne wie Lufthansa, Siemens und der ADAC die Vorteile des Desksharing erkannt und setzen es an ausgewählten Standorten ein.

Durch Verkleinerung der Bürofläche sowie Einsparungen bei Beleuchtung, Heizung usw. ermöglicht Desksharing Unternehmen, signifikant Betriebskosten einzusparen — laut Untersuchungen von Global Workplace Analytics bis zu 25% pro Mitarbeiter*in.

Doch über die Kosteneinsparungen hinaus hat Desksharing noch weitere Vorteile.

Desksharing ermöglicht es, flexibel in der Umgebung zu arbeiten, die zur Aufgabe passt. Konzentrierte Arbeit kann in einem Stillarbeitsraum erfolgen, Brainstorming Sessions in Creative Areas. Dafür müssen Unternehmen diese Spezialräume jedoch anbieten.

Ein weiterer Vorteil, täglich den Arbeitsplatz zu wechseln, ist der Kontakt zwischen Mitarbeiter*innen unterschiedlicher Teams und Abteilungen und der Wissens- und Erfahrungsaustausch, der dadurch stattfinden kann. Durch informelle Gespräche lernt man die Arbeitsweisen, Herausforderungen und Bedürfnisse der anderen kennen, was den Zusammenhalt unter den Kolleg*innen, die Kreativität der Mitarbeiter*innen und damit die Innovationskraft des Unternehmens positiv beeinflussen kann.

Sitzen auch Führungskräfte täglich zwischen ihren Mitarbeiter*innen, baut Desksharing das Hierarchiedenken im Unternehmen ab und fördert so eine moderne Unternehmenskultur.

Die Herausforderungen des Desksharing und wie Sie sie bewältigen

Trotz aller Vorteile stellt Desksharing natürlich eine großer Veränderung für die Angestellten dar.

Die Anforderung, sich täglich auf eine neue Bürostruktur einzulassen, kann Stress hervorrufen. Das gilt insbesondere für Menschen, die ungern täglich die Arbeitsumgebung wechseln oder sich nicht immer wieder mit neuen Sitznachbarn austauschen wollen. Manchen Mitarbeiter*innen fehlt ohne festen, individuell eingerichteten Arbeitsplatz auch das Gefühl, mit der Arbeit verbunden zu sein — mit negativen Folgen für die Mitarbeiterloyalität. Um die psychologischen Auswirkungen der Veränderung zu verringern, sollte auch die Einführung von Desksharing von einem Change-Management-Prozess begleitet werden.

Eine weitere Herausforderung ist der Aufwand, der mit der täglichen Suche nach einem Arbeitsplatz verbunden ist. Einen freien Platz suchen, den Laptop verkabeln, den Tisch und Bürostuhl passend einrichten — das alles kostet Zeit und Energie.

Um Einrichtungszeit und -aufwand so gering wie möglich zu halten, sollten Arbeitgeber zum einen jeden Platz mit flexiblem Mobiliar wie höhenverstellbaren Schreibtischen und leicht konfigurierbaren Stühlen sowie der benötigten Technik wie Computerbildschirmen und den entsprechenden Anschlusskabeln ausstatten.

Zum anderen sollten Unternehmen ein leicht zu bedienendes Software-Tool einsetzen, das das Buchen des gewünschten Arbeitsplatzes so einfach wie möglich macht. Laut einem Report des Beratungsunternehmens EY wünscht sich jede*r fünfte Angestellte vom Unternehmen die Investition in ein solches Buchungssystem.

FlexDesk — Sitzplatzbuchung leicht gemacht

Desksharing-Tool FlexDesk von mediaman

Um die Sitzplatzbuchung bei mediaman so leicht und effektiv wie möglich zu machen, haben wir das Buchungstool FlexDesk entwickelt.

Über FlexDesk buchen unsere Kolleg*innen mit nur zwei Klicks ihren Wunscharbeitsplatz im Büro. Die Verwaltung der Arbeitsplätze erfolgt also dezentral von den Kolleg*innen selbst, was die Administration enorm entlastet. Auch die umständliche Buchung von Arbeitsplätzen und Team- oder Konferenzräumen beispielsweise über (Outlook-)Kalender wird mit FlexDesk durch eine intuitiv bedienbare Technologie ersetzt.

