Как Трелло помогает работать

Мой способ организации работы фрилансера

Юлия М.
Feb 12, 2017 · 5 min read

Когда я стала работать как фрилансер, у меня появились проблемы с планированием и тайм-менеджментом: много заказчиков, разные проекты, несколько проектов параллельно. В какой-то момент я почувствовала, что вроде бы всё время работаю, очень устаю, а по факту делаю совсем немного.

Я стала искать решения, много экспериментировала, и, наконец, нашла подходящий инструмент и выработала систему. Сейчас успеваю делать втрое больше, чем пару месяцев назад, и даже нахожу время на отдых. Расскажу, как мне в этом помогает Трелло.

Что такое Трелло

Трелло — это продвинутый органайзер. Проект в Трелло — это доска, на которой можно создать несколько списков. В каждом списке — несколько дел. Каждое дело выглядит как отдельная карточка.

Списки с карточками на доске. Скрин с оф.сайта Трелло

Главная прелесть Трелло — его гибкость. Можно создавать любые списки, перетаскивать между ними карточки, придумывать систему меток, писать комментарии и добавлять к карточке любые вложения.

Всё, что нужно для работы в Трелло — подключение к интернету. В браузере на ноутбуке вкладка с Трелло всегда висит у меня в закреплённых, а в телефон я установила мобильное приложение.

Мои списки

Моя основная рабочая доска называется незамысловато: «Пишу». На ней я создала целых 9 списков: «Нужно сделать», «На согласовании», «Доделывать замечания», «Ждёт публикации», «Опубликовано, добавить в портфолио», «Ждёт оплаты», «Рабочее сделано», «На холде», «Личное сделано».

Выглядит немного перегружено, но в жизни всё пригодилось

«Нужно сделать» — самый важный список. В него я записываю все входящие задачи: личные и рабочие. Каждой задаче назначаю себя исполнителем, ставлю срок и добавляю метку. О метках расскажу позже.

В список «На согласовании» задача отправляется тогда, когда она и правда отправляется заказчику на согласование. Если у согласования есть крайний срок, который мы обсудили с заказчиком, то я меняю дедлайн на новый срок.

«Доделывать замечания». Раньше этого списка не было, и после согласования я перемещала задачу обратно в «Нужно сделать», но там получалась каша, и я отделила этот список. Теперь задачи последовательно перемещаются слева направо, и я вижу, на каком этапе находится работа по каждому проекту и заказчику.

Следующие два списка, «Ждёт публикации» и «Опубликовано, добавить в портфолио» — просто отстойники. В первом выполненные задачи ждут своего часа, а во втором — когда мои руки дойдут, чтобы пополнить портфолио. В портфолио попадают не все работы, поэтому некоторые карточки после публикации отправляются сразу в список «Сделано рабочее».

В список «Ждёт оплаты» я добавляю карточки-дубликаты. Оригинал может лежать в стопке «Нужно сделать» или «Ждёт публикации» или даже в «Сделано рабочее», — зависит от договорённостей с заказчиком. Создать дубликат карточки легко: кликаешь на карандаш в правом верхнем углу карточки, затем «Копировать» и выбираешь нужный список. «Ждёт оплаты» нужен, чтобы напоминать заказчикам, если вдруг оплата задержалась. Как только деньги пришли, я выкидываю карточку-дубликат в архив.

Список «На холде» — это кладбище идей. Иногда я достаю оттуда какого-нибудь зомби, отряхиваю, и превращаю, например, в пост для блога.

Внутри карточки

Я экспериментировала с разными метками, комментариями и вложениями, и в итоге пришла к тому, что есть сейчас: две метки, комментарий о времени, во вложениях всё, что использовала для работы.

Карточка статьи «Что могут короли»

Метка «Большая задача» означает, что на эту задачу я точно потрачу больше 1 часа. Метка «Маленькая задача» рядом значит, что я разбивала задачу на несколько маленьких и ставила разные сроки в процессе.

Срок. Раньше я удаляла его у тех задач, которые выполняла. Но так мне было трудно отслеживать результаты за неделю и месяц. Поэтому теперь, когда работа готова, я ставлю внутри срока галочку, и он просто становится зелёным.

Описание с количеством часов, потраченных на работу, я добавляю после окончания работы. Это помогает вести учёт рабочего времени. Этому и делению задач на большие и маленькие я научилась у Кирилла Анастасина.

Записываю только продуктивные часы за компьютером. Время, пока я «ходила и думала» сюда не входит. Оцениваю по ощущениям.

А ещё учёт времени помогает вовремя избавиться от проектов, которые отжирают слишком много времени и не приносят отдачи.

Вложения — одна из ценных опций в Трелло. Сюда я запихиваю все ссылки, картинки, документы, черновики и всё остальное, чем пользуюсь во время работы. Сто раз бывало, что источники, которые не пригодились на первом этапе, оказывались нужны после редактуры.

Когда у меня всё собрано в одной карточке, легче отвечать на вопросы заказчика или дописывать новый раздел.

Календарь

Я стараюсь распределить работу так, чтобы в каждом дне у меня было не больше одной большой задачи и 2–3 маленьких. Следить за этим помогает улучшение «Календарь», которое я бесплатно подключила к своему Трелло.

Один клик на кнопку вверху справа, и моя доска превращается в календарь, в котором видна моя загрузка по дням, неделям и месяцам. Карточки в календаре можно перетаскивать так же, как и на доске, тогда в ней автоматически поменяется срок.

Так выглядит в воскресенье следующая неделя

Сегодня воскресенье, и я вижу, что полностью загрузила завтрашний день, во вторник, среду и четверг есть свободные слоты для мелких задач, которые появятся после согласований, а на пятницу можно взять ещё одну большую задачу. Отлично.

Когда я добавляю в Трелло личную задачу, то вижу её в календаре и регулирую рабочую нагрузку, чтобы никого не подвести.

Почему это работает

  • Я создала списки, которые помогают отслеживать этапы работы над каждым проектом.
  • Метки «Большая задача» и «Маленькая задача» помогают равномерно распределять задачи на неделе.
  • Вложения не дают потеряться важной информации во время работы.
  • Учёт количества часов помогает вести статистику и оценивать продуктивность работы.

Всё вместе помогает мне не чувствовать себя перегруженной и работать эффективно, а значит, приближаться к совершенству.

Японские иероглифы «Совершенство»

Юлия М.

Written by

Воображаемый блоггер, журналист, редактор

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade