Время, я тебя посчитал!
Правдивая история о том, как я решил повелевать временем, и что из этого вышло.

— Я не о том. Я про время. Я — то есть мы каким-то образом управляем временем. Дважды это спасло мне жизнь…
— Знание у тебя. В своем разуме. Надо только найти его.
— Но ведь время…
— Время, — сказал Розовый, — что может быть проще времени!Клиффорд Саймак. Что может быть проще времени
С чего все началось
Почти 10 лет назад я всерьез задумался о том, на что трачу свое время. У меня было много идей и проектов, но я постоянно не успевал заниматься тем, чем хотел. Я решил разобраться, сколько времени занимаюсь полезными вещами, а сколько теряю, пока проверяю почту или бесцельно брожу по страницам жж.
Хотя, надо сказать, информацию, которая сподвигла меня перейти к активным действиям, я почерпнул из жж: в журнале Алики Калайды я наткнулся на замечательный пост, из которого узнал о книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь».

Я думаю, сейчас эта книга знакома многим, кто интересуется темой рационального подхода к своим ресурсам. Ее главный герой — реальное историческое лицо, биолог Александр Александрович Любищев, — долгие годы (56 лет!!!) тщательно фиксировал потраченное им на разные занятия время. Он вел дневники, в которых писал в таком духе:
«Ульяновск. 7.4.1964. Систем, энтомология: (два рисунка неизвестных видов Псиллиолес) — 3 ч. 15 м. Определение Псиллиолес — 20 м. (1,0).
Дополнительные работы: письмо Славе — 2 ч. 45м. (0,5).
Общественные работы: заседание группы защиты растений — 2 ч. 25 м.
Отдых: письмо Игорю — 10 м.; Ульяновская правда — Юм. Лев Толстой «Севастопольские рассказы» — 1 ч. 25 м.
Всего основной работы — 6 ч. 20 м.»(цитирую по книге Д. Гранина «Эта странная жизнь» — прим. М.Ч.)
Даже во время войны Любищев не прекращал делать записи. Его система учета была четкой и понятной, он анализировал результаты за разные периоды времени, мог легко делать выводы и четко планировать свою работу.
Мне подумалось, что таким образом он не только повышал собственную эффективность, но и достигал, возможно, некой личной гармонии (потом, когда прочел фрагменты его рукописи «Такая добровольная каторга», я, полагаю, нашел в них подтверждение этому предположению).

Из книги Гранина я взял общую канву и адаптировал под свои нужды. И начал пробовать фиксировать время. Каждый день я записывал, на что расходую время.
Вначале было непросто выработать привычку как таковую. Порой я пропускал дни, а то и недели, порой записывал только полдня. Второй проблемой оказалось то, что у меня попросту не хватало мотивации — мне нужно было придумать «морковку перед носом» или прочувствовать реальный «профит» от этих записей.
Параллельно я ознакомился с двумя другими популярными книгами по теме — «Тайм-драйвом» Глеба Архангельского (который признавался, что именно «Эта странная жизнь» Гранина вдохновила его самого заняться тайм-менеджментом) и «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Оттуда я взял несколько отдельных «техник», что-то адаптировал под себя со временем.

Явным минусом этих книг в моем случае было то, что их «целевые» читатели — менеджеры, а не дизайнеры, не художники и даже не программисты. Но тогда же вышла еще одна книга, как раз направленная на безалаберных представителей творческих профессий — «Муза и чудовище» Яны Франк. Ее автор тоже читала «Эту странную жизнь» и хотела решить ту же проблему, что пытался решить я.

Надо сказать, что, помимо описания учета времени, у Miumau в книге нашлось еще много разнообразных советов. Какие-то из них очень помогли мне, но это — совсем другая история.
Итак, что же у меня получилось
Чтобы выработать полноценную систему учета времени мне понадобился почти год. В результате к августу 2009-го она сложилась в том виде, в котором существует до сих пор. Для удобства я ввел «балльную систему» и «бюджет». Расскажу о них подробнее.

Перед тем, как начать что-то записывать, я определил, зачем мне все это. Я решил, что хочу:
- знать, на что трачу свое время;
- понять, как тратить больше времени на полезные дела;
- осознать, что я реально успеваю делать за какое время (в первую очередь речь о профессиональной деятельности);
- научиться давать реалистичную оценку времени, которое уйдет на то или иное дело.
Еще для меня было важно, чтобы система оказалась простой — я не хотел тратить много времени на заполнение каких-то таблиц.
Все то, что делаю, я разделил на категории. Чтоб было веселее, придумал, что как бы получаю баллы за разные виды деятельности: полезная деятельность — положительные баллы, вредная — отрицательные. Ну и еще нейтральная категория — всякие дела «по жизни», которые и полезными особо не назовешь, но и проигнорировать не получится. У Любищева были коэффициенты, но мне хотелось чего-то более легкого. В общем, игрофикация.
У меня в итоге получились:
- БР
Баллы работы — это любая деятельность, направленная непосредственно на получение дохода; - ББ
Баллы будущего — это обучение, спорт, все «инвестиции в себя»; творчество, которое не на заказ, у меня идет сюда же, заказное — в БР; - БВ
Баллы впечатлений — это общение, путешествия, активный отдых, чтение художественной литературы и т.п.; - БЖ
Баллы жизни — это рутины, сон, домашние дела и прочее в том же духе; - БО
Баллы отдыха — это все пассивное: от соцсетей до игрушек, сюда же у меня входит категория ХЗ — это если я забыл «кнопочку нажать» и уже не могу восстановить точно, что было.
Сам процесс
Учет за день я свожу в две таблицы, откуда потом строятся графики по месяцам. Я фиксирую сутки полностью, распределяя время по категориям. Что позволяет мне потом проводить анализ по разным параметрам и смотреть любые процессы в динамике. На текущий момент все это делается в течение дня в приложении на телефоне или планшете, а потом в электронных таблицах.
Приложение, которое я использую для ежедневного учета, создано белорусским программистом Сергеем Заплитным и называется aTimeLogger (или обновленный вариант — timetrack.io). Вот его основной рабочий экран с закрытыми подкатегориями:

