Как Трелло помогает работать

Мой способ организации работы фрилансера

Когда я стала работать как фрилансер, у меня появились проблемы с планированием и тайм-менеджментом: много заказчиков, разные проекты, несколько проектов параллельно. В какой-то момент я почувствовала, что вроде бы всё время работаю, очень устаю, а по факту делаю совсем немного.

Я стала искать решения, много экспериментировала, и, наконец, нашла подходящий инструмент и выработала систему. Сейчас успеваю делать втрое больше, чем пару месяцев назад, и даже нахожу время на отдых. Расскажу, как мне в этом помогает Трелло.

Что такое Трелло

Трелло — это продвинутый органайзер. Проект в Трелло — это доска, на которой можно создать несколько списков. В каждом списке — несколько дел. Каждое дело выглядит как отдельная карточка.

Списки с карточками на доске. Скрин с оф.сайта Трелло

Главная прелесть Трелло — его гибкость. Можно создавать любые списки, перетаскивать между ними карточки, придумывать систему меток, писать комментарии и добавлять к карточке любые вложения.

Всё, что нужно для работы в Трелло — подключение к интернету. В браузере на ноутбуке вкладка с Трелло всегда висит у меня в закреплённых, а в телефон я установила мобильное приложение.

Мои списки

Моя основная рабочая доска называется незамысловато: «Пишу». На ней я создала целых 9 списков: «Нужно сделать», «На согласовании», «Доделывать замечания», «Ждёт публикации», «Опубликовано, добавить в портфолио», «Ждёт оплаты», «Рабочее сделано», «На холде», «Личное сделано».

Выглядит немного перегружено, но в жизни всё пригодилось

«Нужно сделать» — самый важный список. В него я записываю все входящие задачи: личные и рабочие. Каждой задаче назначаю себя исполнителем, ставлю срок и добавляю метку. О метках расскажу позже.

В список «На согласовании» задача отправляется тогда, когда она и правда отправляется заказчику на согласование. Если у согласования есть крайний срок, который мы обсудили с заказчиком, то я меняю дедлайн на новый срок.

«Доделывать замечания». Раньше этого списка не было, и после согласования я перемещала задачу обратно в «Нужно сделать», но там получалась каша, и я отделила этот список. Теперь задачи последовательно перемещаются слева направо, и я вижу, на каком этапе находится работа по каждому проекту и заказчику.

Следующие два списка, «Ждёт публикации» и «Опубликовано, добавить в портфолио» — просто отстойники. В первом выполненные задачи ждут своего часа, а во втором — когда мои руки дойдут, чтобы пополнить портфолио. В портфолио попадают не все работы, поэтому некоторые карточки после публикации отправляются сразу в список «Сделано рабочее».

В список «Ждёт оплаты» я добавляю карточки-дубликаты. Оригинал может лежать в стопке «Нужно сделать» или «Ждёт публикации» или даже в «Сделано рабочее», — зависит от договорённостей с заказчиком. Создать дубликат карточки легко: кликаешь на карандаш в правом верхнем углу карточки, затем «Копировать» и выбираешь нужный список. «Ждёт оплаты» нужен, чтобы напоминать заказчикам, если вдруг оплата задержалась. Как только деньги пришли, я выкидываю карточку-дубликат в архив.

Список «На холде» — это кладбище идей. Иногда я достаю оттуда какого-нибудь зомби, отряхиваю, и превращаю, например, в пост для блога.

Внутри карточки

Я экспериментировала с разными метками, комментариями и вложениями, и в итоге пришла к тому, что есть сейчас: две метки, комментарий о времени, во вложениях всё, что использовала для работы.

Карточка статьи «Что могут короли»

Метка «Большая задача» означает, что на эту задачу я точно потрачу больше 1 часа. Метка «Маленькая задача» рядом значит, что я разбивала задачу на несколько маленьких и ставила разные сроки в процессе.

Срок. Раньше я удаляла его у тех задач, которые выполняла. Но так мне было трудно отслеживать результаты за неделю и месяц. Поэтому теперь, когда работа готова, я ставлю внутри срока галочку, и он просто становится зелёным.

Описание с количеством часов, потраченных на работу, я добавляю после окончания работы. Это помогает вести учёт рабочего времени. Этому и делению задач на большие и маленькие я научилась у Кирилла Анастасина.

Записываю только продуктивные часы за компьютером. Время, пока я «ходила и думала» сюда не входит. Оцениваю по ощущениям.

А ещё учёт времени помогает вовремя избавиться от проектов, которые отжирают слишком много времени и не приносят отдачи.

Вложения — одна из ценных опций в Трелло. Сюда я запихиваю все ссылки, картинки, документы, черновики и всё остальное, чем пользуюсь во время работы. Сто раз бывало, что источники, которые не пригодились на первом этапе, оказывались нужны после редактуры.

Когда у меня всё собрано в одной карточке, легче отвечать на вопросы заказчика или дописывать новый раздел.

Календарь

Я стараюсь распределить работу так, чтобы в каждом дне у меня было не больше одной большой задачи и 2–3 маленьких. Следить за этим помогает улучшение «Календарь», которое я бесплатно подключила к своему Трелло.

Один клик на кнопку вверху справа, и моя доска превращается в календарь, в котором видна моя загрузка по дням, неделям и месяцам. Карточки в календаре можно перетаскивать так же, как и на доске, тогда в ней автоматически поменяется срок.

Так выглядит в воскресенье следующая неделя

Сегодня воскресенье, и я вижу, что полностью загрузила завтрашний день, во вторник, среду и четверг есть свободные слоты для мелких задач, которые появятся после согласований, а на пятницу можно взять ещё одну большую задачу. Отлично.

Когда я добавляю в Трелло личную задачу, то вижу её в календаре и регулирую рабочую нагрузку, чтобы никого не подвести.

Почему это работает

  • Я создала списки, которые помогают отслеживать этапы работы над каждым проектом.
  • Метки «Большая задача» и «Маленькая задача» помогают равномерно распределять задачи на неделе.
  • Вложения не дают потеряться важной информации во время работы.
  • Учёт количества часов помогает вести статистику и оценивать продуктивность работы.

Всё вместе помогает мне не чувствовать себя перегруженной и работать эффективно, а значит, приближаться к совершенству.

Японские иероглифы «Совершенство»