Veri Yönetişimi 6 | Doküman ve İçerik Yönetimi
İlişkisel veritabanlarının dışında depolanan veri ve bilgilerin yakalanması, etkin bir şekilde depolanması, erişimi ve kullanımı; yönetim gerektirir.
Odak noktasında, belgelerin ve diğer yapılandırılmamış veya yarı yapılandırılmış bilgilerin bütünlüğünü korumak ve bunlara erişimi sağlamaktır. Bu önemlidir, çünkü yapılandırılmamış veriler, yapılandırılmış verilerle doğrudan ilişki hâlindedir.
Doküman ve İçerik Yönetimi Kavramları
Doküman ve İçerik
Su için bir kova neyse, içerik için doküman odur. Doküman içeriğindeki yapılandırılmamış veriyi tutan bir tür belgedir. İçerik, doküman içindeki veri ve bilgileri ifade eder.
- İçerik Metaverisi: Metaveriler, hem geleneksel olarak içerik ve belge olarak düşünülen hem de big data denilen yapılandırılmamış verileri yönetmek için önemlidir.
- İçerik Modelleme: Mantıksal içerik kavramlarını ilişkisel içerik türlerine, niteliklerine ve veri türlerine dönüştürme işlemidir.
Controlled Vocabulary
Tarama ve arama yoluyla içeriği indekslemek, kategorize etmek, etiketlemek, sıralamak ve almak için kullanılan terimlerin tanımlı bir listesidir. Belgeleri, kayıtları ve içeriği sistematik olarak düzenlemek için gereklidir.
Controlled vocabulary aynı zamanda bir tür referans veridir.
Taxonomy
Taksonomi, herhangi bir sınıflandırmaya veya kontrollü kelime dağarcığına atıfta bulunan bir terimdir. Aşağıdaki gibi türlere sahiptir:
- Flat Taxonomy: Birbirlerine eşit olan ve aralarında hiçbir ilişki bulundurmayan kategorilerdir. Örnek olarak ülkelerin bir listesi verilebilir.
- Hierarchical Taxonomy: Hiyerarşik seviyeleri olan ağaç yapısıdır. Örnek olarak coğrafi sınıflandırmanın kıtalardan sokaklara kadar adım adım inen yapısı verilebilir.
- Polyhierarchy: Birden çok ilişki ve ortak ebeveyn içeren karmaşık ağaç yapılarıdır.
- Facet Taxonomy: Merkezi bir nesne ve bu nesnenin niteliklerinin oluşturduğu sınıflandırmadır.
- Network Taxonomy: Polyhierarchy ve facet sınıflandırmaların bir karışımı olarak meydana gelir.
Dijital Varlık Yönetimi
Digital Asset Management - DAM; video, logo, fotoğraf gibi zengin medya belgelerinin depolanması, izlenmesi ve kullanılmasına odaklanan belge yönetimine benzer bir süreçtir.
Doküman ve İçerik Yönetimi Altyapı Hazırlığı
A. Kayıt Yönetimi Planlaması
Kaydedilen içeriğin nelerden oluştuğu tanımlanmalıdır, ilgili uzmanlar dahil edilerek elektronik ve fiziki belgeler kayıt altına alınmalıdır. İçerik sürücüleri ve teknoloji kararları kullanılarak kuruluşun hedefleriyle uyumlu bir içerik stratejisi geliştirilmelidir. Metaveriler ve arama optimizasyonları aracılığıyla içeriğe öncelik verilmeli, düzenlenmelidir.
B. Yaşam Döngüsü Yönetimi
Metaverilerle içerikler yakalanmalı, sürümler oluşturulmalı, yönetimi, yedeklemesi ve kurtarma yöntemleri uygulanmalı ve ilkelere dayalı olarak saklama ve imha işlemleri gerçekleştirilmelidir. Uygun erişim ve kullanımı sağlamak için belgeler/kayıtlar periyodik olarak denetlenmelidir.
C. İçerik Yayınlama ve Teslimatı
Portallar ve arama motorları kullanılarak içeriğe erişim, arama ve içeriğin alınması etkinleştirilmelidir. İçerik, kullanıcı tercihlerine ve cihazlara uyacak şekilde çeşitli kanallardan sunulmalıdır.
D. Kullanılabilecek Araçlar
- Document Management System: Elektronik belgeleri ve fiziki belgelerin elektronik görüntülerini izlemek ve saklamak için kullanılan araçtır. Genellikle depolama, sürüm oluşturma, güvenlik, metaveri yönetimi, içerik indeksleme ve alma yetenekleri sağlar.
- Controlled Vocabulary Araçları: Controlled vocabulary geliştirmeye veya yönetmeye yardımcı olan araçlar, ofis üretkenlik yazılımları, iş zekâsı araçlarından belge ve içerik yönetim sistemlerine kadar uzanır.
Doküman ve İçerik Yönetimi Uygulanması
A. Hazırlık & Risk Değerlendirmesi
Bir hazırlık değerlendirmesinin amacı, içerik yönetimi iyileştirmesinin gerekli olduğu alanları belirlemek ve kuruluşun bu ihtiyaçları karşılamak için süreçlerini değiştirmeye ne kadar iyi adapte olduğunu belirlemektir.
B. Kültürel Değişim
İnsanlar teknolojiden daha büyük bir meydan okuma olabilir. Yönetim uygulamalarının günlük faaliyetlere uyarlanmasında ve insanların bunları doğru kullanmasında sorunlar olabilir. Bazı durumlarda, içerik yönetimi daha fazla göreve de yol açabilir; tüm bunlara yönelik bir değişim planı gereklidir.
Veri Yönetişimi İlişkisi
Belgeler, kayıtlar ve diğer yapılandırılmamış içerikler, bir kuruluş için risk oluşturur. Bu riski yönetmek ve bu bilgilerden değer elde etmek, veri yönetimiyle paralel amaçlar taşır; yönetişim gerektirir.
▲ Veri Yönetişimi 5 | Veri Entegrasyonu ve Uyumu
▶ Veri Yönetişimi 6 | Doküman ve İçerik Yönetimi
