10 tactiques pour faire décoller votre productivité — Partie 2/2

Ceci est la seconde partie de l’article de la semaine dernière. Voici la première partie : 10 Tactiques pour faire décoller votre productivité — Partie 1.

6. La technique Pomodoro

La technique pomodoro consiste à alterner des phases de travail ininterrompu de 25 minutes avec des phases de repos de 5 minutes.

On travaille en faisant du singletasking (la tactique #5 expliquée dans la première partie de l’article) : une chose à la fois !

Personnellement, je préfère travailler avec des blocs de 30 minutes et des pauses de quelques minutes. Chaque jour j’essaie de faire au minimum 4 blocs.

Voici comment je procède :

1. Mon onglet Toodledo est toujours ouvert : Liste 1 (Tâches les Plus Importantes) et Liste 2 (Tâches Ciblées). Donc je sais toujours quelles sont mes tâches en cours.
2. Premier bloc de travail de 30 minutes : je choisis une première tâche et l’attaque sans interruption. Si je l’ai terminée avant 30 minutes, je passe à une seconde tâche.
3. Première mini-pause de 5 minutes : personnellement, je fuis tout écran durant mes pauses. Et mes pauses sont variables : si j’ai besoin de 10 minutes, je les prends, sans la moindre culpabilisation.
4. Alternance entre blocs de travail et mini-pauses.
5. Tous les 4 blocs, je prends une pause de plus de 15 minutes.
6. Puis je reviens à l’étape 2, jusqu’à ce que je souhaite travailler différemment ou faire autre chose.

Plusieurs outils peuvent vous aider :

• Noisly (gratuit) : les environnements sonores sont excellents, mais l’outil ne comporte pas de minuteur. Vous pouvez donc le combiner avec votre montre ou téléphone.
• Moosti (gratuit) : c’est un minuteur très pratique, qui fait une pop-up lorsque le temps est écoulé. Ça marche très bien en combinaison avec Noisly ou votre musique favorite !
• Brain.fm (payant) : c’est l’outil que j’utilise actuellement et que je préfère. Les musiques m’aident beaucoup à me concentrer !
• Focusatwill (payant) : cet outil présente plus de choix musicaux que Brain.fm, mais coûte plus cher. À essayer.

Si vous ne travaillez pas sur ordinateur, vous pouvez utiliser un simple minuteur ou télécharger une application Pomodoro sur votre smartphone.

La technique Pomodoro est efficace pour deux raisons principales :

• Elle facilite la concentration et le singletasking, puisqu’une tâche est affectée par bloc de temps.
• Elle réduit les tentations de procrastination. En effet, si on a l’impulsion de faire autre chose que la tâche en cours, on se dit qu’on la fera une fois que le bloc de travail sera terminé.

7. Le principe Traite-le Une Fois (TUF)

Voici une situation qui se produit souvent.

Vous venez de finir votre petit-déjeuner, puis allez vous asseoir à votre bureau. Vous voyez que votre bureau est un peu en bordel. Cela prendrait moins de 3 minutes à le ranger. Mais vous vous dites : “Je devrais ranger… Non, pas maintenant, avant je dois passer un coup de fil à untel”. Une fois que vous avez raccroché, vous voyez à nouveau votre bordel, et vous vous dites alors “Ah oui, c’est le bordel. Ce serait bien de ranger ça quand même. Ah mais non, là je dois travailler sur mon projet X”.

Maintenant, répétez cette boucle plusieurs fois dans la journée. Puis ajoutez-y les exemples suivants :

• Gestion des e-mails (Tiens, un e-mail de la marque X. Je m’en fiche de cette marque, je devrais me désinscrire de leur mailing list. Oh non, c’est bon, je le ferai plus tard.)
• Paiement des factures (C’est vrai, je dois payer cette facture avant la fin de la semaine. Et puis non, je vais payer plus tard. Je vais mettre la facture sur la table pour m’en souvenir.)
• Tâches ménagères (Ah, l’appart est dégueulasse… Mais j’ai mieux à faire que de faire le ménage, je le ferai après.)

Oui. Je suis d’accord, sortir la poubelle ça peut sembler être une action pas très utile, si on compare à par exemple… Lire un bon livre, aller faire du sport, ou appeler votre meilleur ami.

Mais quand on repousse sans arrêt ce genre de petites tâches, on se demande sans cesse à nouveau si on va faire cette tâche, ce qui gaspille beaucoup de temps et d’énergie.

Cela entraîne aussi de la procrastination, puisque les petites tâches qui s’accumulent deviennent rapidement des montagnes qui semblent insurmontables.

Le principe Traite-le Une Fois (TUF) résout ce problème.