Ein Grund für die einfache Nutzung von FlexDesk ist das schlichte und informative Design. FlexDesk zeigt auf einer interaktiven Karte den Grundriss der Büroräume mit den jeweiligen Arbeitsplätzen an. Ob ein Platz frei oder belegt ist, ist dank farblicher Markierungen direkt erkennbar. Auch welche Kolleg*innen welchen Platz gebucht haben, wird namentlich angezeigt. So kann man mit einem Blick ins Tool alle Kolleg*innen finden, ohne das ganze Büro absuchen zu müssen.

Interaktiver Büroplan in FlexDesk

Der Login in das System erfolgt einfach über die Zugangsdaten unseres Office365-Kontos. Das bedeutet weniger Zugangsdaten für unsere Mitarbeiter*innen und geringerer Verwaltungsaufwand im Hintergrund.

Um auch andere Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung von Desksharing zu unterstützen, bieten wir FlexDesk als Whitelable-Lösung an. Ohne eigene Programmierarbeit können Unternehmen direkt mit der Organisation des flexiblen Arbeitens beginnen — egal ob Agentur mit fünf Mitarbeiter*innen oder Konzern mit großer Belegschaft.

Wann sich Desksharing lohnt und was Sie beachten müssen

Flexibles Arbeiten und Desksharing sind Trends, die auch nach der Corona-Pandemie nicht verschwinden werden. Doch neben Vorteilen sind mit der flexiblen Nutzung von Arbeitsplätzen auch Herausforderungen verbunden, die bewältigt werden müssen.

Aus Kostengründen lohnt sich Desksharing dann, wenn Arbeitsplätze regelmäßig leer stehen — sei es wegen flexibler Remote-Work-Vereinbarungen, regelmäßiger Außendiensttermine oder Arbeit beim Kunden, wie es in der Management- und Strategieberatung üblich ist.

Doch auch, wenn Angestellte flexibel und agil arbeiten und die Arbeit kreativen Austausch, viel Kommunikation und enge Zusammenarbeit zwischen Kolleg*innen unterschiedlicher Teams und Abteilungen erfordert, ist Desksharing durch die regelmäßige Durchmischung der Mitarbeiter*innen von Vorteil.

Nichtsdestotrotz hat das Desksharing auch tiefgreifenden Einfluss auf Unternehmenskultur, Führungsverhalten und den Einsatz von Technologie.

Da die Organisation der Arbeit eng mit der Unternehmenskultur zusammenhängt, muss das flexible Arbeiten von der Entwicklung einer offenen Arbeitskultur mit mehr Autonomie, Entscheidungsfindung, Informationsaustausch und Zusammenarbeit in Teams begleitet werden. Wie bei jedem großen Veränderungsprojekt ist dabei offene Kommunikation sowie die Beteiligung der Mitarbeiter*innen am Prozess ein zentraler Erfolgsfaktor.

Des Weiteren verändert das flexible Arbeiten die Mitarbeiterführung. Wenn nicht mehr ersichtlich ist, wo, wann und woran die Angestellten gerade arbeiten, ist Vertrauen der Führungskräfte in die Mitarbeiter*innen sowie eine Leistungsbewertung notwendig, die sich auf die erbrachten Ergebnisse fokussiert und nicht auf die Anwesenheit im Büro.

Zu guter Letzt muss natürlich die notwendige Technik vorhanden sein, um Desksharing zum Erfolg zu machen. Dazu gehört auch eine leicht zu bedienende Buchungssoftware, die den Mitarbeiter*innen die tägliche Arbeitsorganisation so einfach wie möglich macht.

Quellen

EY (2021). Work Reimagined. Global Employee Survey — Key findings and implications for ICMIF

Mache, S., Servaty, R., & Harth, V. (2020). Flexible work arrangements in open workspaces and relations to occupational stress, need for recovery and psychological detachment from work. Journal of Occupational Medicine and Toxicology, 15(1), 1–11.

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