採用が難しいベンチャー・スタートアップが取るべき採用戦略とは~採用戦略フレームワークとKPI、事例をご紹介

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私はこれまで、ベンチャー企業の採用戦略を多く支援してきました。
規模はシードからユニコーンに至るまで、業界はSaaS、アプリ、AI、バイオ、○○tech…など様々。

これは採用に限った話ではないのですが、そもそも「戦略」を日常業務に持ち込んでいる会社は、まだまだ少ないと思っています。

戦略とは何でしょうか。
BCGに日本人として初めて採用された戦略コンサルタントの元祖、三枝匡さんの「戦略プロフェッショナル」を通読し、私は下記のようなことが正しく出来ていることが「戦略的である」と考えました。

■戦略的であるとは…

・時間軸を正しく設定すること
・全体プロセスをフレームワークで通して設計すること
・現場の具体業務まで詰めること
・数値管理体制(KPI)を整え、悪化検知・悪化ロジック分析が出来るようにすること
・社員の方向性を一つに束ねること
・社員の共通言語を作ること
・自社と競合の強み、弱みを認識すること
・戦いの場を定めること
・突出部分を作ること
・らしさ、を維持すること
・戦略、数値目標、時間軸、マイルストーン、具体的手法、具体的実行計画を一貫したロジックで揃えること

これらの項目と、これを採用現場で活かすためにはどのような取り組みが出来るのか、事例はあるか、KPIはなにか、フレームワークで考えるなら等、採用戦略まとめのような形式で、本記事を書きたいと思います。

1.時間軸を正しく設定する

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採用における時間軸とは、何でしょうか。

考えるべきは、下記の2点です。
・自社の事業計画数値(≒ユーザー数、契約社数、資金フェーズなど)
・自社と、競合他社の採用リードタイム(接点から内定承諾まで)

採用に限らず、企業活動は財務的観点で見れば、PLやBSに何かしらヒットするものとしてアクションをします。
昨今、私はSaaS企業の採用支援を行うことが多いのですが、例えばSaaSであれば契約社数の伸びに従って、インサイドセールス・フィールドセールス・カスタマーサクセスといったポジションが一定数必要です。
ベンチャー企業であれば投資家向けに最低限3ヵ年のPL予測は提出をしているはずです。この事業計画を見た際に、各月や四半期ベースで、どの程度の社員数の純増が必要となるのか。これを時間軸として正しく意識していきながら、採用活動を行う必要があります。

また、これにあたって意識したいのは、採用自体のリードタイムです。
採用活動は、初回接点→面談→面接×複数回→内定通知→内定承諾といったプロセスをたどります。

採用リードタイムにおいては、だいたい、初回接点から内定までに早くて2週間、遅くても1ヶ月半程度は時間がかかるでしょう。

「戦略」という観点では、初めに内定を出す会社が自社なのか・他社なのかという点が重要です。

これは私個人の経験と感想なのですが、私があるユニコーンベンチャーのマーケティング職で内定を頂いたときは、3日で内定までご調整頂いた経験があります。
金曜日にマーケティングMGR、火曜日にマーケティング責任者、事業責任者との面接。その日で内定、後日人事面談といった段取りでした。
この際に、リクルーターの方が最速で社内調整をし、私についてのプロフィール情報も共有し、各人1to1で私とお話頂いたことは、ちょっとした感動体験でした。
それだけ早いオペレーションで業務調整ができる、採用に熱心であることが一発で伝わりました。

3日で内定を出せ、までは言いませんが、「ザ・ゴール」のような取り組みを意識して、採用プロセスにボトルネックを作ることなく最速で内定まで行える業務改善には勤しむべきです。KPIとして置くなら、日程調整は24時間以内、面談to面接率は100%、面談to内定は10日など、次の工程に進められる率やスピードに数値目標を置くと良いでしょう。

2.全体プロセスをフレームワークで通して設計すること

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採用全体をプロセスとして考える場合、
A:チャネル別設計
B:プロセス別設計
C:ステークホルダー別設計
をフレームに出来ます。

