แชร์ Meeting link บน Microsoft Teams ให้กับ คนนอกองค์กร
สำหรับใครที่ใช้ Microsoft Teams หรือกำลังคิดจะใช้ Microsoft Teams ก็น่าจะมีคำถามในเรื่องของการประชุมอยู่ว่า !
Update 2023
กดที่ Calendar เลือกที่ meeting นั้นๆ แล้วกด copy link ได้เลย
Update 2021
สรุปเราให้คนนอกที่ไม่มีอีเมลอะไรเลย มีแค่ Internet กับ Browserเข้ามาประชุมร่วมกับเราได้หรือไม่ ?
คำตอบ แน่นอนว่า ได้ !!
ถ้าคุณใช้ Free version หรือ (ทุก Version ก็ทำได้)
หลังจากที่คุณกด Meet เพื่อเริ่มห้องประชุม หลายคนเข้าใจว่ามีเฉพาะคนในทีมของเราเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ แต่จริงๆแล้ว มีปุ่มแชร์ link สำหรับคนภายนอก ซ่อนอยู่ข้างๆที่เชิญคนอยู๋ด้วย
ไปที่ Show Paticipants → Copy join info
จากนั้นเราก็สามารถนำ link ที่ Copy มาแล้วไปแปะเพื่อส่งต่อในโปรแกรมไหนก็ได้ที่รองรับ Hyperlink เช่น แชทในทีมโปรแกรม email อย่าง Outlook ,Gmail หรือโปรแกรมอย่าง Word ก็ได้
ถ้าหากเราสื่อสารกับคนภายนอกผ่านอีเมลอยู่แล้ว ก็สามารถส่งได้เลย คนปลายทางสามารถคลิก Link เข้ามาแบบไม่ระบุตัวตนจาก linkนี้ได้
แชท Line หรือ Facebook ยังไม่รองรับ Hyperlink ให้วางไว้ที่แชท Teams ก่อน แล้วค่อยกด Copy อีกที แบบรูปแรก
Tip : เราสามารถตั้งห้องประชุม Copylink แล้วออกจากห้อง แล้วค่อยเข้ามาใหม่ทีหลังได้ link จะยังสามารถเข้าได้ต่อ
ข้อควรละวัง หาก link นี้ถูกส่งต่อ ก็จะสามารถเข้าได้เช่นกัน
Link นี้ หากเข้าผ่านคอม จะเข้าผ่านBrowerser ได้เลย แต่ถ้าเข้าผ่านมือถือ ต้องโหลดแอพแล้ว login ด้วยอีเมลฟรีของ Microsoft เมื่อคลิก link มันจะ redirect ไปที่แอพให้อีกที
หากใครใช้ Version เสียตัง
คุณจะมีแถบ Calendar เพิ่มขึ้นมาเพื่อความสะดวก และ ความสามารถในการจัดการสิทธิ มากยิ่งขึ้น
ถ้าคุณใช้อีเมลองค์กรแล้วยังไม่เจอแถบ Calendar แปลว่า IT อาจจะปิด Mail sevice เอาไว้
เริ่มต้นจากการสร้างห้องผ่าน New Meeting บนเมนู Calendar ที่เราสามารถ ใส่ชื่อ Email ได้เลย ไม่ต้องไปคอย Copy info ให้เสียเวลา และไดประสบการณ์คล้ายการนัดประชุมผ่าน Email ปกติ
หากเรานัดประชุม และใส่อีเมลของผู้เข้าร่วมประชุมเรียบร้อย Microsoft Teams จะไปสร้าง link ห้องประชุมให้โดยอัตโนมัต
Note : ถ้าไม่ใส่อีเมลใครเลย Teams จะไม่สร้าง link ให้
จุดนี้ เราสามารถกด Copy link ได้จากตรงนี้ และส่งผ่าน Line หรือ Facebookได้เลย
และนอกจากนี้ สำหรับ Version เสียตังที่มี Calendar เรายังสามารถกำหนด Meeting Option ได้เพิ่มว่า ใครสามารถเข้าร่วมประชุม หรือ ใครสามารแชร์หน้าจอได้บ้าง ผ่านปุ่ม Meeting Option ที่จะโผล่ขึ้นมา หลังจากเรา นัดหมายเรียบร้อย และกดเข้ามาอีกครั้งเพื่อ Edit
โดยในแถบ Who can bypass the lobby ? โดยปกติแล้วจะเลือก Everyone by defualt แต่เราสามารถเปลี่ยนเป็นอย่างอื่นได้เช่น เฉพาะคนในองค์กรของฉันเท่านั้น ที่กด link แล้วเข้าห้องได้เลย คนอื่นต้องรอคนในห้อง กด Admit เปิดประตูให้ ถึงจะเข้าห้องได้
รวมถึงตั้งค่าสิทธิในการ Presentได้ด้วย ซึ่งสิทธินี้เป็นการกำหนดค่าDefualt ให้กับแต่ละคน ซึ่งสามารถเปลี่ยนสิทธิ ภายหลังได้ โดยการกด (…) หลังชื่อของผู้เข้าร่วม แล้วเปลี่ยนเป็น Make a presenter
