Cumple con las Obligaciones Electrónicas sin morir en el intento

Las obligaciones electrónicas llegaron para quedarse y no hay vuelta atrás, así que pongamos manos a la obra y no preocuparnos sino ocuparnos.

La transición electrónica empezó en 2010 con la Facturación Electrónica, para amparar las operaciones de compra-venta, después la Nómina, donde se reflejan las percepciones y deducciones de cada empleado y ahora la Contabilidad donde con un catálogo de cuentas homologado, se plasmará la operación total de las empresas, de manera general a través de la Balanza de Comprobación y detallada a través de las pólizas, todo bajo un formato de archivo estándar, el famoso XML.

Ciertamente toda imposición causa un rechazo inmediato y para muchas empresas que están perdidas en un mar de información de ventas, costos, ingresos y egresos, la integración de todo esto a la contabilidad es un dolor de cabeza cada fin de mes.

“Nada es verdad, nada es mentira todo depende del color del cristal con que se mire”

Si bien es cierto que la autoridad fiscal tendrá conocimiento inmediato de mucho de lo que sucede en nuestra empresa, nosotros también! Y la necesidad de contar con información real en tiempo y forma, nos hará poner en orden los procesos de las áreas de ventas, almacén, recursos humanos, etc, permitiéndonos tomar mejores decisiones.

¿Pero cómo lograr que los integrantes de la orquesta toquen una misma hermosa y sincronizada melodía?

La solución está en que cada área dentro de su proceso regular sea generadora de sus propios registros contables, de manera que en lugar de capturar nuevamente, el departamento contable se concentre en integrar y validar la información.

Esta solución se llama ERP (por sus siglas en inglés Planeador de Recursos Empresariales). Es un software integral que permite compartir datos de diferentes procesos en un solo lugar, mejorando el flujo de información entre las áreas de la empresa en tiempo real, evitando dobles capturas.

Imagina este escenario: El vendedor elaborando cotizaciones en Word, que cuando son aprobadas, la facturista debe entrar a una pagina WEB donde tienen contratado el servicio de emisión de CFDI y repite la misma información de Word. Posteriormente imprime la factura para que el departamento de Crédito y Cobranza lo capture nuevamente para su control de saldos en Excel y lo mismo tendrá que hacer el encargado del Almacén para actualizar su control de existencias. Y claro Contabilidad, capturar la póliza correspondiente, integrando el XML que previamente la facturista debe enviarle. ¿Cuantas veces se capturó los mismos datos, con el riesgo de que en algún punto un error de dedo cause inconsistencia?

Ahora imagina este:

Las cotizaciones tienen el mismo formato, al provenir de un catálogo único de clientes y productos, donde cualquiera pueda dar información al cliente del estatus de su pedido. La facturista con un clic genera el CFDI y lo envía por correo al cliente. Automáticamente, la cartera ha quedado afectada incrementándose el saldo del cliente y el almacén puede ver la existencia actualizada. Diaria, semanal o mensualmente se dará la instrucción de generar pólizas y el departamento contable podrá validar y preparar el envío de la Balanza de Comprobación el primer día del mes siguiente.

Y a tí, ¿cual escenario te gusta más ? Duerme tranquilo cumpliendo con el SAT y con una mejor administración de tu negocio. Yo te puedo ayudar!

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