Время, я тебя посчитал!

Правдивая история о том, как я решил повелевать временем, и что из этого вышло.

Несвижский замок, 2003 год
— Я не о том. Я про время. Я — то есть мы каким-то образом управляем временем. Дважды это спасло мне жизнь…
— Знание у тебя. В своем разуме. Надо только найти его.
— Но ведь время…
— Время, — сказал Розовый, — что может быть проще времени!
Клиффорд Саймак. Что может быть проще времени

С чего все началось

Почти 10 лет назад я всерьез задумался о том, на что трачу свое время. У меня было много идей и проектов, но я постоянно не успевал заниматься тем, чем хотел. Я решил разобраться, сколько времени занимаюсь полезными вещами, а сколько теряю, пока проверяю почту или бесцельно брожу по страницам жж.

Хотя, надо сказать, информацию, которая сподвигла меня перейти к активным действиям, я почерпнул из жж: в журнале Алики Калайды я наткнулся на замечательный пост, из которого узнал о книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь».

Я думаю, сейчас эта книга знакома многим, кто интересуется темой рационального подхода к своим ресурсам. Ее главный герой — реальное историческое лицо, биолог Александр Александрович Любищев, — долгие годы (56 лет!!!) тщательно фиксировал потраченное им на разные занятия время. Он вел дневники, в которых писал в таком духе:

«Ульяновск. 7.4.1964. Систем, энтомология: (два рисунка неизвестных видов Псиллиолес) — 3 ч. 15 м. Определение Псиллиолес — 20 м. (1,0).
Дополнительные работы: письмо Славе — 2 ч. 45м. (0,5).
Общественные работы: заседание группы защиты растений — 2 ч. 25 м.
Отдых: письмо Игорю — 10 м.; Ульяновская правда — Юм. Лев Толстой «Севастопольские рассказы» — 1 ч. 25 м.
Всего основной работы — 6 ч. 20 м.»
(цитирую по книге Д. Гранина «Эта странная жизнь» — прим. М.Ч.)

Даже во время войны Любищев не прекращал делать записи. Его система учета была четкой и понятной, он анализировал результаты за разные периоды времени, мог легко делать выводы и четко планировать свою работу.

Мне подумалось, что таким образом он не только повышал собственную эффективность, но и достигал, возможно, некой личной гармонии (потом, когда прочел фрагменты его рукописи «Такая добровольная каторга», я, полагаю, нашел в них подтверждение этому предположению).

А.А. Лю́бищев, фото из Википедии

Из книги Гранина я взял общую канву и адаптировал под свои нужды. И начал пробовать фиксировать время. Каждый день я записывал, на что расходую время.

Вначале было непросто выработать привычку как таковую. Порой я пропускал дни, а то и недели, порой записывал только полдня. Второй проблемой оказалось то, что у меня попросту не хватало мотивации — мне нужно было придумать «морковку перед носом» или прочувствовать реальный «профит» от этих записей.

Параллельно я ознакомился с двумя другими популярными книгами по теме — «Тайм-драйвом» Глеба Архангельского (который признавался, что именно «Эта странная жизнь» Гранина вдохновила его самого заняться тайм-менеджментом) и «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Оттуда я взял несколько отдельных «техник», что-то адаптировал под себя со временем.

Явным минусом этих книг в моем случае было то, что их «целевые» читатели — менеджеры, а не дизайнеры, не художники и даже не программисты. Но тогда же вышла еще одна книга, как раз направленная на безалаберных представителей творческих профессий — «Муза и чудовище» Яны Франк. Ее автор тоже читала «Эту странную жизнь» и хотела решить ту же проблему, что пытался решить я.

Надо сказать, что, помимо описания учета времени, у Miumau в книге нашлось еще много разнообразных советов. Какие-то из них очень помогли мне, но это — совсем другая история.

Итак, что же у меня получилось

Чтобы выработать полноценную систему учета времени мне понадобился почти год. В результате к августу 2009-го она сложилась в том виде, в котором существует до сих пор. Для удобства я ввел «балльную систему» и «бюджет». Расскажу о них подробнее.

В процессе разработки системы, 2009 год

Перед тем, как начать что-то записывать, я определил, зачем мне все это. Я решил, что хочу:

  • знать, на что трачу свое время;
  • понять, как тратить больше времени на полезные дела;
  • осознать, что я реально успеваю делать за какое время (в первую очередь речь о профессиональной деятельности);
  • научиться давать реалистичную оценку времени, которое уйдет на то или иное дело.

Еще для меня было важно, чтобы система оказалась простой — я не хотел тратить много времени на заполнение каких-то таблиц.

Все то, что делаю, я разделил на категории. Чтоб было веселее, придумал, что как бы получаю баллы за разные виды деятельности: полезная деятельность — положительные баллы, вредная — отрицательные. Ну и еще нейтральная категория — всякие дела «по жизни», которые и полезными особо не назовешь, но и проигнорировать не получится. У Любищева были коэффициенты, но мне хотелось чего-то более легкого. В общем, игрофикация.

У меня в итоге получились:

  1. БР
    Баллы работы — это любая деятельность, направленная непосредственно на получение дохода;
  2. ББ
    Баллы будущего — это обучение, спорт, все «инвестиции в себя»; творчество, которое не на заказ, у меня идет сюда же, заказное — в БР;
  3. БВ
    Баллы впечатлений — это общение, путешествия, активный отдых, чтение художественной литературы и т.п.;
  4. БЖ
    Баллы жизни — это рутины, сон, домашние дела и прочее в том же духе;
  5. БО 
    Баллы отдыха — это все пассивное: от соцсетей до игрушек, сюда же у меня входит категория ХЗ — это если я забыл «кнопочку нажать» и уже не могу восстановить точно, что было.