D’après le principe TUF, dès que vous identifiez une tâche à faire, vous avez seulement 2 choix possibles :

• Si la tâche met moins de deux minutes, vous la faites immédiatement (Sauf extrême urgence, évidemment. Je ne vous demande pas de traiter vos courriers si votre maison est en feu, hein !).
• Si la tâche met plus de deux minutes, vous l’enregistrez dans votre système de gestion des tâches (le système le plus basique est une feuille de papier où vous mettez toutes vos tâches à faire, cf. mes tactiques #2 et #3, en première partie).

La limite de 2 minutes est arbitraire. Vous pouvez choisir 3 min, ou 5 min, selon ce qu’il vous convient.

Voici un diagramme explicatif :

Explication du principe Traite-le Une fois.

Et la prochaine fois que quelqu’un vous demande quelque chose ou que vous pensez à une tâche à faire, rappelez-vous du principe TUF !

8/ La méthode Inbox 0.

Avant, j’avais plus 500 messages non-lus dans ma boîte e-mails.

Il y avait le mélange suivant :

• Des newsletters plus ou moins intéressantes
• Des reçus de commande Amazon
• Des messages d’amis auxquels je voulais répondre, et que je mettais en mode “non lu” pour m’en souvenir

Rien que le fait d’ouvrir ma boîte e-mail était stressant (on appelle cela la surinformation).

Et bien sûr, parmi ce tas d’e-mails, je ratais un tas d’e-mails importants.

Jusqu’au jour où j’ai découvert le principe Inbox 0.

Le principe Inbox 0 est une approche rigoureuse de la gestion d’e-mail qui vous permet d’avoir toujours une boîte vide ou presque vide.

Ce concept a été développé par l’expert en productivité Merlin Mann.

Pour chaque message, vous avez 5 possibilités : effacer, déléguer, répondre, remettre à plus tard, exécuter.

Voici les 7 principes fondamentaux de la méthode Inbox 0 :

• Ne laissez pas votre boîte e-mail ouverte (et coupez les notifications pour éviter le multitasking)
• Traitez les e-mails périodiquement durant la journée. Par exemple chaque heure, chaque demi-journée, ou chaque journée.
• D’abord, effacer ou archiver un maximum de messages.
• Puis transférez les e-mails à des gens qui seraient plus à même de répondre que vous.
• Si vous pouvez répondre en moins de 2 minutes, faites-le immédiatement (principe TUF).
• Si le message prend plus de 2 minutes à répondre, mettez-le dans un dossier séparé labellisé “Action” (principe TUF encore une fois).
• Selon votre volume d’e-mails, prenez du temps chaque jour ou un jour sur deux pour répondre à la chaîne aux e-mails du dossier “Action”. Ou quand vous avez du temps disponible, allez faire un tour sur votre dossier “Action” et répondez à quelques e-mails.

Vous voulez essayer la méthode Inbox 0 ?

Formidable !

Mais si votre e-mail a 784 messages dont 215 non lus, et bien sûr 32 messages importants quelque part dans ce marasme, vous allez probablement vous dire ça : “Ahem… Je commence par quoi ?”

Je vous conseille la démarche suivante.

• Sélectionnez TOUS vos messages, et appliquez-leur le label (ou mettez-le dans le dossier) nommé “A traiter — Objectif inbox 0”
• Archivez TOUS ces messages. Et hop ! Votre boîte est vide, n’est-ce pas magique et libérateur ?
• Prenez 15–30 minutes par jour pour ouvrir votre dossier “A traiter — Objectif inbox 0”, et traitez chaque e-mail un par un en appliquant la méthode Inbox 0. Je conseille également de vous désinscrire systématiquement des newsletters qui ne vous intéressent pas ou plus.
• Une fois que cette démarche est terminée, vous n’avez plus qu’à appliquer la méthode Inbox 0 pour tous les prochains e-mails que vous recevrez ;)

9. Suivi du temps

Avant de suivre mon temps, je ne savais pas vraiment où il allait. À la fin de la journée, je me demandais ce que j’avais fait, et si j’avais réellement avancé.

Maintenant, je suis mon temps et ça va beaucoup mieux. Chaque jour, j’ai une idée approximative de combien de temps j’ai passé à travailler sur mes projets qui me tiennent le plus à cœur.

Vous voulez tenter ?

Suivez le guide, c’est facile.

1. Démarrage

Il faut commencer petit. Il est hors de question de vous dire d’un coup : « Génial, je vais suivre 100 % de mes actions, comme ça dès ce soir je saurai où je peux m’améliorer ! ».

Vous allez vos planter.

Non, à la place je conseille de commencer par le suivi d’une seule chose. Prenez le projet qui vous enthousiasme le plus (bonus si c’est un projet difficile), et engagez-vous pendant une semaine à noter le temps que vous passez chaque jour à faire avancer ce projet.

Ça peut être n’importe quel projet, voici quelques exemples.

Projet : apprendre le violon.

Suivi : le temps passé à pratiquer le violon en suivant la méthode de la pratique délibérée.

Projet : lancer un blog.

Suivi : temps passé pour toutes les activités directement liées à celui-ci (design du site, recherches, création de contenu, communication, maintenance du site, etc.).