В начале месяца, исходя из «главных целей месяца» (у меня это не «картонка», как у Архангельского, а просто отдельная тетрадка, где я фиксирую планы на год и на месяц в формате «что сделать» и «что сделано») я определяю «бюджет» суток.
Для простоты я не делаю разных матриц на рабочие и выходные — просто говорю, что полный рабочий день в формате 5/2 — это около 5 часов в день для каждого дня месяца на БР. Так что моя матрица, например, может выглядеть так:
БР — 5, ББ — 4, БВ — 3, БЖ — 11 (включая сон), БО — 1.
Итого 24 часа. Если в текущем месяце у меня запланирован, например, отпуск или большой творческий проект, я это заблаговременно «закладываю в бюджет».
Каждая из «балльных» категорий включает подкатегории — типы деятельности. Например, в ББ у меня есть непосредственно творчество и работа над отдельными продолжительными проектами, есть занятия иностранными языками, занятия спортом и т.д. То, что я фиксирую их отдельно, позволяет мне распределять бюджет времени внутри конкретной категории.
Подкатегории меняются со временем в зависимости от целей или сезонности тех или иных занятий. В планах создать на досуге отчеты по всем подкатегориям ББ и БР за пять лет :)
Когда я фиксирую время, я учитываю, что:
- в БР идет непосредственно работа над проектами. Если я взял паузу почитать RSS — значит, переключаюсь на соответствующую категорию БО;
- если я просто еду в метро — это БЖ, если я еду и читаю — уже БВ;
- определять деятельность стараюсь честно: если отвлекся — значит, отвлекся. Лучше недооценить, чем потом оказаться в цейтноте из-за некорректного прогноза;
- время округляю в меньшую сторону, потому что см. выше.
Две таблицы, куда я вношу данные за каждый день — основная для подсчета времени и дополнительная для моих комментариев.
Основная у меня выглядит приблизительно так:

А вот в таком ключе я ее заполняю (конкретно тут заполнено для примера два дня):

В итоге я сразу вижу, сколько всего ушло времени по каждой подкатегории и по категории, а также среднее по категории от начала месяца.
Здесь же у меня есть «эталонные» суточные значения из «бюджета», и я в любой момент вижу отклонения от своих планов. И, соответственно, могу принимать решения, нужно ли как-то корректировать свои действия.
Минимальный шаг часа у меня — 15 минут. Опытным путем этот промежуток выбран был как наиболее удобный — и для подсчетов, и для оценки.
Дополнительная таблица просто содержит место для комментариев по каждой из подкатегорий из основной таблицы текущего месяца на каждый день. Туда я вношу то, что хочу не забыть для этого вида деятельности в конкретный день. Что, например? Самое простое — что сейчас читаю, названия посещенных мероприятий и так далее.
В конце месяца я собираю summary по каждому месяцу и создаю пустые таблицы на следующий.
От сложения-вычитания баллов я в итоге отказался (только названия остались) и просто вычисляю для текущего дня эффективность в процентах (за 100% беру максимум полезного времени согласно бюджета).
Описанная система мне пока удобна и дает много информации. В конце месяца я думаю перед тем, как очертить цели на следующий месяц, глядя именно на свою таблицу текущего (а то и нескольких предыдущих вдобавок). Плюс я могу смотреть динамику даже не только за месяц(ы), но и за год(ы), строить всякие графики и еще точнее планировать свои действия.
Что же в итоге?

Если говорить о результатах, то:
- эта практика позволила мне выйти из многолетнего «холерического» рабочего графика и успевать делать больше, спокойнее и в срок;
- у меня был шанс сравнить ситуацию с возникновением «внезапных лавинообразных жизненных ЧП» до и после: во втором случае я справился несоизмеримо меньшими жертвами;
- я стал больше отдыхать — причем осмысленно и с удовольствием;
- я стал чаще достигать своих целей;
- я стал гораздо быстрее, чем раньше, понимать, когда я «ну совсем не хочу» что-то конкретное делать;
- я могу в любой момент себе примерно представить, как распоряжался своим временем сегодня. А раньше я не всегда помнил, что ел на завтрак!
- меня уже не раз спасали записи, когда надо было выяснить (причем по косвенным данным!), даты определенных событий;
- я стал вообще организованнее.
Как можно подвести итог этих 8 лет?
Я доволен и планирую продолжать. Что-то со временем наверняка еще оптимизирую, а то и изменю, но сама система явно останется, потому что она очень помогает.
Так что делюсь и буду рад, если мой опыт поможет кому-то тоже улучшить свою жизнь, сделать ее эффективнее и гармоничнее!