往々にして、業務で成果が出ないのは、業務全体を見据えたうちどこかにボトルネックがある、ということが多いです。MECEで全体像を描き、各々のプロセスで問題が発生していないか、常に分析し、改善していくことも一つの方法です。
下記では、A~Cのフレームワークについて具体に触れます。

「チャネル別設計」とは、エージェント、求人媒体、リファラル採用、自社応募…などの採用チャネルの全体像で考える、ということです。
例えばエージェントでも、ベンチャー特化・女性特化・理系特化など複数分けられますし、求人媒体も応募型かスカウト型か、リファラル採用も採用イベント経由か個人紹介経由かなど、複数に分類が出来ます。
私の支援経験則によれば、このチャネルをMECEでもれなく洗い出し、自社に適切なチャネルをアロケーション出来ている会社は稀です。新しく登場するエージェントや求人媒体サービスをキャッチアップしながら、運用型広告のキーワード調整のように、常に最適なチャネルにリフレッシュし続ける必要があります。

「プロセス別設計」とは、1に記載の「初回接点→面談→面接×複数回→内定通知→内定承諾」といったプロセス別の業務工程に問題がないよう設計することです。
営業の世界では、THE MODELが普及し、各業務プロセスを分業し、それぞれにKPIを敷いて効率化を目指す手法が話題になりました。

採用においても「媒体&エージェント運用」「日程調整」「求職者フォロー」「求職者クロージング」といった分業を行っているベンチャー企業があり、私は目を引きました。
ベンチャーの採用担当は1人であることが多いのですが、社内のメンバーと採用業務を分担していたのです。これら業務を1つに任せてしまうと、属人的になりがちに加え、採用担当がサボっていても(パフォーマンスを発揮できていない状態でも)ブラックボックスになりがちです。各種業務とKPIをイメージしながら、工程の設計を行うべきです。

例えば「媒体&エージェント運用」のうち、媒体運用を社内の広告運用部署に任せている会社があります。MAツールで有名なマルケトは採用媒体運用の責任者はCMOに権限がついています。ターゲットとする人へのアトラクト、という意味では広告クリエイティブや管理画面の運用に強い方が触ったほうが効果的です。応募数、書類通過数、スカウト返信率といった数値をKPI化した際に、マーケターの協力を仰ぐのは合理的なアサインです。

また「日程調整」では、派遣社員採用ないしは秘書サービスを利用するベンチャー企業が増えてきました。日程調整においては、求職者の返信をどれだけ早いスピードで調整して行えるかが重要です。KPIは24時間以内調整です。
3時間ごとに日程調整連絡をカレンダーを入れ、Gmailのフィルタで日程調整関係のメールを自動収集するようにし、1~2時間以内にほぼ日程調整の返信が出来ている会社もありました。

「求職者フォロー」「求職者クロージング」とは、内定を出したい、内定の承諾を得たい求職者に対して、コミュニケーションで追っていくことです。採用管理システムを入れている会社は、内定フェーズの求職者のみを常にピックアップし、競合企業や現職と比較した際に、自社に転職したほうがメリットがあることをメールや電話でフォローしているベンチャーもありました。内定通知to承諾率は追うべきKPIです。

「ステークホルダー別設計」とは、採用に関わる各種関係者別の採用アクションの設計を指します。人事担当、部署責任者、経営者といった各人が、採用においては何をするのか、ということを設計し明文化しておくことです。
人事担当が採用業務を言語化出来ていることはあるものの、部署責任者や経営者がどのような形で採用業務に関わるか、明確に定めている会社は少ないです。
媒体運用、面談・面接、内定後のフォロー、クロージングなどの採用業務のうち、どこまでが人事の業務で、どこまでが部門や経営者が行う業務なのか、はっきりさせておいたほうが採用業務は進みやすいです。
特にベンチャー企業の採用活動はインフレ気味で、シード~アーリー期であれば代表の方の初期面談は当たり前。ミドル以降でも経営陣が地道にスカウトを打ったりしている企業もあります。特にエンジニア領域はDevrelとして採用広報活動をエンジニア部署が行うことも増えました。
また、KPIとして面接官ごとの通過率を置いている企業もありました。採用管理システムは誰が面接官だったかの計測も出来るので、面接to通過率のデータを取ることもできます。
当然ながらミスマッチの辞退もあると思うのですが、明らかにボトルネックになっている面接官がいないかデータで見ることは有効でしょう。

