En un post anterior comenté sobre nuestra definición de fábrica de software: ¿Qué es una software factory?

En este post la idea es comentar brevemente que sucede cuando llega un proyecto a la fábrica, los pasos que se dan y la información que se genera entre el arribo del potencial proyecto y la entreta de una propuesta.

Voy a comentar brevemente los pasos y destacar de ellos lo que me parece mas relevante.

Paso 1: Arribo de una solicitud de proyecto.
Cuando llega un pedido de proyecto a la fábrica, el primer paso, por más que parece trivial es decidir si se puede presentar una propuesta para el mismo. Los plazos para formular la propuesta, la tecnología que implica, el volúmen, la carga de trabajo actual y futura son todos factores que se cuantifican para tomar una decisión muy importante, se presenta una propuesta para el proyecto (ver Tips al final del post).

Paso 2: Análisis preliminar del proyecto.
Cuando se decide hacer una propuesta, inmediatamente se comienza trabajar en entender el proyecto, el alcance, la implicancia en la organización y el nivel de riesgo que implica la implantación del mismo.

En esta etapa entran en juego conceptos como: reconocimiento de stakeholders, sponsors y risk management entre otros.
Por otra parte la experiencia de la fábrica pesa mucho en esta etapa, se busca información de proyectos similares, tecnologías, soluciones que pueden tener contacto con las necesidades del proyecto y fueron realizadas en el último año, soluciones que dieron problemas, etc….

Una virtud interesante de la fábrica de software es que considera cada proyecto como único y al mismo tiempo lo nutre de la experiencia de todos los proyectos anteriores y en ejecución.

Paso 3: Elaboración de la propuesta.
Una propuesta requiere un gran esfuerzo y concentración, y es, sin dudas, un producto que reflejará la experiencia y el conocimiento acumulado de los profesionales que la elaboran.
El documento debe proponer: los tiempos estimados de trabajo, el tipo de solución, el equipo de trabajo o roles necesarios, beneficios y riesgos, fases y entregables, alcance detallado y por supuesto el costo involucrado (la cotización y forma de pago), entre otros factores.
Debe tener un nivel de complejidad que permita ser evaluado por quien lo recibe, y debe indicarse claramente aquellas secciones que contiene datos técnicos o muy específicos.

El documento debría ofrecer una visión fresca y objetiva del proyecto; debe poder proveer información adicional sobre alternativas de solución a las necesidades presentadas en el proyecto.

Paso 4: Revisión de la propuesta con el cliente.
Es una etapa fundamental y generalmente no se tiene en cuenta. Es muy valiosa para ambas partes.
Consiste en una reunión breve, donde los interesados revisan la propuesta en conjunto. Se revisa la completitud de la propuesta, los aspectos de cronograma y tiempos, las fases donde se va a requerir dedicación de parte de cliente para reuniones, validaciones, entrega de insumos, etc….
Si se detectan diferencias importantes entre el supuesto entendido del proyecto y la propuesta se debe acordar volver a presupuestar y ajustar el documento. Es un excelente momento para plantear los “extras” de implementar el proyecto a cargo de la software factory.

Los 4 pasos son impotantes y necesarios. Son una inversión muy importante y un requisito en nuestra fábrica para conquistar a un potencial cliente y/o proyecto.

No alcanza con un excelente documento bien presentado, siempre una reunión permite dejar constancia de experiencia y aptitud, generar una buena impresión en el cliente para que tome una decisión mas confiado.

Una decisión positiva del cliente implica para él tomar un riesgo y siempre se inclinará por aquella alternativa que le garantice un proyecto seguro y de acuerdo a lo planeado, es un tema de confianza.

Por otra parte una aceptación de una propuesta es un voto de confianza en el equipo de profesionales, la fábrica y el plan que se llevará a cabo; debemos trabajar para que el proyecto se desarrolle en los tiempos y formas acordados.

TIPS para quien opera una software factory
- En cualquier momento se debe conocer el valor preciso de ocupación de los profesionales de la fábrica en el inmediato y el mediano plazo
- Hay que saber reconocer y conocer que skills tienen los profesionales de la fábrica
- Decir que no a un proyecto puede ser también una excelente respuesta si es una decisión basada en un análisis adecuado
- Se debe disponer de un repositorio de documentación de proyectos y propuestas actualizado
- Hay que contar con profesionales que dediquen tiempo valioso a armar buenas propuestas, visitar al cliente antes, durante y después del proyecto
- Siempre se debe entender y tener una visión clara del impacto de un proyecto para la fábrica, el cliente y los clientes del cliente