Wie wir mit Personio unsere HR digitalisiert haben — und was wir heute anders machen würden.

Quelle: Brooke Cagle auf Unsplash

Die Digitalisierung geht auch an der Personalabteilung nicht vorbei. Wie viele andere Unternehmen standen auch wir vor der Frage, wie wir unsere Personaladministration und das Recruiting digitalisieren können. Nach einem Fehlversuch einige Jahre zuvor, waren wir jedoch etwas zögerlich. Und auch der riesige, unübersichtliche Markt an Anbietern und Lösungen schreckte uns ein wenig ab. Doch als Digitalagentur keine digitalisierten Personalakten zu haben, ist ja auch irgendwie an der Zeit vorbei. Also fassten wir uns ein Herz und gingen das Projekt Anfang des letzten Jahres an.

Nach intensiven Gesprächen mit unterschiedlichen Anbietern und uns bekannten HR-Kolleg:innen aus anderen Unternehmen, entschieden wir uns für Personio. Der Marktführer im Segment der mittelständischen Unternehmen passte zu uns und bot uns viele Möglichkeiten. Und auch unsere HR-Kontakte hatten gute Erfahrungen mit Personio gemacht.

Den Ausschlag gab jedoch die Möglichkeit, über eine Schnittstelle automatisch Daten zwischen Personio und Datev austauschen zu können. Informationen in Personio, wie zum Beispiel die Anschrift der Mitarbeiter:innen, werden so automatisch an unser Datev-System und damit gleichzeitig an unser externes Lohnbüro übertragen. Gleichzeitig werden Dokumente des Lohnbüros, wie beispielsweise die Lohnbescheinigungen, automatisch in Personio hinterlegt und sind so jederzeit für alle Kolleg:innen zugänglich.

Gesagt, getan. Im Sommer 2021 führten wir Personio bei uns im Unternehmen ein. Welche Erfahrungen wir dabei gesammelt haben und welche Fehler ihr vermeiden solltet, haben wir in diesem Artikel aufgeschrieben.

Bei der Einführung von Personio wurden wir von Personio-Mitarbeitenden unterstützt, was wir euch nur empfehlen können. Hier am Geld zu sparen, halten wir für einen Fehler. Denn auch wenn Personio relativ selbsterklärend ist, steckt der Teufel oft im Detail. Dank der Unterstützung durch das Support-Team und auch die Community findet man zum einen schneller Lösungen für Probleme, als wenn man eigenständig im Handbuch nachlesen müsste. Zum anderen kann man auf Erfahrungen und Workarounds zurückgreifen, die sich für andere schon bewährt haben.

Ein günstiger Nebeneffekt der regelmäßigen Zusammenarbeit mit den Personio-Mitarbeitenden war, dass wir so gezwungen waren, uns an den Einführungszeitplan zu halten und uns deshalb durchgehend mit Personio zu beschäftigen.

Auch wenn die Einführung von Personio an sich tatsächlich unkompliziert ist, handelt es sich um ein umfangreiches Projekt. Deshalb sollte der Einführungstermin mit Bedacht gewählt werden, damit alle Mitarbeitenden involviert sind und ausreichend Zeit haben, sich in die neue Plattform einzuarbeiten.

Wir haben hier den Zeitpunkt nicht optimal gewählt. Zum einen setzten wir gleichzeitig ein weiteres großes Projekt um. Zum anderen hatten wir die Einführung mitten in die Sommerurlaubszeit gelegt.

Das hatte zur Folge, dass einige Prozesse auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wurde, was uns hier und da nachträglich auf die Füße gefallen ist. Hätten wir die Zeit gehabt, Personio gewissenhaft und gründlich im Unternehmen einzuführen, alle Prozesse direkt sauber aufzusetzen und uns gemeinsam den Aufgaben zu widmen, hätten wir uns spätere Nachfragen beim Support und der Community sowie aufwendiges Nachlesen im Handbuch sparen können.

Wer schon einmal ein großes Software-Projekt durchgeführt hat, weiß, dass man den Aufwand, der auf einen zukommt, leicht unterschätzt. So ging es uns auch bei der Einführung von Personio. Denn neben der Einführung an sich und den wahrzunehmenden Terminen, sind auch Vorbereitungen für die Folgewochen zu treffen.

Deshalb sollte man folgende Fragen im Vorhinein klären:

  • Welche Prozesse möchte ich abbilden? Wie sehen diese Prozesse momentan aus und wie will ich sie in Zukunft gestalten?
  • Welche meiner Ziele lassen sich mit Personio umsetzen? Für uns war es besonders wichtig, interne Prozesse zu vereinfachen, die Administration zu verschlanken und die Transparenz im Hinblick auf die Personalakte usw. für die Kolleg:innen zu erhöhen.
  • Müssen Dokumente überarbeitet werden, und wenn ja, welche? Das kann z.B. die Eingangsbestätigung für Bewerbungen oder Vorlagendokumente für das Vertragswesen betreffen.
  • Wer ist an den Prozessen beteiligt? Nur die Personalabteilung, oder auch noch Finance, Geschäftsführung usw.?
  • Wie kann ich die Anforderungen aller Stakeholder abbilden?
  • Welche Mitarbeiterrollen muss ich vergeben? Hier spielt auch der Datenschutz eine große Rolle.
  • Wie viele Lohnvergütungs- und Benefitmodelle muss ich abbilden (z.B. Fahrradleasing, Zuschuss zum ÖPVN oder die Kita usw.)?