Projet : améliorer votre santé en vous remettant au sport.

Suivi : temps passé à faire du sport, échauffements et étirements compris.

2. Exécution et suivi

C’est facile, il suffit de noter sur un carnet ou sur votre ordinateur quand vous commencez votre activité cible, et quand vous la terminez. À la fin de la journée et de la semaine, vous pouvez voir combien de temps vous avez passé sur votre projet.

Quand j’ai commencé à faire ça et à regarder mon suivi, j’avais ce genre de réaction dégoûtée :

« Quoi ? J’ai passé 3 pauvres heures cette semaine à travailler sur mon projet Y, alors que c’est supposé être un projet crucial et que j’en parle avec fierté avec mes amis ? Quel genre de stupide naze inutile est-ce que je suis ? »

Puis je me reprenais.

« OK… De toute façon, comme Epictète et Marc-Aurèle l’ont écrit, c’est contre-productif de m’énerver pour quelque chose que je ne peux pas contrôler… Et ce n’est pas comme si je pouvais contrôler ce que j’ai déjà fait cette journée ou cette semaine. »

Ainsi, jour après jour, semaine après semaine, je regardais calmement mes chiffres (pitoyables au début), puis réfléchissais sur des tactiques pour les améliorer, en me posant des questions de la sorte :

« Si je commence à faire cette activité juste après ma routine matinale, est-ce que cela m’aidera à y passer plus de temps ? »

«Si je me donne des récompenses après avoir réalisé mon activité, est-ce que cela m’encouragera à la faire plus souvent ? »

« Si j’installe la règle comme “pas d’e-mails ni de réseaux sociaux avant midi, sauf urgence”, est-ce que cela m’aidera à me concentrer sur ce qui est réellement important ? »

3. Généralisation

Après avoir passé quelques semaines à suivre le temps passé sur un projet, vous pouvez déployer cette pratique pour d’autres projets intéressants, en y allant petit à petit.

Mais vous pouvez également faire le suivi inverse : mesurer le temps que vous passez sur des activités indésirables.

Par exemple, si vous trouvez que vous passez trop de temps à être distrait sur Internet (je pense qu’aujourd’hui, nous le sommes tous…), vous pouvez essayer de suivre ce temps. Par exemple, après avoir été distraits pendant une vingtaine de minutes, vous pouvez juste inscrire une durée approximative sur un carnet.

Tout comme moi, vous serez probablement choqués par les chiffres cumulés sur une journée, une semaine, un mois.

Cette réalisation vous aidera nécessairement à réduire cette habitude !

Certains jusqu’au-boutistes voudront à terme suivre leur temps 24 heures / 24.

Je l’ai déjà fait, mais je préfère aujourd’hui avoir une pratique plus facile à suivre. Avec l’application tracking time, je me contente de suivre mes deux ou trois projets les plus importants, ainsi qu’une ou deux mauvaises habitudes que je souhaite limiter.

Et ça suffit à engendrer des résultats concrets.

10. Recharges tactiques

Dale Carnegie recommande dans Comment dominer le stress et les soucis de se reposer avant d’être fatigué. Le livre pourra sembler basique pour certains, mais présente de bons conseils.

Nous avons tous besoin de recharge tactiques. Entre les phases de travail, il faut absolument se recharger en prenant des pauses qui fonctionnent.

Test : si après une pause vous reprenez le travail et que vous n’avez pas augmenté votre niveau d’énergie, c’est que votre pause ne vous a probablement pas rechargé.

Si vous suivez la méthode Pomodoro (la tactique #6 de cet article), vous êtes supposé vous arrêter toutes les 25–30 minutes pour prendre une pause.

Je vous invite à réfléchir à des meilleures pratiques qui vous ressourcent réellement, et qui vous plaisent.

Voici quelques exemples.

- Mini-séances d’étirements, voire du sport pour les fous : je conseille le 7-min workout.

- Un rapide tour dehors.

- Méditation (vous pouvez essayer l’application Calm) , Respiration abdominale, Yoga ou Qi-qong (plus facile que le Yoga mais très efficace).

- Grignoter ou boire quelque chose de sain.

- N’importe quelle autre activité qui vous booste (votre imagination est la limite).

Avec une liste de recharges tactiques en tête (ou sur un fichier de votre ordinateur, pour les geeks), vous pourrez les faire varier, et voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Cela vous permettra de travailler à la fois plus efficacement et plus longtemps.

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Vous avez maintenant 10 tactiques que vous pouvez utiliser pour améliorer votre efficacité !

Quelles tactiques voudriez-vous mettre en place ? Est-ce que vous avez des questions ou besoin d’un conseil ? Les commentaires sont là pour ça, et je serai ravi de vous répondre !

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Cet article a été publié pour la première fois ici :

http://monychhim.com/fr/10-tactiques-pour-faire-decoller-votre-productivite-partie-2/