Сам процесс

Учет за день я свожу в две таблицы, откуда потом строятся графики по месяцам. Я фиксирую сутки полностью, распределяя время по категориям. Что позволяет мне потом проводить анализ по разным параметрам и смотреть любые процессы в динамике. На текущий момент все это делается в течение дня в приложении на телефоне или планшете, а потом в электронных таблицах.

Приложение, которое я использую для ежедневного учета, создано белорусским программистом Сергеем Заплитным и называется aTimeLogger (или обновленный вариант — timetrack.io). Вот его основной рабочий экран с закрытыми подкатегориями:


В начале месяца, исходя из «главных целей месяца» (у меня это не «картонка», как у Архангельского, а просто отдельная тетрадка, где я фиксирую планы на год и на месяц в формате «что сделать» и «что сделано») я определяю «бюджет» суток.

Для простоты я не делаю разных матриц на рабочие и выходные — просто говорю, что полный рабочий день в формате 5/2 — это около 5 часов в день для каждого дня месяца на БР. Так что моя матрица, например, может выглядеть так:

БР — 5, ББ — 4, БВ — 3, БЖ — 11 (включая сон), БО — 1.

Итого 24 часа. Если в текущем месяце у меня запланирован, например, отпуск или большой творческий проект, я это заблаговременно «закладываю в бюджет».

Каждая из «балльных» категорий включает подкатегории — типы деятельности. Например, в ББ у меня есть непосредственно творчество и работа над отдельными продолжительными проектами, есть занятия иностранными языками, занятия спортом и т.д. То, что я фиксирую их отдельно, позволяет мне распределять бюджет времени внутри конкретной категории.

Подкатегории меняются со временем в зависимости от целей или сезонности тех или иных занятий. В планах создать на досуге отчеты по всем подкатегориям ББ и БР за пять лет :)


Когда я фиксирую время, я учитываю, что:

  • в БР идет непосредственно работа над проектами. Если я взял паузу почитать RSS — значит, переключаюсь на соответствующую категорию БО;
  • если я просто еду в метро — это БЖ, если я еду и читаю — уже БВ;
  • определять деятельность стараюсь честно: если отвлекся — значит, отвлекся. Лучше недооценить, чем потом оказаться в цейтноте из-за некорректного прогноза;
  • время округляю в меньшую сторону, потому что см. выше.

Две таблицы, куда я вношу данные за каждый день — основная для подсчета времени и дополнительная для моих комментариев.

Основная у меня выглядит приблизительно так:

А вот в таком ключе я ее заполняю (конкретно тут заполнено для примера два дня):

В итоге я сразу вижу, сколько всего ушло времени по каждой подкатегории и по категории, а также среднее по категории от начала месяца.

Здесь же у меня есть «эталонные» суточные значения из «бюджета», и я в любой момент вижу отклонения от своих планов. И, соответственно, могу принимать решения, нужно ли как-то корректировать свои действия.

Минимальный шаг часа у меня — 15 минут. Опытным путем этот промежуток выбран был как наиболее удобный — и для подсчетов, и для оценки.

Дополнительная таблица просто содержит место для комментариев по каждой из подкатегорий из основной таблицы текущего месяца на каждый день. Туда я вношу то, что хочу не забыть для этого вида деятельности в конкретный день. Что, например? Самое простое — что сейчас читаю, названия посещенных мероприятий и так далее.

В конце месяца я собираю summary по каждому месяцу и создаю пустые таблицы на следующий.

От сложения-вычитания баллов я в итоге отказался (только названия остались) и просто вычисляю для текущего дня эффективность в процентах (за 100% беру максимум полезного времени согласно бюджета).

Описанная система мне пока удобна и дает много информации. В конце месяца я думаю перед тем, как очертить цели на следующий месяц, глядя именно на свою таблицу текущего (а то и нескольких предыдущих вдобавок). Плюс я могу смотреть динамику даже не только за месяц(ы), но и за год(ы), строить всякие графики и еще точнее планировать свои действия.

Что же в итоге?

Несвижский замок, 2010 год

Если говорить о результатах, то:

  • эта практика позволила мне выйти из многолетнего «холерического» рабочего графика и успевать делать больше, спокойнее и в срок;
  • у меня был шанс сравнить ситуацию с возникновением «внезапных лавинообразных жизненных ЧП» до и после: во втором случае я справился несоизмеримо меньшими жертвами;
  • я стал больше отдыхать — причем осмысленно и с удовольствием;
  • я стал чаще достигать своих целей;
  • я стал гораздо быстрее, чем раньше, понимать, когда я «ну совсем не хочу» что-то конкретное делать;
  • я могу в любой момент себе примерно представить, как распоряжался своим временем сегодня. А раньше я не всегда помнил, что ел на завтрак!
  • меня уже не раз спасали записи, когда надо было выяснить (причем по косвенным данным!), даты определенных событий;
  • я стал вообще организованнее.

Как можно подвести итог этих 8 лет?

Я доволен и планирую продолжать. Что-то со временем наверняка еще оптимизирую, а то и изменю, но сама система явно останется, потому что она очень помогает.

Так что делюсь и буду рад, если мой опыт поможет кому-то тоже улучшить свою жизнь, сделать ее эффективнее и гармоничнее!