¿Y si dejamos de hacer aburridos presupuestos para nuestros clientes y empezamos a divertirnos haciéndolos?

Una de las cosas más aburridas y tediosas del mundo es hacer presupuestos. O propuestas. O estimaciones. O cotizaciones. O como sea que los llames en tu zona o en tu empresa, porque — ésa es otra — en cada sitio se llaman de una manera.

Pero, quizá, más aburrido es esperarlas y recibirlas. Porque o no te llegan nunca o cuando llegan es un cristo ininteligible. O, peor aún, no hay quien las entienda. O son simplemente un correo con ideas al aire y un precio al final que no sabes si lleva IVA o no, si lleva retención o no, cómo se paga, si no hay que pagarlo… Vamos, que MAL.

¿Y qué podemos hacer para cambiar La Mandanga ™? Muy fácil, empezar a pensar un poco más en digital.

¿Cómo hacemos los presupuestos?

Pues mal. Lo habitual es trabajar de dos maneras:

  1. Lo hacemos desde cero. Con o sin plantilla de nuestra marca/producto/servicio/tienda, nos ponemos a escribir cosas locas como el precio, qué hacemos, quiénes somos… y luego a inventarnos cosas según el proyecto y según las notas que hayamos tomado de la reunión o llamada de nuestro cliente. Mis dieses a esas plantillas de empresa que son, básicamente, una página en blanco y otra con un título para la presentación con la tipografía de la empresa y que hay que retocar porque ni están alineados los elementos ni nada.
  2. Reutilizamos cosas. Con el peligro que ello conlleva. Que si a la Empresa Acme, S.L. le hemos enviado una propuesta a nombre de John Doe. Porque somos así. Que si no hemos borrado el concepto Cuz Ai Gourz It que es básicamente meter un 73% de margen comercial porque sí. Y cosas de ésas.

Y luego tenemos a la gente que usa programas hipercomplejos de presupuestos pero que no nos solucionan la vida ni a los que somos freelance ni a quienes tienen (o tenemos) una pequeñica empresa que hace cosas. Salvo que seas arquitecto y necesites Presto o cosas similares. Como los catalanes, que hacen cosas.

Venga, ¿y cómo los haces tú?

Pues, a ver, hay varias opciones. La más socorrida es la habitual, es decir, preparar un presupuesto en una presentación con una de las plantillas más ramplonas que tengamos en nuestro programa de presentaciones favorito (o la presentación corporativa comentada antes) y empezar a escribir.

Cuando hablamos de programa de presentaciones favorito hay varias opciones. Por orden de preferencia de esta santa casa serán (al menos a día de hoy) Keynote, Google Sheets y PowerPoint. Si optáis por otros softwareses como OpenOffice, LibreOffice o cosas más avanzadas como InDesign, pues me parece muy bien. Cada uno gestiona sus taras como puede. En mi caso, las gestiono con lo que tengo a mano y/o pago, así que ahí vamos.

Sin embargo, ahí vamos con el lío: que si la presentación es aburrida, que si otra vez al punto 2 de reutilizar cosas, que si el folio en blanco, que si tiene coherencia visual, que si hoy tengo ganas de usar una presentación minimal, que si elige una presentación de las que hay de pago, que si el síndrome del folio en blanco…

En realidad, la solución la tenemos frente a nuestras narices. Y es que para quienes trabajamos de cara a los clientes muchas veces no es necesario complicarse la vida y basta con tener una miaja de cabeza. Y recurrir a Google:

hacer presupuestos online

Con esa simple búsqueda, sin comillas ni nada, a lo loco, ya nos salen opciones. Una de ellas es anfix y como usuario de anfix desde los inmemoriales tiempos del escritorio virtual he de decir que es una opción sencilla y buena para poder trabajar. Es decir, una tabla, conceptos, valores, cálculos directos y pista.

Eso está muy bien cuando quieres mandar un presupuesto con conceptos cerrados y sin mucha explicación. Es decir, quizá está bien para mandar un presupuesto de una reforma de una casa, materiales para una ferretería o para hacer hasta facturas proforma pero en realidad se queda corto cuando lo que tienes que mostrar es algo más complejo, que requiere una explicación prolija con sus párrafos diferenciados, mostrar referencias de tu trabajo sin tener que hacer mil clics y que nos pasen cosas como ésta:

¿En qué ventana tenía abierto el puñetero presupuesto que me había mandado esta gente? Joder, lo había abierto con Chrome. No, espera, con el Acrobat Reader. Cagoncrista, mil aplicaciones abiertas, cierro algunas, JODER, HE CERRADO LA QUE NO ERA)

Y como cada vez uno está más concienciado con cosas como la usabilidad, la conversión y demás pues sigue probando cosas.

