มาทำให้เป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพกันเถอะ

หลายคนที่เคยผ่านการประชุมมา ส่วนใหญ่ต้องเคยบ่นกันว่า เสียเวลา, เรียกเราเข้ามากันทำไมนะ, ไม่เห็นมีอะไรเกี่ยวข้องกับฉันเลย, มาถามตอนนี้แล้วจะเอาคำตอบเลย จะคิดออกได้ไง, พูดเรื่องอะไรกันนะ

การประชุมนั้นมีราคาสูง เพราะมันใช้จำนวน effort ของคนที่เข้ามาประชุม ซึ่งมีหลายคน ดังนั้นเรามาลองเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมกันดีกว่า

สิ่งแรกที่สังเกตเห็นในการนัดประชุมคือ บอกหัวข้อสั้นๆ ว่าจะประชุมเรื่องอะไร

มันสั้นดีนะ แต่คนที่จะต้องเข้าไปประชุมกับคุณ เขาเข้าใจจริงๆหรือว่า หัวข้อที่เขียนสั้นๆนั้น คืออะไร

ลองเปลี่ยน นอกจากใส่หัวข้อแล้ว ใส่รายละเอียดอธิบายซักนิดว่า เราจะประชุมกันเรื่องอะไรบ้าง แบบละเอียดขึ้นมานะ

สิ่งที่สองที่สังเกตเห็นคือ ตอนท้ายของการประชุม มักเจอคำถามที่ไม่คาดฝันจากผู้นัดประชุม

ผู้เข้าประชุมเขาไม่ได้เตรียมตัวมา เขาไม่ได้คิดว่าจะต้องตอบคำถามของคุณ และจากที่สังเกต ผู้นัดประชุมมักจะมีคำพูดว่า

เราต้องการความช่วยเหลือจากพวกคุณนะ คุณมีความคิดเห็นหรือวิธีแก้ปัญหาอย่างไรบ้าง

ถ้าคุณต้องการถามคำถามที่ต้องการความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม ผมแนะนำว่า

ในการนัดประชุมให้คุณลองใส่เพิ่มคำถามที่คุณต้องการให้ผู้ร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นในหัวข้อดังกล่าว

และแน่นอนว่า การนัดประชุมต้องไม่ได้นัดกะทันหัน เพื่อให้ผู้ที่จะเข้าร่วมได้เตรียมตัวและ คิดคำตอบสำหรับคำถามของคุณ และนัดผู้ร่วมประชุมที่มีความเกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะพูดด้วยนะ

สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ก็ต้องสนใจในตัวผู้พูดด้วยนะ

เพื่อนๆถ้ามีข้อสังเกตอื่นๆ หรือวิธีการอื่นๆ ก็สามารถให้ความเห็นเพิ่มเติมกันได้ครับ :)