Procurement Automation Optimization

Dewasa ini, informasi vital bertebaran begitu saja di media sosial secara cepat dan cenderung agak random. Maka dari itu penulis berinisiatif untuk menyusun informasi tersebut dalam satu tempat yang lebih mudah untuk diakses sewaktu-waktu. Penulis berterima kasih sebelumnya kepada pihak-pihak yang telah menyebarkan ilmunya sehingga dapat mengisi khazanah penulis tentang dunia industri. Pada tulisan ini fokus bahasannya lebih kepada pengadaan atau procurement di era industri 4.0.
Contoh real dari procurement dapat dilihat dari dunia konstruksi, yaitu suatu proses yang mencakup tahapan penetapan kriteria proyek atau pekerjaan yang akan dilaksanakan, pengaturan kerangka kontraktual, pengaturan tender dan proses pemilihan, pelaksanaan tender, dan penetapan pemenang tender dan pembuatan kontrak. (Sumber: https://lauwtjunnji.weebly.com/jenis-jenis-procurement.html)
Industri 4.0 erat kaitannya dengan usaha-usaha untuk meningkatkan efektivitas dan efisisensi, yaitu sebisa mungkin menerapkan sistem otomatis, termasuk dalam hal ini pada bagian procurement dari suatu sistem Rantai Suplai (Supply Chain). Terus enaknya mulai dari mana sih cara mengotomatisasi procurement itu? Intinya adalah dengan memaksimalkan E-Supply Management, atau dengan kata lain memanfaatkan informasi yang real time untuk menyokong supply chain.
E-Supply Management sendiri merupakan konsep manajemen dengan memanfaatkan teknologi internet dalam mengelola supply chain. Terdapat lima proses utama dalam mengoptimalkan E-Supply Management, antara lain: E-Design Collaboration, E-Sourcing, E-Category Management, E-Ordering, dan E-Logistics Collaboration.
E-Design Collaboration ini sendiri ranahnya lebih kepada Research and Development. Adapun langkah penerapannya adalah sebagai berikut:
Pertama, dengan mencari tahu keinginan dan kebutuhan Customer agar produk atau jasa yang dihasilkan mempunyai value.
Kemudian, melakukan perencanaan teknologi, yaitu perencanaan secara teknikal mengenai sistem yang digunakan dalam menunjang pencapaian misi.
Selanjutnya, sistem dimanfaatkan untuk mengenali dan mengontrol data yang berhubungan langsung dengan bagian-bagian suatu produk.
Lalu, merumuskan rencana untuk membuat suatu produk dengan tujuan dan spesifikasi tertentu.
Setelah itu,dilakukan digital modelling, kemudian mengeksekusi project sesuai kriteria/parameter yang telah ditentukan.
Setelah E-Design Collaboration dilakukan, selanjutnya adalah E-Sourcing. Tahap ini dilakukan guna memfasilitasi interaksi antara Buyer dan Supplier dengan menggunakan teknologi internet. Sourcing Enablement ini digunakan dalam beberapa hal, antara lain:
- Market Analysis, yaitu analisis pasar terhadap kebutuhan yang akan diproses, yang difokuskan pada pencarian Supplier.
- RFx, proses ini dilakukan secara B2B dan membantu mengelola ekspektasi prioritas pada proses Procurement.
- Auction (pelelangan), Negotiation, dan kemudian Project Management.
- Saving Tracking, yang diwujudkan dengan Strategic Sourcing.
Selanjutnya adalah E-Category Management. Tahapan ini digunakan untuk menjaga brand dan harga suatu produk. Ada beberapa tools yang digunakan, antara lain:
- Purchase Analysis, yaitu perhitungan variasi antara harga yang telah dibudget/ditetapkan dan amount yang akan digunakan.
- Contract
- Scorecards, sistem manajemen pengukuran kinerja perusahaan secara komprehensif.
- Compliance, pengukuran pembelian yang terjadi dan sesuai dengan pengeluaran yang telah ditentukan.
- Market Inteligence, Informasi relevan mengenai pangsa pasar, kompetitor, dan juga pelanggan dari suatu perusahaan. Diperoleh dengan cara dipantau, dikumpulkan, dan dianalisis secara khusus demi menentukan tujuan pengambilan keputusan yang akurat dalam menentukan target strategi.
E-Ordering kemudian dilakukan untuk Transaction Processing. Pada proses ini penggunaan Internet dan ERP digunakan pada subproses: Request, Order, Receive, dan Pay.
Setelah semua tahapan utama dilakukan, yang terakhir adalah E-Logistics Collaboration. Tahapan ini mempunyai peran yang paling vital. Proses ini terdiri atas subproses berikut:
- Demand Planning, proses SCM ini berfokus pada Forecasting Demand, bertujuan agar produk/jasa dapat dikirim dan memenuhi satisfactory yang diharapkan.
- Capacity Planning, yaitu perencanaan kapasistas produksi organisasi untuk memenuhi permintaan dan segala perubahannya.
- Visibility and Monitoring
- Supplier-Managed Ordering
- Expectation Management.
Dengan melakukan tahapan di atas, diharapkan otomasi pada bagian procurement dapat memberi perbaikan yang signifikan pada supply chain yang ada.
(Sumber : linkedin.com/in/andrysofantri)