En una de ésas la gente de Microbio se mudan desde uno de los zulos en los que estaban a una oficina de verdad que iban a compartir con una gente que hace desarrollo y que tienen una aplicación de la que habían mandado un kit con pegatinas para la webcam del ordenador que son de un pollo y dicen que sirven para eso. Quoters, se llama, pues venga. Vamos allá.

Tras una infructuosa prueba en Cuchillo, le di una mordisco (a la herramienta) aprovechando un par de proyectos históricos para enviar varias modificaciones y alguna que otra cosilla y favor que pedían, recomendándolo también a otra gente.

¿Qué ha aportado Quoters a mi vida?

El vídeo de la página principal de Quoters.

Pues, a ver, es lo que es: una aplicación que sirve para hacer presupuestos (más bien propuestas, de las de verdad) y que cumple perfectamente con lo que necesitamos quienes nos dedicamos a estas cosas del marketing online. Es decir, si somos online y defendemos el online por encima de todas las cosas, ¿por qué no usar una solución que nos permita hacer las propuestas online?

Una vez revisado el Centro de Ayuda, familiarizarse con la interfaz es relativamente sencillo, con terminología muy neutra y con la ayuda de Carmen de Quoters, cualquier propuesta que hagas es algo similar a esto:

Captura de un presupuesto estándar usando una de las plantillas de Quoters. No, no os voy a poner uno de un cliente.

Vale, ¿y qué hay en Quoters?

Pues mil cosas que nos van a facilitar la vida para hacer presupuestos:

  1. Plantillas, con lo que ya no tendremos que preocuparnos de cosas. Es más, no sólo hay plantillas predefinidas sino que podemos hacer las nuestras.
  2. Secciones reutilizables: equipo, condiciones, formas de pago. Ya ni copiar ni pegar ni nada. Guardas la sección y pista.
  3. Cálculo automático del presupuesto, con sus cosas de guardar hasta tarifas. O incluso hacer cálculos avanzados como los de meter márgenes o cálculos basados en costes.

Eso así a bote pronto. Luego hay otras cosas como poder usar tu propio dominio para los presupuestos (mola lo de presupuestos.miempresa.com, no lo neguemos), descargar los presupuestos en PDF, trabajar en equipo, saber si lo han visto, que el cliente lo acepte directamente… Vamos, lo que viene siendo gestionarlo todo online.

¿Y el futuro?

Si se habla de futuro, siempre viene esto a la cabeza.

De momento tienen una versión de pago y otra gratuita con límites (esas cosas del freemium que tanto os gustan… ya sabéis lo que opino de lo gratis) pero es dinero bien pagado. Y para empresas en las que haya varias personas tocando presupuestos y propuestas es dinero muy bien invertido.

UPDATE: ahora el modelo es más sencillo (y también sirve para tener ingresos, claro). Hay tres tipos de planes, cada uno con su correspondiente Quotermaster y que se ajustan a las necesidades de cada tipo de empresa. Igual deberíais mirarlo tal que ya.

Me permito hablar del futuro porque llevo un tiempo trabajando con Microbio (sí, en mi LinkedIn ya lo pone, pero se puede deshabilitar que os spamee la herramienta para que me deis la enhorabuena), en Microbio me dejan hacerlo y porque estoy muy cerca de todo el equipo de Quoters (Carmen no se apellida de Quoters, pero es de verdad y es una curranta). Compartir oficina es lo que tiene y ayuda mucho a ver lo que hay dentro, aparte de que Álex y Gerar son los malditos ninjas de los presupuestos de Quoters, pero eso ya es otra mandanga (Fer anda con la pata chula, mira a ver, shurm). Y el futuro que va a llegar, va a molar mil, con cosas que van a mejorar mucho la aplicación y funcionalidades muy avanzadas que incluyen integraciones, firma online de documentos, analíticas y mil cosas más. Ya os lo irán contando en su blog.

Dadla un veo y probadla, porque seguro que os cuadra para muchas cosas. Seáis un freelance, un autónomo de toda la vida, una PYME o una gran empresa, al final hay un buen trabajo por detrás.

José Esteban Mucientes Manso

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No hagas mucho caso a lo que escribo, anda. O sí. Tú verás.

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