Es ist ratsam, alle zukünftigen Nutzer:innen von Personio auch am Einführungsprozess zu beteiligen. So lässt sich direkt klären,

  • welche Informationen direkt sichtbar sein müssen,
  • wer für welche Prozessabbildung zuständig ist,
  • wer die Einführung des Systems betreut und
  • wie alle Informationen transparent dargestellt werden können.

Um das Projekt zu organisieren, haben wir in einer Excel-Liste hinterlegt, wer aktuell an welcher Aufgabe arbeitet und in welchem Status sich diese befindet. Ebenso haben wir das Vier-Augen-Prinzip eingeführt, um zum einen Fehler zu verringern, und zum anderen den Aufbau von Inselwissen bei einzelnen Projektbeteiligten zu vermeiden.

Letzteres hat leider nur teilweise geklappt. Da wir aus Zeitgründe die Einrichtung bestimmter Aufgabenbereiche wie Recruiting und Lohnabrechnung unter uns Kolleg:innen aufgeteilt haben, fehlt uns jetzt im jeweils anderen Bereich das Wissen, um auftretend Probleme eigenständig zu lösen. So müssen wir immer auf die jeweilige Expertin zurückgreifen oder uns in das Handbuch einlesen.

Leider ist die nachträgliche Berichtigung von Fehlern in Persiono mit manuellem Aufwand verbunden. Deshalb sollte man von Anfang an doppelt prüfen, ob die Datensätze, die man im System hinterlegt, wirklich korrekt sind.

Personio hat unsere Personalarbeit enorm erleichtert und verbessert.

Zum einen hat sich der gesamte Recruting-Prozess durch Personio deutlich verschlankt.

Dank Vorlagen können wir heute in kürzester Zeit Jobanzeigen erstellen und in zahlreichen Jobportalen veröffentlichen.

Der Recruiting-Bereich in Personio ermöglicht die kollaborative Zusammenarbeit unterschiedlicher Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Die Bewerbungsunterlagen werden automatisch im Portal hinterlegt und können so von allen berechtigten Personen eingesehen werden. Darüber hinaus können alle Beteiligten ihre Einschätzungen zu den einzelnen Bewerber:innen in einer Kommentar-Funktion hinterlassen. Zuletzt wird die gesamte Kommunikation im Zuge des Recruiting-Prozesses in Personio gespeichert und kann so jederzeit nachverfolgt werden.

Auch im Hinblick auf den Datenschutz erleichtert Personio den Recruiting-Prozess. Denn dank der Vergabe von Rollenrechte haben nur die Kolleg:innen Zugang zu einzelnen Bewerbungen, die dazu auch berechtigt sind. Und Bewerbungsdaten können nach Schließen des Auswahlverfahren automatisiert gelöscht werden.

Zum anderen sind auch unsere administrativen Prozesse einfacher und schneller geworden.

Beispielsweise können alle Kolleg:innen Dokumente wie Krankmeldungen einfach selbständig in das System laden. Dadurch fallen ehemals händische Prozesse wie das Übertragen von Mailanhängen in die digitale Personalakte weg.

Da wir auch die Lohnabrechnungen nur noch digital in Personio abbilden und nicht mehr in Papierform verschicken, sparen wir zum einen Papier und ermöglichen zum anderen den Kolleg:innen, jederzeit auf alle Dokumente zugreifen zu können. Die oft gehörte Bitte „Kannst du mir meine Lohnabrechnung vom Mai letzten Jahres zusenden, da ich sie nicht mehr finde?“ gehört nun ein für alle Mal der Vergangenheit an.

Eine weitere wertvolle Funktion von Personio sind die automatischen Berichte. So lassen sich mit wenigen Klicks Listen für Notfallkontakte und Teamzusammensetzungen ausspielen, Kranken- und Urlaubstage exportieren oder Statistiken zur Verteilung der Urlaubstage usw. erstellen.

Trotzdem haben wir noch einiges zu tun. Den ein oder anderen Prozess müssen wir noch an unsere Bedürfnisse anpassen. Da selbst Personio nicht vollständig individualisierbar ist, müssen wir auch den ein oder anderen Workaround finden, wenn Personio selbst keine entsprechende Funktion anbietet.

Des Weiteren müssen wir noch einige Datensätze in das System übertragen und Berichte definieren, die wir für die Auswertung unserer Personalarbeit nützlich finden. Aber auch das werden wir Schritt für Schritt schaffen.

Nutzt auch ihr Personio in eurem Unternehmen? Wie ist es euch bei der Einführung ergangen?

Oder beschäftigt ihr euch mit dem Gedanken, Personio zu nutzen? Dann schreibt eure Fragen gerne in die Kommentare.

Vielen Dank für euer Interesse. Für Fragen und Feedback, meldet euch gerne bei uns unter hallo@mediaman.de oder schaut bei unserem Instagram oder LinkedIn-Profil rein.

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