解決問題七步驟(五)想解決問題,就從流程改善開始做起吧!

解決問題

Grace妳在幹嘛,業務要的報價呢?什麼時候可以給!

Grace我叫妳找的瓶子呢?供應商回覆了嗎?價格什麼時候到!

Grace業務mail回了嗎?Rebecca問的那個產品規格給人家了沒?

Grace實驗室數據給了嗎?測試過了沒,案子都卡在這了還要多久!

Grace我要的那個Proposal呢,作好了沒?欠人家好幾天了!

Grace是在產品管理單位兩年多的PM,在公司算是比較資深的專案負責人了,不過因為公司對PM的定義跟大公司有點不一樣,所以Grace還是常常因為工作太多而被主管追著跑,永遠工作都不能如期完成。

Grace有天跟姊妹Alice聊到這個問題,Alice一聽,馬上跟好姊妹Grace說道:「妳啊,就是太好說話了,明明工作很多卻還是主管交代你做什麼,妳就作。我跟妳說,妳先把你手上所有的工作做個整理,這樣有助於將妳的業務內容視覺化,就不會遺漏跟重複了。」

Business Review

盤點業務有助於釐清個人工作內容,確保投入時間產生最大效益

Alice: Grace你的工作真的很多ㄟ,你快拿這張表去跟主管談一下,尤其是這種By Case的根本不知道要花你多少時間阿,那你又怎麼能確保其他重要工作你如夠如期完成呢?

Grace:我這樣一整理才發覺,我的工作真的是不少,難怪我每天滿頭包,都解決不了問題。又老是被主管壓著我做完。我要拿著這個表格去跟主管好好的討論,看來不見得是我能力不好,是工作真的太多了!

Alice: 整理好工作,就是做好業務盤點,當你了解你的整體業務的樣貌,就能夠整合相同的業務,或著是將不應該由妳處理的事務委由擅長或是效率更高的人處理!

過了幾天後,Grace又再度有機會跟Alice坐下來聊聊。

Grace: Alice上次跟妳討論的真的滿有用的呢,我主管看完我給的表格後思考了兩天,告訴我他認同我所提出的,所以他也會調整我的工作內容,妳真的幫助我解決問題了呢!但是他又給我出了個難題,他說要我把現在專案的流程作業畫出圖來,順便要我思考如何改善流程!

Alice:這是你原本的流程嗎?來,我們一同來看看有那些可以改善的!

Flow Chart

流程改善者就是問題解決者

Alice: 你這個流程是很清楚,但你有覺得缺少了什麼嗎?

Grace: 有嗎?大家都習慣這樣做很久了,運作起來也沒什麼大問題,雖然偶有小錯,但是大家也都可以接受啊!!

Alice: 你這個心態就錯了,大家都可以接受不代表沒問題啊很多時候出問題就出在大家都習以為常,沒意識到危機就在身邊。

Grace:我了解了!如果想要徹底地避免問題的發生就得要認真的面對問題,解決問題!對嗎!

Alice:是的!你看從客戶提出需求到PM報價中間,怎麼沒有業務的角色進來呢。業務通常是最了解客戶需求的人,不能只是當個Moving Box吧?

Grace: 妳說的很正確,我們公司的業務通常都一問三不知,每件事都要透過我們來處理,客戶的目標價、規格,沒有一樣搞得清楚的。

Alice: 還有,妳們公司很多客製化的需求,怎麼沒有試產確認的流程呢?這樣大家都憑經驗做事,很容易出錯的,前期的試產驗證都是為了MP能夠順利,減少後續升產出錯所需要付出的成本,我想妳們應該需要這個流程吧!

Grace:妳說的沒錯,我們不執行這個程序也吃了幾次苦頭,但因為損失金額還不是很大,所以也沒有人放在心上,但確實需要試產程序來協助我們產出正確的結果!

Flow Chart

Grace: 妳看看這是我改善過後的流程圖,有解決問題了嗎?

Alice: 不錯,流程上確實完善了。接下來跟你的主管好好溝通,能夠清楚自己的問題是一回事,能夠讓大家也清楚公司的問題是另外一回事!試著做一個流程的改善者吧。我們在企業不能只當一個會做事的人!要當一個會解決問題的人,尤其要當一個會改善流程的人更是重要!

Grace: 我懂了!這次真的是謝謝妳Alice。我會好好把握這次機會建立在主管心目中的重要性。

很多時候危機的背後都隱藏了轉機,當我們覺得工作過多、繁瑣、無法負荷,不妨先從業務盤點開始,了解自己經手的每件工作頻率,分析該工作的重要性後便能夠好好地整理到底什麼該做,什麼不該做?另外可以利用這篇「學會這兩條線,再也不用怒吼工作做不完啦」好好地針對重要的事投入時間吧!

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管理Muscle Ryan(鄭喬挺)

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