3.現場の具体業務まで詰めること

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「戦略」という言葉から離れているようにも見えるが、具体的なオペレーション部分をどれだけ細かく詰め、感動体験を提供できるかも立派な戦略です。

「神は細部に宿る」「オペレーションエクセレンス」という言葉もありますが、採用に優れたベンチャー企業は1つ1つの採用業務について非常に丁寧で、常に改善が成されています。近年では各分野のSaaSが増え、データを取りながら改善活動を取ることが企業の競争力にも繋がるようになりました。

下記に、採用活動における主な業務カテゴリ、KPI、タスクを記載します。

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■媒体運用

(KPI)総応募数、有効応募数
(タスク)求人、写真、テキスト、タイトル、媒体選定

■エージェント運用

(KPI)総紹介数、有効紹介数
(タスク)求人、コミュニケーション、説明、エージェント選定

■スカウト送信

(KPI)スカウト送信数、スカウト返信数
(タスク)ログイン、検索、作業時間、スカウト文、スカウトタイミング

■日程調整

(KPI)24時間以内調整率
(タスク)ログイン、テンプレート活用、メッセージ内容

■初回面談

(KPI)次回面接設定率
(タスク)エントランス、ヒアリング、自社紹介、選考説明

■面接

(KPI)選考to内定通知率
(タスク)候補者情報共有、選考質問、選考通過基準、次回面接調整

■選考フォロー

(KPI)選考中2回フォロー
(タスク)候補者状況把握、懸念払拭トーク

■内定

(KPI)内定通知to入社率
(タスク)クロージングトーク、雇用条件説明、入社後案内

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これらの業務は、常に細部にTipsを入れながら細かく業務レベルを上げ、採用における感動体験を作っていけるかが重要です。

例えば、選考から内定までスムーズにつなげるために、良い候補者がいた際は必ず面接後の当日中にお礼メールと日程調整連絡をする。

選考期間中に想定しうる求職者の不安点をチェックポイント化し、十分に伝えられていない点はメールのやり取りで細かく確認しフォロー連絡を入れる、などです。

すべてのタスクを全体として洗い出して、自社独自のおもてなしをどれだけ細かく出来ているかが「いい会社だ」と思われるコツです。

また、各項目に穴がないかを見通すことも重要です。

例えば、私が見る限り盲点になりやすいのは「面接」のフェーズです。

特に人事から他の方にパスをする、そのつなぎ目に穴が出来やすいです。選考中に質問したことを何度も聞いてしまうといったケースです。

ベンチャー企業は入退社が多いため、面接官も変わることが多いです。また、社歴が長い人は安心して面接を任せてしまっていることが多くあります。

ただ、新しく入社した優秀なマネージャーや、古株のメンバーが、実は面接の様子を同席して覗いてみたときに、あまり上手とは言えない面接をしているケースは少なくないのです。

特に思わぬ辞退理由になりやすいのは、経営者の面接です。経営者であれば面接は間違いないと思ってしまいがちです。

しかし、実がある役員の面接態度が悪く、それが理由で辞退が多かったベンチャー企業の事例がありました。

どこに病理が潜んでいるかわかりませんので、各項目で求職者目線に立った際に悪い体験がないか、全体チェックを定期的に行うと良いでしょう。

*つづく

採用課題を抱えるベンチャー経営者が業務委託で戦略採用「モアプロジェクト」~TechCrunch掲載、億単位調達の有望ベンチャー経営者が多数契約

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