Roles — Their significance during change and for employee development

mintminds
mintminds
Oct 3 · 5 min read

How to use role profiles actively to foster agility

Each of us plays a variety of roles in our private and business life. Some of them are explicitly stated, others are only implicitly present. Regardless of this, expectations are always linked to these roles and depending on the perspective, expectations vary. This is often a reason for interpersonal conflicts.

The roles are often not written down in up-to-date job descriptions or role profiles and the effective work deviates from what is written down. This results in duplicated or uncoordinated work and overlapping competencies, which — if perceived — leads to tensions between employees or entire organizational units. On the other hand, if the roles are clearly defined and an appropriate governance process is established, this will help:

  1. to create clear boundaries in terms of activities performed in a job and in an organizational unit
  2. to give the jobholders a clearly defined area of power (decision-making powers)
  3. to clarify and formulate requirements for the role and the job
  4. to derive career paths for the employees
  5. to prevent conflicts

A role always implies a certain function within the company: If a function is not performed properly, performance suffers, or the company is not successful in the market. Therefore, the first question to be answered is: What roles does the company, or a specific unit actually need? The clarification is an important step in the governance process and is performed irrespective of the current job holder.

The function to be performed is accompanied by tasks and competencies which are performed in order to fulfill the role. If the competencies are not sufficient, this often results in complex coordination processes. If the tasks are not clear, there is a risk that the areas of responsibility of individual roles overlap. Especially in the case of reorganizations, it is important to create clarity at the level of individual tasks.

In order to be able to perform a certain role, various skills, experience, knowledge and behavioral competencies (leadership, social, action and personal competencies) are required. These need to be defined at role level as roles may be assigned to other job holders over time.

Clear requirements are also a prerequisite for the targeted development and recruitment of employees. In this way, development paths for employees can be defined, specific assessment areas derived, and employee goals can be formulated. Furthermore, it is made transparent to everyone in the company which requirements must be met in order to be successful in a certain area and function.

In the context of our work at mintminds we experience that interpersonal conflicts are often caused by the perceived roles. This is either because the understanding of the role is different or because the roles themselves conflict with each other. If the different roles of a person are clarified, this step contributes to conflict mediation. This shows that we are not dealing with conflicts between people, but often with role conflicts. Creating an awareness of who has which roles in the company and how they are defined is particularly important in times of change. Robertson writes in his highly acclaimed book «Holacracy» that in agile organizations the constant alignment of individual roles is a central prerequisite for the adaptability of an organization.

Active work with roles helps the company and its employees to work efficiently and effectively. Seize the opportunity to clarify roles and institutionalize a dynamic alignment of roles at your next reorganization or in the course of a performance improvement project.

Written by Dr. Samy Amara


Rollen — Ihre Bedeutung im Wandel und für die Mitarbeiterentwicklung

Wie Sie mit Rollen aktiv arbeiten und dabei nicht aus der Rolle fallen

Jeder von uns nimmt im privaten sowie im geschäftlichen Leben eine Vielzahl an Rollen wahr. Teilweise sind sie explizit formuliert, teilweise sind sie nur implizit vorhanden. Unabhängig davon sind immer Erwartungen an diese Rollen geknüpft und abhängig von der Perspektive fallen die Erwartungen unterschiedlich aus, was oft ein Grund für interpersonale Konflikte ist.

Oft sind die Rollen in nicht aktuellen Stellenbeschrieben oder Rollenprofilen niedergeschrieben und die effektive Arbeit weicht von diesen ab. So kommt es zu doppelt ausgeführten oder nicht abgestimmten Arbeiten sowie zu Kompetenzüberschneidungen, was — wenn wahrgenommen — zu Spannungen zwischen Mitarbeitern oder ganzen Organisationseinheiten führt. Werden die Rollen hingegen klar definiert und wird ein entsprechender Governance-Prozess etabliert, hilft dies:

  1. Klare inhaltliche Abgrenzungen zwischen Stellen und Organisationseinheiten zu schaffen
  2. Stelleninhabern einen klar abgrenzbaren Machtraum zu geben (Entscheidungskompetenzen)
  3. Anforderungen an die Rolle und Stelle zu klären und zu formulieren
  4. Karrierepfade abzuleiten
  5. Konflikten vorzubeugen

Eine Rolle nimmt immer eine bestimmte Funktion im Unternehmen war: Wird eine Funktion nicht wahrgenommen, so fehlt diese im Leistungserstellungsprozess und Spannungen treten auf oder es fehlt der Erfolg. Die erste zu klärende Frage ist demnach: Welche Rollen braucht das Unternehmen oder ein spezifischer Bereich überhaupt? Die Klärung ist ein wichtiger Schritt im Governance-Prozess und geschieht unabhängig der Stelleninhaber.

Mit der wahrzunehmenden Funktion gehen Aufgaben und Kompetenzen einher, welche wahrgenommen werden, um die Rolle ausfüllen zu können. Sind die Kompetenzen nicht ausreichend, so hat dies oft aufwändige Abstimmungsprozesse zur Folge. Sind die Aufgaben nicht klar, so besteht die Gefahr, dass sich die Aufgabenbereiche einzelner Rollen überschneiden. Deswegen ist es auch bei Reorganisationen wichtig, dass auf der Ebene der Einzelaufgaben Klarheit geschaffen wird.

Um eine bestimmte Funktion und die damit verbundenen Aufgaben wahrnehmen zu können, sind Fähigkeiten, Erfahrungen, Wissen und Verhaltenskompetenzen (Führungs-, Sozial-, Handlungskompetenzen und personale Kompetenzen) erforderlich. Diese sollten auf der Ebene der Rolle definiert sein. Denn Rollen können im Laufe der Zeit anderen Stellen zugewiesen werden.

Die klaren Anforderungen sind zudem die Voraussetzung, um Mitarbeiter gezielt entwickeln und rekrutieren zu können. So lassen sich Entwicklungspfade für Mitarbeiter definieren, gezielt Assessment Bereiche ableiten und Mitarbeiterziele formulieren. Allen im Unternehmen wird zudem transparent dargelegt, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, um in einem bestimmten Bereich und in einer bestimmten Funktion erfolgreich zu sein.

Im Rahmen unserer Arbeit bei mintminds erleben wir oft, dass persönlich gelebte Konflikte durch die wahrgenommenen Rollen bedingt sind. Dies entweder weil das Verständnis der Rolle ein unterschiedliches ist oder die Rollen an sich miteinander konfligieren. Werden die unterschiedlichen Rollen einer Person geklärt, so trägt dieser Schritt zur Konfliktmediation bei. Dabei zeigt sich, dass wir es nicht mit Konflikten zwischen Menschen, sondern oft mit Rollenkonflikten zu tun haben. Ein Bewusstsein zu schaffen, wer welche Rollen im Unternehmen innehat und wie sie definiert sind, ist insbesondere im Wandel wichtig. So schreibt Robertson in seinem viel beachteten Buch «Holacracy», dass in agilen Organisationen der stetige Abgleich der einzelnen Rollen eine zentrale Voraussetzung für die Anpassungsfähigkeit einer Organisation darstellt.

Eine aktive Arbeit mit Rollen hilft also dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern effizient und effektiv zu arbeiten. Nehmen Sie die Chance wahr die Rollen zu klären und einen dynamischen Abgleich der Rollen zu institutionalisieren, wenn Sie die nächste Reorganisation angehen oder im Rahmen Ihres nächsten Optimierungsprojektes.

Geschrieben von Dr. Samy Amara

mintminds

Written by

mintminds

We help you grow in times of change.

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade